Одним из преимуществ P2P закупок является возможность настройки статусных и ролевых моделей для согласования заявок и заказов. Использование BPM-конструктора позволяет быстро внедрять и адаптировать бизнес-логику клиента. Это ускоряет процесс утверждения, минимизируя бюрократические задержки, что способствует сокращению времени цикла закупок. Система поддерживает сложные сценарии согласования с контролем лимитов на одобрение, а также параллельные и последовательные маршруты, обеспечивая гибкость и точность в управлении закупками. Этот инструмент существенно сокращает время внедрения и позволяет вносить изменения без значительных переработок, что защищает финансовые интересы компании и адаптируется под её потребности

Кроме того, благодаря P2P закупкам ваша компания получит возможность гибко управлять приемкой товаров и услуг. Система позволяет вести как полную, так и частичную приемку, что помогает адаптироваться к меняющимся потребностям и оптимизировать процессы поставок. Это означает меньше хаоса и больше структурированности в ваших закупках. Рассмотрим доступный функционал подробнее.

Ролевая модель

Глобально всех пользователей можно разделить на

One of the advantages of P2P procurement is the ability to set up status and role models for approving applications and orders. Using a BPM designer allows you to quickly implement and adapt the client's business logic. This speeds up the approval process, minimizing bureaucratic delays, which helps reduce the procurement cycle time. The system supports complex approval scenarios with control of approval limits, as well as parallel and sequential routes, providing flexibility and accuracy in procurement management. This tool significantly reduces implementation time and allows you to make changes without significant rework, which protects the financial interests of the company and adapts to its needs

In addition, thanks to P2P procurement, your company will be able to flexibly manage the acceptance of goods and services. The system allows both full and partial acceptance, which helps adapt to changing needs and optimize supply processes. This means less chaos and more structure in your procurement. Let's consider the available functionality in more detail.

Role model

Globally, all users can be divided into Buyers and Suppliers within the platform. Let's consider what main roles and settings are available for each type of user.

Buyers

Roles

All new purchasers registered on the platform are assigned the Initiator role by default.

A platform user has the ability to delegate their authority to work in the AGORA system to another user for a certain period.

The following rights are delegated:

• Approval of applications and purchase orders.
• Creation of receipts.

In addition, you can completely reassign Orders, Receipts and Tasks for approval to another user.

You can delegate or reassign rights only if the employee's grade is higher than or equal to the grade of the user whose rights are being delegated. The exception is the Financial Controller role, which can delegate rights to an employee with any grade.

In addition, any user can create and configure reports in personal settings. This means that you can set a schedule for automatically sending reports at a specified time and date so that all selected recipients receive the necessary information in a timely manner.

You can also customize the notifications you receive from the platform depending on the event. You can choose where exactly you want to receive notifications: in the AGORA system, to your email address, or both. This will allow you to stay up to date with important information in the format that is most convenient for you.

List of the main purchaser notifications:

• Request for approval of a purchase requisition
• Requisition approved
• Request rejected
• Request for changes to a purchase order
• Request for change to an order approved
• Request for change to an order rejected
• Reminder to create a receipt (GR)

Suppliers

After registration, the supplier user gains access to the platform functions depending on their role. As a rule, suppliers view and approve current orders, check their status, and participate in spot events.

The supplier receives the following main notifications:

• Order confirmation request
• Order changed

Roles

Purchase Request - PR

To create an order, the user must first create a request and send it for approval. The items in the request can be either selected from the catalog or written in free form if the required item is not in it.

Якорь
заявка заявка

Creation of PR

To start creating an application, you need to fill in all the required fields of the form. Once all the required fields are filled in correctly, your application will be ready to be sent for approval. The approval chain is automatically generated as the application is filled in. This means that the system itself determines which steps and who exactly should review your application next.

When you are sure that all the information is entered correctly and the application is ready to be sent, simply click the Send for approval button. This will start the process of checking and approving your application by the responsible persons.

Image Added

In addition to creating a request from scratch, you can also copy a request from one that has already been created. When copying, a Draft request is created with all the data that was transferred from the copied request.

PR approval

The approval chain is formed automatically based on grades, approval limits, and the use of catalog and non-catalog items in the application.

After successful validation, the application is considered approved, on the basis of which order(s) are created. The number of orders depends on the contracts used when forming the application. To approve the application, the approver must open the application on the platform and click Approve or Reject depending on the desired result.

Image Added

Purchase Order - PO

Creating a PO

To create an PO, you must first create a PR indicating the required items. The creation of a request was described above. After the request has been successfully approved, orders will be created for it. The number of orders depends on the contracts used in the request.

