Одним из преимуществ P2P закупок является возможность настройки статусных и ролевых моделей для согласования заявок и заказов. Использование BPM-конструктора позволяет быстро внедрять и адаптировать бизнес-логику клиента. Это ускоряет процесс утверждения, минимизируя бюрократические задержки, что способствует сокращению времени цикла закупок. Система поддерживает сложные сценарии согласования с контролем лимитов на одобрение, а также параллельные и последовательные маршруты, обеспечивая гибкость и точность в управлении закупками. Этот инструмент существенно сокращает время внедрения и позволяет вносить изменения без значительных переработок, что защищает финансовые интересы компании и адаптируется под её потребности
Кроме того, благодаря P2P закупкам ваша компания получит возможность гибко управлять приемкой товаров и услуг. Система позволяет вести как полную, так и частичную приемку, что помогает адаптироваться к меняющимся потребностям и оптимизировать процессы поставок. Это означает меньше хаоса и больше структурированности в ваших закупках. Рассмотрим доступный функционал подробнее.
Ролевая модель
Глобально всех пользователей можно разделить на Покупателей и Поставщиков в рамках платформы. Рассмотрим, какие основные роли и настройки есть для каждого типа пользователей.
Покупатели
Роли
Название роли | Доступные возможности |
|---|---|
| Инициатор | Может создавать заявки на закупку товаров. |
| Руководитель инициатора | Видит заявки и заказы своих подчиненных. |
| Бюджетодержатель и финансовый контроллер | Согласуют заявки, основываясь на лимитах бюджета. |
| Централизированный инициатор | Инициатор с большим количеством прав. |
| Администратор IT | Имеет права на просмотр и изменения данных в административной панели. |
| Просмотр | Есть права на просмотр всех данных, но нет права их изменять. |
| Служба поддержки закупок (P2P) - управление пользователями | Управляют данными о пользователях, в том числе назначают роли. |
| Служба поддержки закупок (P2P) - группа мастер данных поставщиков | Имеют возможность изменять мастер данные по поставщикам. |
| Служба поддержки закупок (P2P) - группа по процессу оформления закупок | Согласуют заявки содержащие некаталожные позиции. |
Всем новым покупателям, зарегистрировавшимся на платформе, по умолчанию назначается роль Инициатор.
У пользователя платформы есть возможность делегировать свои полномочия по работе в системе AGORA другому пользователю на определенный период.
Делегируются права на:
- Согласование заявок и заказов на закупку.
- Создание поступлений.
Кроме того, пользователь может полностью переназначить Заказы, Поступления и Задачи на согласование другому пользователю.
Делегировать или Переназначить права можно только в случае, если грейд сотрудника выше или равен грейду пользователя, чьи права делегируются. Исключением является роль Финансовый контролер, он может передать права сотруднику с любым грейдом.
Также в настройках пользователя он может формировать отчеты. Можно настроить периодическую выгрузку отчетов. Таким образом в выбранную дату и время сформированный отчет будет направлен автоматически всем выбранным получателям.
Отправку уведомлений с платформы также можно гибко настраивать по отдельным событиям, а также выбирать где именно вы хотите получать уведомление: в системе и/или на адрес электронной почты.
Поставщики
После регистрации, пользователю поставщика становится доступны функции платформы в зависимости от его роли. Как правило, поставщики просматривают и согласовывают текущие заказы, проверяют их статус, участвуют в спотовых событиях.
Роли
Название роли | Доступные возможности |
|---|---|
| Администратор |
|
| Менеджер поставщика |
|
Заявки (Purchase Request - PR)
Для создания заказа, пользователю необходимо предварительно создать заявку и отправить её на согласование. Позиции в заявке можно как выбрать из каталога, так и писать в свободной форме, если в нем нет необходимой позиции.
Описание статусов Заявки (PR)
Статус | Предшествующее действие пользователя/платформы | Переход в статус |
|---|---|---|
| Черновик |
| На согласовании |
| На согласовании |
| Согласована Черновик |
| Согласована |
|
Диаграмма статуса заявки
Создание заявки
Для создания заявки авторизуйтесь в личном кабинете и перейдите в раздел Заявки в главном меню. Нажмите на кнопку Создать заявку.
