...
Мягкое или полное закрытие заказа доступно на статусах:
- Отправлен
- Частично получен
- Полностью получен
Мягкое закрытие строки
Для мягкого закрытия заказа необходимо:
- Открыть Заказ, в котором необходимо мягко закрыть позицию, нажав на его ID.
- Нажать на кнопку Изменить заказ.
- Нажать на значок
в необходимой позиции заказа.
Или использовать функционал множественного выбора, выделив позиции чек-боксами, и нажать кнопку кнопку Закрыть выбранные.
...
- Открыть Заказ, в котором необходимо открыть строку заказа, нажав на его ID.
- Нажать на кнопку Изменить заказ.
- Отметить необходимые позиции по их чек-боксам (или кликнуть нажать "Выбрать все") и кликнуть далее нажать на кнопку "кнопку Открыть выбранные".
...
Мягкое закрытие можно выполнить вручную, после чего, при необходимости, есть возможность переоткрыть заказ.Также Также, закрытие сработает автоматически через 90 дней (10 дней , если заказ был переоткрыт) после даты поставки.
Для мягкого закрытия заказа необходимо:
- Открыть Заказ, который необходимо мягко закрыть, кликнув по нажав на его ID.
- Кликнуть Нажать на кнопку "кнопку Закрыть заказ".
- Подтвердить действие на страницево всплывающем окне браузера.
...
Повторное открытие заказа доступно на статусе «статусе Закрыт мягко».Функционал Функционал открытия доступен пользователям с ролью Служба поддержки закупок: группа по процессу оформления закупок.
...
Для повторного открытия заказа необходимо:
- Открыть ЗаказПерейти в карточку заказа, который необходимо открыть повторно, кликнув по нажав на его ID.
- Кликнуть Нажать на кнопку "кнопку Открыть повторно".
- Подтвердить действие на страницево всплывающем окне браузера.
После повторного открытия заказ перейдет в статус «статус Отправлен».
Полное закрытие заказа (Hard closed)
Закрытие заказа может осуществляться пользователем вручную, либо же автоматически - по истечению 2-х лет с даты последнего изменения.Функционал Функционал закрытия доступен пользователям с ролью Служба поддержки закупок: группа по процессу оформления закупок.
Для полного закрытия заказа необходимо:
- Открыть Заказзаказ, который необходимо полностью закрыть, кликнув по нажав на его ID.
- Кликнуть Нажать на кнопку "кнопку Закрыть полностью".
- Подтвердить действие на страницево всплывающем окне браузера.
...
- Назначается новый статус заказу / или строке заказа:
- "Закрыт мягко" в в случае мягкого закрытия. Для заказа в случае мягкого закрытия каждой строки..
- "Закрыт" в в случае полного закрытия. Для заказа в случае полного закрытия каждой строки.
- В случае полного закрытия в SAP передается статус по строке и/или заголовку <status>closed</status>, в зависимости от того, что было закрыто.
- Если по закрытому заказу сумма поступлений меньше, чем сумма заказа, разница в суммах возвращается в лимит по договору, позиции которого включены в заказ.
Поступления (Goods Receipt -GR)
Статусы поступлений
...
Статус | Описание |
|---|---|
| Создано | Поступление создано. |
| Аннулировано | Поступление аннулировано. |
...
| . |
| Якорь | ||||
|---|---|---|---|---|
|
После того как заказ успешно был передан в SAP и находится в статусе "Отправлен", по нему можно создать поступление. Для этого необходимо:
- Перейти в раздел Заказы.
- Найти необходимый заказ с помощью Представления или вручную в списке заказов.
- Кликнуть Нажать на значок значок
возле необходимого заказа (необходимо прокрутить в строке необходимого заказа справа. Если значок вам не виден, то прокрутите список горизонтально до конца).
- Заполнить обязательные поля (помечены *) и нажать отправить Отправить.
В случае возникновения ошибки при создании поступления, ошибка записываться в журнал интеграции SAP и видна в истории изменения Поступления (GR) и Заказа (PO).
Правила создания поступления:
- Поступление создается на каждую отдельную строку заказа.