Immediately after the order is created, the system performs the following actions:

• Sends the purchase order to the ERP.
• Sends the purchase order to the supplier (to the email address and/or personal account).

After the goods or part of them have been received for the Order, a Receipt can be created on this basis. We will consider the creation of receipts below.

Change PO

Changing an order is available to users with the roles of Initiator and Procurement Support Service: procurement process group.

Changing an order is available if all of the following conditions are met:

• The order is in one of the statuses: Draft, Sent, Approved, Manual sending, Partially received, Fully received.
• There are no receipts for the order line, or all receipts have been cancelled.

Changing the Quantity of goods in a completed order, where an investment order is selected in the order line in the payment information (the name of the cost object begins with @) is available to users with the role of Initiator and P2P Procurement Support Service.

After saving the changes, the order will go back to approval. The exception is when, after changing the order, the amount has decreased relative to the agreed amount or increased by no more than 5%. In these circumstances, a new version of the order is created, and the updated order is sent to the supplier in the form of a modified printed form.

Cancel PO

An order can only be cancelled if no GR has been created for it. This functionality is available to users with the role Purchase Support Service: Purchasing Process Group.

This restriction helps ensure order in the purchasing process and eliminates situations where orders are cancelled after goods or services have already begun to arrive.

Closing PO

This functionality is available to users with the following roles:

• Initiator
• Purchase support service: procurement process group

Order closure is available for the following statuses:

• Sent
• Partially received
• Fully received

Order closure can be performed either manually or automatically, after a specified time interval from the set delivery date.

Goods Receipt -GR

Якорь
поступления поступления

Creation of GR

Once the order has been successfully transferred to the ERP and is in the Sent status, a receipt can be created for it.

Image Added

If an error occurs when creating a receipt, the error is recorded in the ERP integration log and is visible in the history of changes to the GR and PO.

Receipt creation rules:

• A receipt is created for each individual order line.
• When creating a receipt, the following fields must be filled in:
  
  • Quantity;
  • Primary document number;
  • Receipt date.
• If the value in the Quantity field is less than the value specified in the Ordered field, a partial receipt is created.
• When creating a receipt, it is assigned a unique number.
• When creating multiple receipts for one order line, the platform creates multiple documents with receipts.
• It is possible to create a receipt for several order lines at once.
• It is possible to automatically fill in the Received field with the value from the Ordered field using the Quick Receipt button.
• The maximum value in the Quantity field is equal to the value in the Ordered field.
• After confirming the receipt is saved, the platform queues this receipt for sending to the ERP.
• After sending the receipt to the ERP, the platform will receive the document number from the ERP.

Cancellation of GR

Only a user with the role of Procurement Support Service - Procurement Process Group can cancel a receipt.

When you start the process of canceling a receipt, the system will ask you to specify the reason for the cancellation and enter a comment for more detailed information about the reasons for this action.

It is important to note that the receipt is cancelled for the full amount, which ensures that the financial obligations associated with this receipt are completely eliminated.

After cancellation, the receipt information is transferred to the ERP system to record the changes. In response, the ERP will return a document number to the platform confirming the transaction. This ensures transparency and allows users to easily track all changes that occur.

Contract with supplier

A supplier contract is a formal agreement between a Buyer and a Supplier that sets the terms of delivery of goods or services. It also specifies such aspects as payment terms, delivery terms, and the overall monetary limit of the contract. An important element of the contract is the possibility of exceeding the established monetary limit, if this is implied by the terms of cooperation.

When a PR is approved, its amount is added to the total Amount of all orders under the contract.

Then, when a specific item in the Order (PO) is closed, a recalculation takes place. The difference between the amount of this item and the amount of all posted receipts is released, increasing the available funds under the contract.

The general formula for calculating Free Funds in a contract:
Free Funds = Total Limit under the contract - Amount of all orders under the contract.

This allows you to understand how much money is still available for use under this contractual obligation.

Presentations

Views are a tool specifically designed to simplify searching and filtering data on the platform. They allow users to flexibly customize filters depending on your needs and tasks.

In other words, you create a view - a ready-made set of filters and save it, and then you can conveniently filter data by this view and not waste time setting manual filters when searching.

Views are actively used in the following sections:

• Requests: For quick search and filtering of requests by various parameters.
• Orders: For effective management and finding the necessary orders taking into account specific criteria.
• Receipts: For easy control and analysis of information about incoming goods or services.
• Catalogs: For convenient search of catalogs and items in them.
• Suppliers: To optimize work with data on partners and search for the necessary information.
• Contracts: For management and analysis of current contractual obligations.