Далее заполните все обязательные поля, они помечены *.
После чего добавьте необходимые позиции в заявку. Позиция может быть как выбрана из каталога, так и указана в произвольной форме. На данном этапе необходимо также заполнить все обязательные поля и нажать на кнопку Сохранить:
В заявке можно добавить до 100 позиций.
Далее заполните блок платежной информации в позициях заказа. Форма заполнения открывается кликом на значок поиска:
Заполните обязательные поля по платежной информации, после этого нажмите Сохранить:
После успешного заполнения всех необходимых полей заявка готова к отправке на согласование, цепочка которой построилась по мере заполнения заявки. Для отправки нажмите на кнопку Отправить на согласование:
Копирование заявки
На платформе реализован функционал копирования заявки. Копируются заявки только в статусе Согласовано и На согласовании. При копировании создается Черновик заявки со всеми данными, что удалось перенести из копируемой. В случае, если какую-либо строку заказа не удалось скопировать, об этом выводится соответствующее сообщение.
Для того, чтобы копировать заявку, необходимо:
- В боковом меню выбрать раздел Заявки.
- Кликнуть на значок
либо в строке необходимой заявки, либо в открытой заявке.
- После копирования заявки продолжить работу как над новой заявкой.
Согласование заявки
Цепочка согласующих формируется автоматически на основании грейдов, лимитов согласования и использования каталожной и некаталожной позиции в заявке.
Согласующий | Описание этапа согласования |
|---|---|
| Инициатор | Данный этап согласуется автоматически после отправки заявки на согласование. Ответственным за данный этап является инициатор - пользователь, создавший заявку. |
| Служба поддержки закупок | Данный этап необходим при использовании некаталожной позиции в заявке. Ответственный за данный этап - сотрудник службы поддержки закупок с ролью P2P. |
| Технический согласующий | На данном этапе происходит валидация на стороне SAP. |
| Бюджетодержатель | На данном этапе ответственный сотрудник контролирует, не выходит ли сумма заказа за рамки бюджета. Бюджетодержатель закрепляется за определенным инициатором. В зависимости от того, выходит сумма за рамки бюджета или нет, к согласованию будет также привлечен руководитель бюджетодержателя, рамки бюджета у которого выше. |
| Финансовый контролер | Данный этап необходим только в том случае, если сумма по заявке превышает его лимит. |
После прохождения вышеперечисленных этапов проходит второе техническое согласование и после успешной валидации заявка считается согласованной, на основе которой создаются заказ(ы). Количество заказов зависит от договоров, используемых при формировании заявки.
Для согласования заявки, согласующему необходимо открыть заявку на платформе и нажать Согласовать или Отклонить в зависимости от желаемого результата.
Удаление заявки
Для удаления заявки необходимо:
- В боковом меню выбрать раздел Заявки.
- Кликнуть по номеру заявки в статусе Черновик в столбце ID.
- Нажать на кнопку удаления заявки (иконка «Корзина»).
- В окне подтверждения нажать на кнопку ОК.
После удаления вы будете перенаправлены на страницу раздела Заявки, удаленные заявки в списке не отображаются.
Заказы (Purchase Order - PO)
Описание статусов Заказа (PO)
Статус | Предшествующее действие пользователя/платформы | Переход в статус |
|---|---|---|
| Создан |
|
|
| Отправлен | Система отправила заказ поставщику |
|
| Ручная отправка | При отправке заказа поставщику была получена ошибка и заказ не был отправлен |
|
| На согласовании |
|
|
| Частично получен | Пользователь подтвердил создание частичного поступления по заказу |
|
| Полностью получен | Пользователь подтвердил создание полного поступления по заказу |
|
| Закрыт мягко |
|
|
| Закрыт полностью |
| |
| Отменен | Пользователь подтвердил отмену заказа |
|
Диаграмма статуса Заказа (PO)
Создание заказа
Для создания Заказа (PO), сначала необходимо создать Заявку (PR) с указанием необходимых позиций. Создание заявки было описано выше. После того, как заявка успешно прошла согласование, по ней будут созданы заказы. Количество заказов зависит от договоров, которые использовались в заявке.