- При создании поступления обязательно должно быть заполнены следующие поля:
- Количество;
- Номер первичного документа;
- Дата поступления.
- При указании значения в поле "Количество" меньше значения указанного в поле "Заказано" должно создается частичное поступление.Есть возможность создать полное поступление при проведенных частичного поступленияполе Заказано создается частичное поступление.
- При создании поступления ему присваивается уникальный номер.
- При создании нескольких поступлений по одной строке заказа, платформа создает несколько документов с поступлениями.
- Возможно создать поступление сразу на несколько строк заказа.
- Есть возможность автоматического заполнения поля "поля Получено" значением значением из поля "Заказано" по кнопке "поля Заказано по кнопке Быстрое поступление".
- Максимальное значение в поле "поле Количество" равно равно значению в поле "поле Заказано".
- После подтверждения сохранения поступления платформа ставит данное поступление в очередь для отправки в SAP.
- После отправки поступления в SAP на платформу придёт номер документа из САП, который сохраняется в поле SAP_number
Уведомления пользователей
Платформа отправляет уведомления инициатору закупки о необходимости создания поступления за 4 дня и за 1 день до наступления даты поставки и через 1 день после, если поступление по заказу не было создано.
Аннулирование поступления
- SAP.
Аннулирование поступления
Аннулировать поступление может только пользователь с ролью Служба Аннулировать поступление может только пользователь с ролью Служба поддержки закупок - группа по процессу оформления закупок.
Для аннулирования поступления необходимо:
- Перейти в раздел Поступления из бокового меню.
- Перейти в интересующее поступление, кликнув по нажав на его ID.
- Кликнуть Нажать на кнопку Аннулировать.
- Указать причину аннулирования (обязательное поле, помечено *) и комментарий (не обязательное) и нажать на кнопку Подтвердить.
...
В случае возникновения ошибки при аннулировании приемки, ошибка записываться в журнал интеграции SAP, и видна в истории изменения Поступления (GR) и Заказа (PO).
События при аннулировании поступления:
...
Договор с поставщиком подразумевают соглашение между Покупателем (Danone) и Поставщиком, в рамках которого реализуются позиции каталога, а также регулируются такие условия, как Условия оплаты, Условия доставки, Общий лимит по договору (денежный), Возможность превышения установленного денежного лимита.
| Подсказка |
|---|
| Проверить договоры с поставщиками можно в соответствующем разделе Договоры в административной панели или в том же разделе в Договоры в личном кабинете пользователя. |
...
Данные по договорам выгружаются исключительно из SAP и привязываются к созданному на платформе Поставщику. В случае, если Поставщик (контракт по которому выгружается на платформу) отсутствует или заблокирован на платформе - договор не создается.
| Подсказка |
|---|
| Проверить логи выгрузки Договоров на платформу из SAP можно в разделе Логи Contract в административной панели. |
...
Данные по сроку действия договора также выгружаются из SAP.
Если Дата окончания в договоре НЕ РАВНА дате позже текущей - договор должен сменить статус на Не активен. Если сегодня день равен Дате окончания действия договора, то он ещё будет иметь статус Активен.
Если договор становится неактивным:
- Связанные с ним каталоги скрываются от инициатора в момент поиска при создании PR / новой строки PO.
- У сотрудника с ролью P2P нет возможности выбрать его в строке PR / PO.
Сумма по Заявке (PR) учитывается в Сумме всех заказов по договору после согласования заявки.
В В дальнейшем, при закрытии Позиции в Заказе (PO), производится расчет разницы между суммой позиции и суммой проведенных поступлений по ним, эта разница освобождается в Сумма всех заказов по договору.
Общая формула расчета Свободных средств в договоре:
Свободных средств = Сумма всех заказов по договору - Сумма всех заказов по договору (расчет по строкам описан выше).
Срок действия договора
Данные по сроку действия договора выгружаются из SAP.
Если Дата окончания в договоре НЕ РАВНА дате позже текущей - договор должен сменить статус на Не активен. Если сегодня день равен Дате окончания действия договора, то он ещё будет иметь статус Активен.