This tool allows you to reduce the time it takes to find the information you need and helps you work more productively with data on the platform. Thanks to the capabilities of Elasticsearch, views provide high speed and accuracy of search.

Creating a View

To create a view, you need to click the New View button and fill in all the required fields for the search query:
Image Added

Using the view

To apply a view, you must select the desired view from the drop-down list.

Image Added

After selecting a view, the list will immediately be filtered according to the specified parameters.

Using a filter

If you need to filter data without using views, you can use the Filter function. It can be used both with a selected view to refine the selection, and without it.

To specify a Filter, you need to:

1. Go to the desired section through the main menu of the portal (using the Orders section as an example)
2. Click the Filter button to the right of the view selection.

Image Added

3. In the filter, configure the required selection parameters and click Apply.
Image Added

Uma das vantagens da aquisição P2P é a capacidade de configurar status e modelos para a aprovação de aplicativos e pedidos. O uso de um construtor de BPM permite implementar e adaptar rapidamente a lógica de negócios do cliente. Isso agiliza o processo de aprovação, minimizando atrasos burocráticos, o que ajuda a reduzir o tempo do ciclo de compras. O sistema suporta cenários complexos de aprovação com controle de limites de aprovação, bem como rotas paralelas e sequenciais, proporcionando flexibilidade e precisão na gestão de compras. Essa ferramenta reduz significativamente o tempo de implementação e permite fazer alterações sem retrabalho significativo, o que protege os interesses financeiros da empresa e se adapta às suas necessidades

Além disso, graças à aquisição P2P, sua empresa poderá gerenciar com flexibilidade a aceitação de bens e serviços. O sistema permite a aceitação total e parcial, o que ajuda a se adaptar às necessidades em constante mudança e otimizar os processos de fornecimento. Isso significa menos caos e mais estrutura em sua aquisição. Vamos dar uma olhada mais de perto na funcionalidade disponível.

Modelo

Globalmente, todos os usuários podem ser divididos em Compradores e Fornecedores dentro da plataforma. Vamos considerar quais são as principais funções e configurações para cada tipo de usuário.

Compradores

Raleigh

Todos os novos compradores que se registram na plataforma recebem a função de iniciador por padrão.

O usuário da plataforma tem a oportunidade de delegar sua autoridade para trabalhar no sistema AGORA a outro usuário por um determinado período.

Os direitos sobre o seguinte são delegados:

• Aprovação de requisições e pedidos de compra.
• Geração de receita.

Além disso, você pode reatribuir completamente pedidos, recibos e tarefas para aprovação a outro usuário. 

Você pode delegar ou reatribuir direitos somente se a nota do funcionário for maior ou igual à nota do usuário cujos direitos são delegados. A exceção é a função de Controlador Financeiro, ele pode transferir direitos para um funcionário com qualquer grau.

Além disso, nas configurações pessoais, qualquer usuário pode criar e configurar relatórios. Isso significa que você pode definir uma programação para enviar relatórios automaticamente em uma hora e data específicas, para que todos os destinatários selecionados recebam as informações de que precisam em tempo hábil.

Você também pode personalizar as notificações provenientes da plataforma com base no evento. Você pode escolher onde deseja receber notificações: no AGORA, no seu endereço de e-mail ou em ambos. Isso permitirá que você se mantenha atualizado com informações importantes no formato que for mais conveniente para você.

Lista das principais notificações do comprador:

• Solicitação de aprovação de uma requisição de compra
• Candidatura aprovada
• Pedido rejeitado
• Solicitação de alterações de ordem de compra
• Pedido de alteração aprovado
• Pedido de alteração recusado
• Lembrete para criar recibo (GR)

Fornecedores

Após o registro, o usuário do provedor fica disponível para as funções da plataforma, dependendo de sua função. Como regra, os fornecedores revisam e aprovam os pedidos atuais, verificam seu status e participam de eventos pontuais. 

O fornecedor recebe as seguintes notificações básicas:

• Pedido de confirmação de encomenda
• Ordem alterada

Raleigh

Purchase Request - PR

Para criar um pedido, o usuário deve primeiro criar um aplicativo e enviá-lo para aprovação. Os itens no aplicativo podem ser selecionados no catálogo ou escritos de forma livre se não contiverem a posição necessária.

Якорь
заявка заявка

Criando uma requisição

Para começar a criar um aplicativo, você precisa preencher todos os campos obrigatórios do formulário. Depois que todos os campos obrigatórios forem preenchidos corretamente, sua inscrição estará pronta para ser enviada para aprovação. A cadeia de aprovação é gerada automaticamente à medida que o aplicativo é concluído. Isso significa que o próprio sistema determina quais etapas e quem exatamente terá que considerar sua aplicação mais adiante.