Сразу после создания заказа система выполняет следующие действия:
• Отправляет заказ на закупку в SAP.
• Отправляет заказ на закупку поставщику (на электронный адрес и/или в личный кабинет).
После того как по Заказу был получен товар или его часть, на этом основании можно создать Поступление. Создание поступлений мы рассмотрим далее.
Изменение заказа
Изменение заказа доступно пользователям с ролями Инициатор и Служба поддержки закупок: группа по процессу оформления закупок.
Изменение заказа доступно при соблюдении всех перечисленных условий:
- Заказ находится в одном из статусов: Черновик, Отправлен, Согласован, Ручная отправка, Частично получен, Полностью получен.
- По строке заказа отсутствует поступления, либо все поступления аннулированы.
Изменение Количества товара в оформленном заказе, где в строке заказа в платежной информации выбран инвестиционный ордер (название объекта затрат начинается с @) доступно пользователям с ролью Инициатор и P2P Служба поддержки закупок.
Для изменения заказа необходимо:
- Открыть заказ, в который необходимо внести изменения нажав по его ID.
- Убедиться, что он соответствует условиям изменения заказа, указанным выше.
- Нажать на кнопку Изменить заказ.
- Внести необходимые изменения.
- Нажать на кнопку Сохранить.
События при сохранении изменений:
- Заказ перейдет в статус На согласовании.
- Запустится цепочка согласования в соответствие с правилами согласования заявки на закупку.
Исключением являются случаи, когда после изменения заказа сумма уменьшилась относительно согласованной или увеличилась не более чем на 5%. При этих обстоятельствах создается новая версия заказа, и обновленный заказ уходит поставщику в виде измененной печатной формы.
Отмена заказа
Отменить заказ возможно только в случае, если по нему не создано поступление (GR).
Данный функционал доступен пользователям с ролью "Служба поддержки закупок: группа по процессу оформления закупок".
Для отмены заказа необходимо:
- Открыть Заказ, в который необходимо внести изменения нажав на его ID.
- Нажать на кнопку Отменить заказ.
События при отмене заказа:
- Платформа отправляет уведомление поставщику об отмене заказа.
- Переводит заказ в статус Отменен.
- Передает в SAP новое значение статуса.
- Высвобождает бюджет зарезервированный под заказ, делает его доступным для резервирования в новых заказах.
Закрытие заказа
Данный функционал доступен пользователям с ролями:
- Инициатор - Мягкое закрытие
- Служба поддержки закупок: группа по процессу оформления закупок - Мягкое и полное закрытие, повторное открытие мягко закрытого заказа.
Мягкое или полное закрытие заказа доступно на статусах:
- Отправлен
- Частично получен
- Полностью получен
Мягкое закрытие строки
Для мягкого закрытия заказа необходимо:
- Открыть Заказ, в котором необходимо мягко закрыть позицию, нажав на его ID.
- Нажать на кнопку Изменить заказ.
- Нажать на значок
в необходимой позиции заказа.
Или использовать функционал множественного выбора, выделив позиции чек-боксами, и нажать кнопку Закрыть выбранные.
Повторное открытие строки
Для повторного открытия строки необходимо:
- Открыть Заказ, в котором необходимо открыть строку заказа, нажав на его ID.
- Нажать на кнопку Изменить заказ.
- Отметить необходимые позиции чек-боксам (или нажать "Выбрать все") и далее нажать на кнопку Открыть выбранные.
Мягкое закрытие заказа (Soft closed)
Мягкое закрытие можно выполнить вручную, после чего, при необходимости, есть возможность переоткрыть заказ. Также, закрытие сработает автоматически через 90 дней после даты поставки.
Для мягкого закрытия заказа необходимо:
- Открыть Заказ, который необходимо мягко закрыть, нажав на его ID.
- Нажать на кнопку Закрыть заказ.
- Подтвердить действие во всплывающем окне браузера.
Повторное открытие заказа
Повторное открытие заказа доступно на статусе Закрыт мягко. Функционал открытия доступен пользователям с ролью Служба поддержки закупок: группа по процессу оформления закупок.
Для повторного открытия заказа необходимо:
- Перейти в карточку заказа, который необходимо открыть повторно, нажав на его ID.
- Нажать на кнопку Открыть повторно.
