...
Статус | Предшествующее действие пользователя/платформы | Переход в статус |
|---|---|---|
| Черновик |
| На согласовании |
| На согласовании |
| Согласована Черновик |
| Согласована |
|
Диаграмма статуса заявки
| Якорь | ||||
|---|---|---|---|---|
|
Для создания заявки авторизуйтесь в личном кабинете и перейдите в раздел Заявки в главном меню. Нажмите на кнопку Создать заявку.
Далее заполните все обязательные поля, они помечены *.
После чего добавьте необходимые позиции в заявку. Позиция может быть как выбрана из каталога, так и указана в произвольной форме. На данном этапе необходимо также заполнить все обязательные поля и нажать на кнопку Сохранить:
В заявке можно добавить до 100 позиций.
Далее заполните блок платежной информации в позициях заказа. Форма заполнения открывается кликом на значок поиска:
Заполните обязательные поля по платежной информации, после этого нажмите Сохранить:
После успешного заполнения всех необходимых полей заявка готова к отправке на согласование, цепочка которой построилась по мере заполнения заявки. Для отправки нажмите на кнопку Отправить на согласование:
Копирование заявки
На платформе реализован функционал копирования заявки. Копируются заявки только в статусе Согласовано и На согласовании. При копировании создается Черновик заявки со всеми данными, что удалось перенести из копируемой. В случае, если какую-либо строку заказа не удалось скопировать, об этом выводится соответствующее сообщение.
Для того, чтобы копировать заявку, необходимо:
...
Согласование заявки
Цепочка согласующих формируется автоматически на основании грейдов, лимитов согласования и использования каталожной и некаталожной позиции в заявке.
...
Согласующий
...
Описание этапа согласования
...
После прохождения вышеперечисленных этапов проходит второе техническое согласование и после успешной валидации заявка считается согласованной, на основе которой создаются заказ(ы). Количество заказов зависит от договоров, используемых при формировании заявки.
Для согласования заявки, согласующему необходимо открыть заявку на платформе и нажать Согласовать или Отклонить в зависимости от желаемого результата.
Удаление заявки
Для удаления заявки необходимо:
- В боковом меню выбрать раздел Заявки.
- Кликнуть по номеру заявки в статусе Черновик в столбце ID.
- Нажать на кнопку удаления заявки (иконка «Корзина»).
- В окне подтверждения нажать на кнопку ОК.
После удаления вы будете перенаправлены на страницу раздела Заявки, удаленные заявки в списке не отображаются.
Заказы (Purchase Order - PO)
Описание статусов Заказа (PO)
...
Статус
...
Предшествующее действие пользователя/платформы
...
Переход в статус
...
- В системе создан Заказ после утверждения заявки всеми пользователями цепочки согласования
- Изменения в заказе утверждены всеми пользователями цепочки согласования
...
- Ручная отправка
- Отправлен
...
Система отправила заказ поставщику
...
- Частично получен
- Полностью получен
- На согласовании
- Отменен
...
При отправке заказа поставщику была получена ошибка и заказ не был отправлен
...
- Отправлен
- Отменен
- Закрыт мягко
...
- Пользователь подтвердил отправку заявки на согласование
- Пользователь подтвердил отправку измененного заказа на согласование
...
- Создан
...
- Полностью получен
- Закрыт мягко
...
- На согласовании
- Закрыт мягко
...
- Пользователь подтвердил мягкое закрытие заказа
- Прошло 90 дней с даты поставки
...
- Закрыт полностью
- Отправлен
Создайте заявку, заполнив все обязательные поля. После успешного заполнения всех необходимых полей заявка готова к отправке на согласование, цепочка которой построилась по мере заполнения заявки. Для отправки нажмите на кнопку Отправить на согласование:
Помимо создания заявки с нуля можно также копировать заявку с уже созданной ранее. При копировании создается Черновик заявки со всеми данными, что удалось перенести из копируемой.
Согласование заявки
Цепочка согласующих формируется автоматически на основании грейдов, лимитов согласования и использования каталожной и некаталожной позиции в заявке.
Согласующий | Описание этапа согласования |
|---|---|
| Инициатор | Данный этап согласуется автоматически после отправки заявки на согласование. Ответственным за данный этап является инициатор - пользователь, создавший заявку. |
| Служба поддержки закупок | Данный этап необходим при использовании некаталожной позиции в заявке. Ответственный за данный этап - сотрудник службы поддержки закупок с ролью P2P. |
| Технический согласующий | На данном этапе происходит валидация на стороне SAP. |
| Бюджетодержатель | На данном этапе ответственный сотрудник контролирует, не выходит ли сумма заказа за рамки бюджета. Бюджетодержатель закрепляется за определенным инициатором. В зависимости от того, выходит сумма за рамки бюджета или нет, к согласованию будет также привлечен руководитель бюджетодержателя, рамки бюджета у которого выше. |
| Финансовый контролер | Данный этап необходим только в том случае, если сумма по заявке превышает его лимит. |
После прохождения вышеперечисленных этапов проходит второе техническое согласование и после успешной валидации заявка считается согласованной, на основе которой создаются заказ(ы). Количество заказов зависит от договоров, используемых при формировании заявки.