Quando tiver certeza de que todas as informações foram inseridas corretamente e o aplicativo está pronto para ser enviado, basta clicar no botão Enviar para aprovação. Isso iniciará o processo de revisão e aprovação de sua inscrição pelas pessoas responsáveis.

Image Added

Além de criar um pedido do zero, você também pode copiar uma solicitação de um já criado. Ao copiar, uma solicitação de rascunho é criada com todos os dados que foram transferidos da copiada.

Aprovação do pedido

A cadeia de aprovadores é formada automaticamente com base em notas, limites de aprovação e o uso de posições de catálogo e não catálogo no aplicativo.

Após a validação bem-sucedida, o pedido é considerado acordado, com base no qual o(s) pedido(s) é(são) criado(s). O número de pedidos depende dos contratos usados na formação do aplicativo. 

Para aprovar o aplicativo, o aprovador precisa abrir o aplicativo na plataforma e clicar em Aprovar ou Rejeitar, dependendo do resultado desejado.

Image Added

Purchase Order - PO

Criando um pedido

Para criar um pedido (PO), primeiro você precisa criar uma PR com os itens necessários. A criação de um ticket foi descrita acima. Depois que o aplicativo for aprovado com sucesso, os pedidos serão criados para ele. O número de pedidos depende dos contratos que foram usados no aplicativo.

Imediatamente após a criação de uma ordem, o sistema executa as seguintes ações:

• Envia o pedido de compra para o ERP.
• Envia o pedido de compra ao fornecedor (para o endereço de e-mail e/ou para a conta pessoal).

Depois que as mercadorias ou parte delas forem recebidas de acordo com o Pedido, você poderá criar um Recibo com base nisso. Consideraremos a criação de recibos abaixo.

Alteração de pedido

A modificação de uma ordem está disponível para usuários com as funções Iniciador e Suporte de compras: Grupo de processos de compras.

A alteração da ordem estará disponível se todas as seguintes condições forem atendidas:

• O pedido está em um dos seguintes status: Rascunho, Enviado, Acordado, Enviado manualmente, Parcialmente recebido, Totalmente recebido.
• Não há recebimentos na linha da ordem ou todos os recebimentos foram cancelados.

A alteração da Quantidade de mercadorias na ordem colocada, em que uma ordem de investimento é selecionada na linha da ordem nas informações de pagamento (o nome do objeto de custo começa com @) está disponível para usuários com as funções Iniciador e Suporte de Compras P2P.

Depois de salvar as alterações, o pedido voltará para aprovação. Excetuam-se os casos em que, após a alteração da encomenda, o montante diminuiu em relação ao montante acordado ou aumentou não mais de 5%. Nessas circunstâncias, uma nova versão da ordem é criada e a ordem atualizada é enviada ao fornecedor como um formulário de impressão modificado.

Cancelamento de pedidos

Você pode cancelar uma ordem somente se nenhum recibo (GR) tiver sido criado para ela. Essa funcionalidade está disponível para usuários com a função Serviço de Suporte de Compras: Equipe do Processo de Compras.

Essa restrição ajuda a garantir a ordem no processo de aquisição e elimina situações em que os pedidos são cancelados após os bens ou serviços já terem começado a chegar.

Fechando um pedido

Essa funcionalidade está disponível para usuários com as seguintes funções:

• Iniciador 
• Helpdesk de Compras: Equipe do Processo de Compras

O fechamento da ordem está disponível nos seguintes status:

• Enviado
• Parcialmente recebido
• Totalmente recebido

A ordem pode ser fechada manual ou automaticamente, após um intervalo de tempo especificado a partir da data de entrega especificada.

Goods Receipt -GR

Якорь
поступления поступления

Criando um recibo

Depois que um pedido for transferido com sucesso para o ERP e estiver no status Enviado, você poderá criar um recibo para ele.

Image Added

Se ocorrer um erro ao criar um recibo, o erro será registrado no log de integração do ERP e ficará visível no histórico de alterações de Recibo (GR) e Pedido (PO).