- Подтвердить действие во всплывающем окне браузера.
После повторного открытия заказ перейдет в статус Отправлен.
Полное закрытие заказа (Hard closed)
Закрытие заказа может осуществляться пользователем вручную, либо же автоматически - по истечению 2-х лет с даты последнего изменения. Функционал закрытия доступен пользователям с ролью Служба поддержки закупок: группа по процессу оформления закупок.
Для полного закрытия заказа необходимо:
- Открыть заказ, который необходимо полностью закрыть, нажав на его ID.
- Нажать на кнопку Закрыть полностью.
- Подтвердить действие во всплывающем окне браузера.
События при закрытии заказа:
- Назначается новый статус заказу или строке заказа:
- Закрыт мягко в случае мягкого закрытия. Для заказа в случае мягкого закрытия каждой строки..
- Закрыт в случае полного закрытия. Для заказа в случае полного закрытия каждой строки.
- В случае полного закрытия в SAP передается статус по строке и/или заголовку, в зависимости от того, что было закрыто.
- Если по закрытому заказу сумма поступлений меньше, чем сумма заказа, разница в суммах возвращается в лимит по договору, позиции которого включены в заказ.
Поступления (Goods Receipt - GR)
Статусы поступлений
Статус | Описание |
|---|---|
| Создано | Поступление создано. |
| Аннулировано | Поступление аннулировано. |
Создание поступления
После того как заказ успешно был передан в SAP и находится в статусе Отправлен, по нему можно создать поступление. Для этого необходимо:
- Перейти в раздел Заказы.
- Найти заказ с помощью Представления или вручную в списке заказов.
- Нажать на значок
в строке необходимого заказа справа. Если значок вам не виден, то прокрутите список горизонтально до конца.
- Заполнить обязательные поля (помечены *) и нажать Отправить.
В случае возникновения ошибки при создании поступления, ошибка записываться в журнал интеграции SAP и видна в истории изменения Поступления (GR) и Заказа (PO).
Правила создания поступления:
- Поступление создается на каждую отдельную строку заказа.
- При создании поступления обязательно должно быть заполнены следующие поля:
- Количество;
- Номер первичного документа;
- Дата поступления.
- При указании значения в поле Количество меньше значения указанного в поле Заказано создается частичное поступление.
- При создании поступления ему присваивается уникальный номер.
- При создании нескольких поступлений по одной строке заказа, платформа создает несколько документов с поступлениями.
- Возможно создать поступление сразу на несколько строк заказа.
- Есть возможность автоматического заполнения поля Получено значением из поля Заказано по кнопке Быстрое поступление.
- Максимальное значение в поле Количество равно значению в поле Заказано.
- После подтверждения сохранения поступления платформа ставит данное поступление в очередь для отправки в SAP.
- После отправки поступления в SAP на платформу придёт номер документа из SAP.
Аннулирование поступления
Аннулировать поступление может только пользователь с ролью Служба поддержки закупок - группа по процессу оформления закупок.
Для аннулирования поступления необходимо:
- Перейти в раздел Поступления из бокового меню.
- Перейти в интересующее поступление, нажав на его ID.
- Нажать на кнопку Аннулировать.
- Указать причину аннулирования (обязательное поле, помечено *) и комментарий (не обязательное) и нажать на кнопку Подтвердить.
В случае возникновения ошибки при аннулировании приемки, ошибка записываться в журнал интеграции SAP, и видна в истории изменения Поступления (GR) и Заказа (PO).
События при аннулировании поступления:
- У пользователя запрашивается:
- Причина аннулирования
- Комментарий
- Аннулируется поступление на полную сумму.
- В SAP передается информация о поступлении.
- От SAP на платформу передается номер документа.
Договор с поставщиком
Договор с поставщиком подразумевают соглашение между Покупателем и Поставщиком, в рамках которого реализуются позиции каталога, а также регулируются такие условия, как Условия оплаты, Условия доставки, Общий лимит по договору (денежный), Возможность превышения установленного денежного лимита.
Данные по договорам выгружаются из SAP и привязываются к созданному на платформе Поставщику. В случае, если Поставщик (контракт по которому выгружается на платформу) отсутствует или заблокирован на платформе - договор не создается.