Для согласования заявки, согласующему необходимо открыть заявку на платформе и нажать Согласовать или Отклонить в зависимости от желаемого результата.
Заказы (Purchase Order - PO)
Описание статусов Заказа (PO)
Статус | Предшествующее действие пользователя/платформы | Переход в статус |
|---|---|---|
| Создан |
|
|
| Отправлен | Система отправила заказ поставщику |
|
| Ручная отправка | При отправке заказа поставщику была получена ошибка и заказ не был отправлен |
|
| На согласовании |
|
|
| Частично получен | Пользователь подтвердил создание частичного поступления по заказу |
|
| Полностью получен | Пользователь подтвердил создание полного поступления по заказу |
|
| Закрыт мягко |
|
|
| Закрыт полностью |
| |
| Отменен | Пользователь подтвердил отмену заказа |
|
Диаграмма статуса Заказа (PO)
Создание заказа
Для создания Заказа (PO), сначала необходимо создать Заявку (PR) с указанием необходимых позиций. Создание заявки было описано выше. После того, как заявка успешно прошла согласование, по ней будут созданы заказы. Количество заказов зависит от договоров, которые использовались в заявке.
Сразу после создания заказа система выполняет следующие действия:
• Отправляет заказ на закупку в SAP.
• Отправляет заказ на закупку поставщику (на электронный адрес и/или в личный кабинет).
После того как по Заказу был получен товар или его часть, на этом основании можно создать Поступление. Создание поступлений мы рассмотрим далее.
Изменение заказа
Изменение заказа доступно пользователям с ролями Инициатор и Служба поддержки закупок: группа по процессу оформления закупок.
Изменение заказа доступно при соблюдении всех перечисленных условий:
- Заказ находится в одном из статусов: Черновик, Отправлен, Согласован, Ручная отправка, Частично получен, Полностью получен.
- По строке заказа отсутствует поступления, либо все поступления аннулированы.
Изменение Количества товара в оформленном заказе, где в строке заказа в платежной информации выбран инвестиционный ордер (название объекта затрат начинается с @) доступно пользователям с ролью Инициатор и P2P Служба поддержки закупок.
| Примечание |
|---|
| Изменить количество на меньшее число, чем уже принято по данной строке заказа, не получится. |
После сохранения изменений заказ перейдет снова на согласование. Исключением являются случаи, когда после изменения заказа сумма уменьшилась относительно согласованной или увеличилась не более чем на 5%. При этих обстоятельствах создается новая версия заказа, и обновленный заказ уходит поставщику в виде измененной печатной формы.
Отмена заказа
Отменить заказ возможно только в случае, если по нему не создано поступление (GR). Данный функционал доступен пользователям с ролью "Служба поддержки закупок: группа по процессу оформления закупок".
Закрытие заказа
Данный функционал доступен пользователям с ролями:
- Инициатор - Мягкое закрытие
- Служба поддержки закупок: группа по процессу оформления закупок - Мягкое и полное закрытие, повторное открытие мягко закрытого заказа.
Мягкое или полное закрытие заказа доступно на статусах:
- Отправлен
- Частично получен
- Полностью получен
Мягкое закрытие заказа (Soft closed)
Мягкое закрытие можно выполнить вручную, после чего, при необходимости, есть возможность переоткрыть заказ. Также, закрытие сработает автоматически через 90 дней после даты поставки.
Повторное открытие заказа
Повторное открытие заказа доступно на статусе Закрыт мягко. Функционал открытия
...
- Пользователь подтвердил полное закрытие заказа
- Прошло 2 года с даты последнего изменения
...
- Отправлен
Диаграмма статуса Заказа (PO)
Создание заказа
Для создания Заказа (PO), сначала необходимо создать Заявку (PR) с указанием необходимых позиций. Создание заявки было описано выше. После того, как заявка успешно прошла согласование, по ней будут созданы заказы. Количество заказов зависит от договоров, которые использовались в заявке.
Сразу после создания заказа система выполняет следующие действия:
• Отправляет заказ на закупку в SAP.
• Отправляет заказ на закупку поставщику (на электронный адрес и/или в личный кабинет).
