Прозрачность процесса и снижение рисков достигается за счет использования расширенного функционала, который позволяет формировать потребности на основе актуальной базы НСИ, консолидировать заявки и выстраивать детализированные планы закупок. Это интегрированное решение дает возможность не только инициировать закупки согласно стратегическому плану, но и оптимизировать бюджетные процессы за счет создания и согласования закупочных проектов.
Благодаря данному функциональному модулю, компании могут более эффективно распределять бюджеты, контролировать соблюдение сроков опубликования и проведения процедур, что сокращает время цикла закупок и повышает надежность выполнения обязательств. Это в итоге способствует повышению качества закупок, укреплению конкурентоспособности и поддержанию устойчивого роста бизнеса.
В разделе Планирование закупок есть возможность создать новую заявку на потребность от всех локаций или работать уже с имеющимися заявками. Для удобства управления доступны элементы фильтрации и поиска заявок. Здесь находятся 3 подраздела:
- Опубликованные заявки - опубликованные заявки от локаций.
- Заявки всех локаций - заявки от всех локаций во всех возможных статусах.
- Потребности к закупке - позиции из заявок всех локаций с возможностью добавления заявки на закупку.
Отображение заявок
В любом из подразделов Планирование закупок все заявки/позиции отображаются в табличной части. Заявки сортируются по дате создания (от новых к старым).
Поиск и фильтрация
В любом из подразделов Заявки на потребность реализовано несколько способов поиска информации:
- Поиск
- Фильтрация
Поиск
Поиск осуществляется по полному или частичному совпадению значений.
Для осуществления поиска необходимо:
1. В поисковую строку ввести запрос
2. Нажать кнопку Поиск
Для сброса результатов поиска необходимо в поле поиска нажать на иконку сброса («крестик»).
Фильтрация
Фильтрация позволяет гибко настраивать параметры для более удобной работы с таблицей заявок.
Фильтрация опубликованных производится по столбцам:
- Тип заявки
- Срочность
- Локация
- Дата создания
- Дата изменения
Фильтрация заявок всех локаций производится по столбцам:
- Дата создания
- Дата изменения
- Статус
Для выполнения фильтрации необходимо:
1. В одном или нескольких полях выбрать значения
2. Нажать Применить
В результатах фильтрации будут выведены заявки, удовлетворяющие всем выбранным значениям.
Для сброса фильтрации необходимо нажать на кнопку Сбросить в блоке фильтрации.
Создание заявки от всех локаций
На портале существует два способа создания заявки:
- Вручную
- Через раздел опубликованных заявок
Создание заявки доступно пользователю: руководитель отдела планирования.
Создание заявки вручную
Для создания необходимо:
1. Быть авторизованным на портале
2. Перейти в раздел «Планирование закупок»
3. Нажать кнопку «Создать заявку»
После создания откроется детальная страница заявки с пустым списком заявок и позиций.
Создание заявки через раздел опубликованных заявок
Для создания необходимо:
1. Быть авторизованным на портале
2. Перейти в раздел «Планирование закупок»
3. Проставить чекбоксы в строках заявок, которые необходимо добавить
4. Нажать на кнопку «Добавить в заявку»
5. В открывшемся модальном окне в поле «Заявка от всех локаций» выбрать значение «Новая»
6. Кликнуть по кнопке «Сохранить»
После создания откроется детальная страница заявки, в списке заявок будут отображены выбранные заявки от локаций.
Добавление заявок в заявку от всех локаций
На портале существует два способа добавления заявок от локаций в существующую заявку от всех локаций:
1. С детальной страницы заявки от всех локации
2. Через подраздел опубликованных заявок
Добавление заявок с детальной страницы
Для добавления заявки от локации в заявку от всех локаций необходимо:
1. Быть авторизованным на портале
2. Перейти в раздел «Планирование закупок»
3. Открыть подраздел «Заявки всех локаций»
4. Кликнуть по номеру заявки в статусе «Черновик»
5. В блоке «Заявки» нажать на кнопку «Добавить заявки»
6. В открывшемся окне ввести номер заявки, которую необходимо добавить
7. В выпадающем списке выбрать заявку
8. При необходимости добавления нескольких заявок повторить шаги 6-7
9. Сохранить
Добавленные заявки отобразятся в блоке «Заявки».
Добавление заявок через подраздел «Опубликованные заявки»
Для добавления заявки от локации в заявку от всех локаций необходимо:
1. Быть авторизованным на портале
2. Перейти в раздел «Планирование закупок»
3. Открыть подраздел «Опубликованные заявки»
4. Проставить чекбоксы в строках заявок, которые необходимо добавить
5. Нажать на кнопку «Добавить в заявку»
6. В открывшемся модальном окне в поле «Заявка от всех локаций» выбрать значение «Существующая»
7. В поле «Номер заявки» ввести номер заявки от всех локаций, в которую необходимо добавить
8. Выбрать в выпадающем списке необходимую
9. Сохранить
После сохранения откроется детальная страница заявки от всех локаций с добавленными заявками и их позициями.
Опрос локаций о позициях в заявке всех локаций
В сформированной заявке от всех локаций есть возможность опросить локации о позициях.
Для опроса необходимо:
1. Быть авторизованным на портале
2. В меню выбрать раздел «Планирование закупок»
3. Открыть подраздел «Заявки всех локаций»
4. Открыть заявку в статусе «Черновик», в которой содержится хотя бы 1 заявка с позициями
5. Нажать на блок «Позиции»
6. Отметить чекбоксом позиции, о которых необходимо оповестить
7. В открывшемся окне ввести комментарий при необходимости
8. Нажать «Отправить»
После отправки опроса:
• Руководители локаций получат уведомление на почту о выбранных позициях с комментарием (если он был заполнен)
• В позициях, о которых производился опрос, проставится индикатор (галочка) отправки уведомления
Оформление заявки всех локаций
Функционал доступен сотрудникам с ролью: Руководитель отдела планирования.
Для формирования новой заявки на потребность от всех локации необходимо:
1. Быть авторизованным на портале
2. В меню выбрать раздел «Планирование закупок»
3. Создать заявку любым способом (Подробное описание в разделе Создание заявки через раздел опубликованных заявок)
4. При необходимости заполнить комментарий
5. Если заявка была создана вручную, добавить хотя бы одну заявку в список заявок (Подробное описание в разделе Добавление заявок в заявку от всех локаций)
6. При необходимости опросить локации о позициях (Подробное описание в разделе Опрос локаций о позициях в заявке всех локаций)
7. Опубликовать