Данные по сроку действия договора также выгружаются из SAP.
Если Дата окончания в договоре НЕ РАВНА дате позже текущей - договор должен сменить статус на Не активен. Если сегодня день равен Дате окончания действия договора, то он ещё будет иметь статус Активен.
Если договор становится неактивным:
- Связанные с ним каталоги скрываются от инициатора в момент поиска при создании PR / новой строки PO.
- У сотрудника с ролью P2P нет возможности выбрать его в строке PR / PO.
Сумма по Заявке (PR) учитывается в Сумме всех заказов по договору после согласования заявки. В дальнейшем, при закрытии Позиции в Заказе (PO), производится расчет разницы между суммой позиции и суммой проведенных поступлений по ним, эта разница освобождается в Сумма всех заказов по договору.
Общая формула расчета Свободных средств в договоре:
Свободных средств = Сумма всех заказов по договору - Сумма всех заказов по договору.
Каталоги
В разделе Каталоги отображаются доступные позиции из каталогов поставщиков. Каталожные позиции связаны с определенным Поставщиком и его Договором (см. раздел Договоры с поставщиком).
Доступна возможность:
- создание/редактирование каталожной позиции,
- импортирование/экспорт каталогов,
- скачивание шаблона загрузки каталога,
- настройки представлений.
Создание каталожной позиции
Создание каталожной позиции доступно пользователям с ролью Служба поддержки закупок (P2P) - группа мастер данные поставщиков.
Для создания необходимо:
- В боковом меню перейти в раздел Каталоги.
- Нажать на кнопку Создать.
- На открывшейся странице заполнить обязательные поля (они отмечены *).
- Нажать кнопку Сохранить.
После сохранения созданный товар отобразится в списке товаров в разделе Каталог.
Импорт каталога из файла
Импорт каталога доступен пользователям с ролью Служба поддержки закупок (P2P) - группа мастер данные поставщиков.
Для создания необходимо:
- В боковом меню перейти в раздел Каталоги.
- При необходимости скачать шаблон по нажатию на кнопку с иконкой файла.
- Нажать на кнопку Загрузить из файла.
- В открывшемся окне выбрать заполненный файл каталога
После успешного импорта товары будут отображены в списке товаров в разделе Каталог.
Представления
Представления - используется для поиска и фильтрации данных. Построены на elasticsearch, что дает возможность гибкой настройки фильтра.
Используются в разделах:
• Заявки
• Заказы
• Поступления
• Каталоги
• Поставщики
• Договоры
Создание представления
Чтобы создать представление, необходимо:
- Перейти в раздел, в котором необходимо создать представление и нажать на кнопку Новое представление.
- Заполнить как минимум обязательные поля (помечены *), остальные заполняются по необходимости.
- Сохранить представление путем нажатия на кнопку Сохранить.
Использование представления
Для того, чтобы применить представление необходимо:
- Перейти в желаемый раздел через главное меню портала (на примере раздела Заказы)
- Нажать на выпадающий список Выберите представление.
- Выбрать необходимое представление в выпадающем списке.
- После выбора представления сразу список будет отфильтрован по заданным параметрам.
Использование фильтра
Если необходимо отфильтровать данные без использования представлений, можно воспользоваться функцией Фильтр. Её можно использовать как при выбранном представлении, чтобы уточнить выборку, так и без него.
Для того, чтобы указать Фильтр, необходимо:
- Перейти в желаемый раздел через главное меню портала (на примере раздела Заказы)
- Нажать на кнопку Фильтр справа от выбора представления.
- В фильтре настроить необходимые параметры выборки и нажать Применить.