После того как по Заказу был получен товар или его часть, на этом основании можно создать Поступление. Создание поступлений мы рассмотрим далее.
Изменение заказа
Изменение заказа доступно пользователям с ролями Инициатор и Служба поддержки закупок: группа по процессу оформления закупок.
Изменение заказа доступно при соблюдении всех перечисленных условий:
- Заказ находится в одном из статусов: Черновик, Отправлен, Согласован, Ручная отправка, Частично получен, Полностью получен.
- По строке заказа отсутствует поступления, либо все поступления аннулированы.
Изменение Количества товара в оформленном заказе, где в строке заказа в платежной информации выбран инвестиционный ордер (название объекта затрат начинается с @) доступно пользователям с ролью Инициатор и P2P Служба поддержки закупок.
| Примечание |
|---|
| Изменить количество на меньшее число, чем уже принято по данной строке заказа, не получится. |
Для изменения заказа необходимо:
- Открыть заказ, в который необходимо внести изменения нажав по его ID.
- Убедиться, что он соответствует условиям изменения заказа, указанным выше.
- Нажать на кнопку Изменить заказ.
- Внести необходимые изменения.
- Нажать на кнопку Сохранить.
События при сохранении изменений:
- Заказ перейдет в статус На согласовании.
- Запустится цепочка согласования в соответствие с правилами согласования заявки на закупку.
Исключением являются случаи, когда после изменения заказа сумма уменьшилась относительно согласованной или увеличилась не более чем на 5%. При этих обстоятельствах создается новая версия заказа, и обновленный заказ уходит поставщику в виде измененной печатной формы.
Отмена заказа
Отменить заказ возможно только в случае, если по нему не создано поступление (GR).
Данный функционал доступен пользователям с ролью "Служба поддержки закупок: группа по процессу оформления закупок".
Для отмены заказа необходимо:
- Открыть Заказ, в который необходимо внести изменения нажав на его ID.
- Нажать на кнопку Отменить заказ.
События при отмене заказа:
- Платформа отправляет уведомление поставщику об отмене заказа.
- Переводит заказ в статус Отменен.
- Передает в SAP новое значение статуса.
- Высвобождает бюджет зарезервированный под заказ, делает его доступным для резервирования в новых заказах.
Закрытие заказа
Данный функционал доступен пользователям с ролями:
- Инициатор - Мягкое закрытие
- Служба поддержки закупок: группа по процессу оформления закупок - Мягкое и полное закрытие, повторное открытие мягко закрытого заказа.
Мягкое или полное закрытие заказа доступно на статусах:
- Отправлен
- Частично получен
- Полностью получен
Мягкое закрытие строки
Для мягкого закрытия заказа необходимо:
...
Повторное открытие строки
Для повторного открытия строки необходимо:
- Открыть Заказ, в котором необходимо открыть строку заказа, нажав на его ID.
- Нажать на кнопку Изменить заказ.
- Отметить необходимые позиции чек-боксам (или нажать "Выбрать все") и далее нажать на кнопку Открыть выбранные.
Мягкое закрытие заказа (Soft closed)
Мягкое закрытие можно выполнить вручную, после чего, при необходимости, есть возможность переоткрыть заказ. Также, закрытие сработает автоматически через 90 дней после даты поставки.
Для мягкого закрытия заказа необходимо:
- Открыть Заказ, который необходимо мягко закрыть, нажав на его ID.
- Нажать на кнопку Закрыть заказ.
- Подтвердить действие во всплывающем окне браузера.
Повторное открытие заказа
Повторное открытие заказа доступно на статусе Закрыт мягко. Функционал открытия доступен пользователям с ролью Служба поддержки закупок: группа по процессу оформления закупок.
Для повторного открытия заказа необходимо:
- Перейти в карточку заказа, который необходимо открыть повторно, нажав на его ID.
- Нажать на кнопку Открыть повторно.
- Подтвердить действие во всплывающем окне браузера.
После повторного открытия заказ перейдет в статус Отправлен.
Полное закрытие заказа (Hard closed)
Закрытие заказа может осуществляться пользователем вручную, либо же автоматически - по истечению 2-х лет с даты последнего изменения. Функционал закрытия доступен пользователям с ролью Служба поддержки закупок: группа по процессу оформления закупок.
Для полного закрытия заказа необходимо:
...
оформления закупок.
Полное закрытие заказа (Hard closed)
Закрытие заказа может осуществляться пользователем вручную, либо же автоматически - по истечению 2-х лет с даты последнего изменения. Функционал закрытия доступен пользователям с ролью Служба поддержки закупок: группа по процессу оформления закупок.
...
События при закрытии заказа:
...