Regras para criar uma admissão:

• Um recibo é criado para cada linha de ordem individual.
• Ao criar um recibo, os seguintes campos devem ser preenchidos:
  
  • Quantidade;
  • Número do documento primário;
  • Data de recebimento.
• Se você especificar um valor no campo Quantidade que seja menor que o valor especificado no campo Pedido, um recebimento parcial será criado.
• Quando um recibo é criado, ele recebe um número exclusivo.
• Quando você cria vários recebimentos na mesma linha da ordem, a plataforma cria vários documentos de recebimento.
• Você pode criar um recibo para várias linhas de ordem de uma só vez.
• É possível preencher automaticamente o campo Recebido com o valor do campo Pedido clicando no botão Recebimento rápido.
• O valor máximo no campo Quantidade é igual ao valor no campo Pedido.
• Após confirmar que o recibo foi salvo, a plataforma enfileira o recibo para envio ao ERP.
• Após o envio do comprovante para o ERP, o número do documento do ERP será enviado para a plataforma.

Cancelamento de admissão

Somente um usuário que tenha a função Suporte de Compras - Equipe do Processo de Compras pode anular um recibo.

Ao iniciar o processo de cancelamento de uma entrada, o sistema solicitará que você forneça um motivo para o cancelamento e insira um comentário para obter mais informações sobre os motivos dessa ação.

É importante ressaltar que o cancelamento do recibo ocorre pelo valor integral, o que garante o nivelamento integral das obrigações financeiras associadas a essa receita.

Após o cancelamento, as informações de recebimento são transferidas para o sistema ERP para registrar as alterações. Em resposta, o ERP retornará um número de documento para a plataforma confirmando a transação. Isso fornece transparência e torna mais fácil para os usuários acompanhar todas as alterações que estão ocorrendo.

Contrato com o fornecedor

Contrato de Fornecedor significa um acordo formal entre o Comprador e o Fornecedor que estabelece os termos e condições para a entrega de bens ou serviços. Também estipula aspectos como condições de pagamento, condições de entrega e o limite monetário total do contrato. Um elemento importante do contrato é a possibilidade de ultrapassar o limite monetário estabelecido, se tal estiver implícito nos termos da cooperação.

Quando um PR é acordado, seu valor é adicionado à soma total de todos os pedidos sob o contrato.

Então, quando um item específico na Ordem (PO) é fechado, ocorre um novo cálculo. A diferença entre o valor deste item e o valor de todos os recibos lançados é liberada, aumentando os fundos disponíveis no contrato.

A fórmula geral para calcular os Fundos Livres no contrato:
Fundos livres = Limite total do contrato - Soma de todas as ordens do contrato.

Isso torna possível entender quanto dinheiro ainda está disponível para uso sob esta obrigação contratual. 

Visualização

As visualizações são uma ferramenta projetada especificamente para facilitar a localização e filtragem de dados na plataforma. Eles permitem que os usuários configurem filtros de forma flexível, dependendo de suas necessidades e tarefas.

Em outras palavras, você cria uma visualização - um conjunto pronto de filtros e o salva, e então você pode filtrar convenientemente os dados por essa visualização e não perder tempo definindo filtros manuais ao pesquisar.

As exibições são usadas extensivamente nas seguintes seções:

• Aplicativos: Para pesquisar e filtrar rapidamente aplicativos por vários parâmetros.
• Pedidos: para gerenciar e encontrar com eficiência os pedidos certos com base em critérios específicos.
• Recebimentos: Para facilitar o controle e a análise de informações sobre mercadorias ou serviços recebidos.
• Catálogos: Para facilitar a pesquisa de catálogos e itens neles.
• Fornecedores: para otimizar os dados do seu parceiro e encontrar as informações de que você precisa.
• Contratos: Gerenciar e analisar as obrigações contratuais vigentes.

Essa ferramenta reduz o tempo necessário para encontrar as informações corretas e ajuda você a trabalhar de forma mais produtiva com os dados da plataforma. Graças aos recursos do Elasticsearch, as visualizações fornecem alta velocidade e precisão de pesquisa.

Criar uma visualização

Para criar uma visualização, clique no botão Nova visualização e preencha todos os campos necessários para a consulta de pesquisa:
Image Added

Usando a exibição

Para aplicar uma exibição, você precisa selecionar a exibição desejada na lista suspensa.

Image Added

Depois de selecionar uma visualização, a lista será filtrada imediatamente pelos parâmetros especificados.

Usando um filtro

Se você quiser filtrar dados sem usar exibições, poderá usar o recurso Filtro. Ele pode ser usado com ou sem a visualização selecionada para refinar a seleção.

Para especificar um filtro, você precisa:

1. Vá para a seção desejada através do menu principal do portal (usando o exemplo da seção Pedidos)
2. Clique no botão Filtrar à direita da seleção de exibição.

Image Added

3. No filtro, configure os parâmetros de seleção necessários e clique em Aplicar.
Image Added