Уведомления
Уведомления для покупателей
| Запрос на согласование заявки на закупку (тип 1) | Заявка доступна для согласования следующему пользователю/группе пользователей в цепочке согласования. Каждый пользователь в цепочке согласования получает уведомление в тот момент, когда предыдущий пользователь в цепочке согласования нажал “Согласовать”. |
| Запрос на согласование заявки на закупку (тип 2) | Заявка доступна для согласования бюджет-держателю после согласования предыдущими пользователями из цепочки. Бюджет-держатель получает уведомление в тот момент, когда предыдущий пользователь в цепочке согласования нажал “Согласовать”. |
| Заявка утверждена | Заявка утверждена всеми пользователями из цепочки согласования. Каждый пользователь в цепочке согласования и инициатор заявки получает уведомление в тот момент, когда последний пользователь в цепочке согласования нажал “Согласовать”. |
| Заявка отклонена | Заявка отклонена любым пользователем из цепочки согласования. Каждый пользователь в цепочке согласования и инициатор заявки получает уведомление в тот момент, когда текущий пользователь в цепочке согласования нажал “Отклонить”. |
| Запрос на изменения заказа на закупку | Заказ доступен для согласования следующему пользователю/группе пользователей в цепочке согласования. Каждый пользователь в цепочке согласования получает уведомление в тот момент, когда предыдущий пользователь в цепочке согласования нажал “Согласовать”. |
| Запрос на изменение заказа утверждён | Запрос на изменение заказа утвержден всеми пользователями из цепочки согласования. Каждый пользователь в цепочке согласования и инициатор запроса на изменение получает уведомление в тот момент, когда последний пользователь в цепочке согласования нажал “Согласовать”. |
| Запрос на изменение заказа отклонён | Запрос на изменение заказа отклонен любым пользователем из цепочки согласования. Каждый пользователь в цепочке согласования и инициатор запроса получает уведомление в тот момент, когда текущий пользователь в цепочке согласования нажал “Отклонить”. |
| Напоминание о необходимости создать поступление (GR) | За 4 дня и за 1 день до наступления даты поставки и через 1 день после, если поступление по заказу не было создано. |
Уведомления для поставщиков по заказам
| Запрос на подтверждение заказа | Произошло создание заказа PO в AGORA. После этого уведомление отправляется на почту поставщика. |
| Заказ изменен | Последний в цепочке согласования подтвердил заявку на изменение PO, создана новая версия заказа. |
Интеграции
На платформе реализованы интеграции со сторонними сервисами клиента.
Интеграция с SAP (P0x)
Между платформой и SAP (P0x) настроено интеграционное взаимодействие для обмена следующими данными по следующим потокам:
Название потока | Источник | Получатель | Инициатор | Частота |
|---|---|---|---|---|
| Cost centers | SAP P0x | Agora | SAP P0x | Раз в сутки |
| Internal orders | SAP P0x | Agora | SAP P0x | Раз в сутки |
| Suppliers | SAP P0x | Agora | SAP P0x | Раз в час |
| Technical contracts | SAP P0x | Agora | SAP P0x | Раз в сутки |
| PO simulation create | SAP P0x | Agora | SAP P0x | Каждые 10 секунд |
| PO create | SAP P0x | Agora | SAP P0x | Каждые 10 секунд |
| PO simulation update | SAP P0x | Agora | SAP P0x | Каждые 10 секунд |
| GR create | SAP P0x | Agora | SAP P0x | Каждые 10 секунд |
Техническое согласование заявки (PR)
Раз в 5 минут запускается задача, по которой Middleware получает данные по списку заявок с платформы, которые на этапе согласования Технический согласующий, далее внутри их системы происходит проверка, возможно ли создать заявку с данными, указанными в заявке (правильное ли заполнение, не превышены ли какие-либо лимиты). При отклонении заявки Техническим согласующим, заявка возвращается в статус Черновик и цепочка согласования сбрасывается. В истории изменений заявки пишется причина, почему проверка была не пройдена. При согласовании заявки, заявка движется дальше по цепи согласования и в истории отражается факт согласования со стороны Технического согласующего.
Экспорт заказов (PO)
Только что созданные заявки помечаются в системе выключенным параметром "Экспортировано в SAP". Такие заявки выгружаются запросом от SAP раз в 5 минут, после чего помечаются включенным параметром. Выгрузка такого заказа может как создать заказ в SAP, так и обновить уже существующий. В случае возникновения ошибки экспорта в SAP, заказ помечается параметром "Ошибка при миграции заказа в SAP".
Интеграция с 1С
Интеграция с 1С используется для синхронизации пользователей
Интеграция с Active Directory (AD)
Для пользователей реализована авторизация по технологии SSO через ADFS, для этого настроена интеграция с Active Directory.