Если договор становится неактивным:
- Связанные с ним каталоги скрываются от инициатора в момент поиска при создании PR / новой строки PO
- У сотрудника с ролью P2P нет возможности выбрать его в строке PR / PO
Каталоги
В разделе отображаются доступные товары (позиции) из каталогов поставщиков.
Каталожные позиции связаны с определенным Поставщиком и его Договором (см. раздел Договоры с поставщиком).
Доступна возможность:
Каталоги
В разделе Каталоги отображаются доступные позиции из каталогов поставщиков. Каталожные позиции связаны с определенным Поставщиком и его Договором (см. раздел Договоры с поставщиком).
Доступна возможность:
- созданиесоздание/редактирование каталожной позиции,
- импортирование/экспорт каталогов,
- скачивание шаблона загрузки каталога,
- настройки представлений.
...
Для создания необходимо:
- В боковом меню выбрать перейти в раздел "Каталоги".
- Нажать на кнопку "кнопку Создать".
- На открывшейся странице заполнить обязательные поля (они отмечены *).
- Нажать кнопку «кнопку Сохранить».
После сохранения созданный товар отобразится в списке товаров в разделе "Каталог".
Импорт каталога из файла
Импорт каталога доступен пользователям с ролью Служба поддержки закупок (P2P) - группа мастер данные поставщиков.
Для создания необходимо:
- В боковом меню выбрать раздел "Каталоги"перейти в раздел Каталоги.
- При необходимости скачать шаблон по нажатию на кнопку с иконкой файла.
- Нажать на кнопку "кнопку Загрузить из файла".
- В открывшемся окне выбрать заполненный файл каталога
После успешного импорта товары будут отображены в списке товаров в разделе "разделе Каталог".
Представления
...
Представления - используется для поиска и фильтрации данных. Построены на elasticsearch, что дает возможность гибкой настройки фильтра.
...
• Заявки
• Заказы
• Поступления
• Каталоги
• Поставщики
• ДоговорыДанные, после их создания, попадут в фильтрацию по Представлению в течении 5 минут, после индексации, не смотря на то, что в админ. панели и в ЛК пользователя сущность (к примеру, Заявка) уже будет доступна.
Создание представления
Чтобы создать представление, необходимо:
- Перейти в раздел, в котором необходимо создать представление и кликнуть "нажать на кнопку Новое представление".
- Заполнить как минимум обязательные поля (помечены *), остальные заполняются по необходимости.
- Сохранить представление путем нажатия "на кнопку Сохранить".
...
- Перейти в желаемый раздел через главное меню портала (на примере раздела Заказы)
- Кликнуть Нажать на выпадающий список "Выберите представление".
- Выбрать необходимое представление в выпадающем списке.
- После выбора представления сразу список будет отфильтрован по заданным параметрам.
Использование фильтра
Если необходимо отфильтровать данные без использования представлений, можно воспользоваться функцией "функцией Фильтр". Её можно использовать как при выбранном представлении, чтобы уточнить выборку, так и без него.
Для того, чтобы указать Фильтр, необходимо:
- Перейти в желаемый раздел через главное меню портала (на примере раздела Заказы)
- Нажать кнопку "на кнопку Фильтр" справа от выбора представления.
- В фильтре настроить необходимые параметры выборки и нажать "нажать Применить".
Уведомления
Уведомления для
...
покупателей
| Запрос на согласование заявки на закупку (тип 1) | Заявка доступна для согласования следующему пользователю/группе пользователей в цепочке согласования. Каждый пользователь в цепочке согласования получает уведомление в тот момент, когда предыдущий пользователь в цепочке согласования нажал “Согласовать” |
| Запрос на согласование заявки на закупку (тип 2) | Заявка доступна для согласования бюджет-держателю после согласования предыдущими пользователями из цепочки. Бюджет-держатель получает уведомление в тот момент, когда предыдущий пользователь в цепочке согласования нажал “Согласовать”. |
| Заявка утверждена | Заявка утверждена всеми пользователями из цепочки согласования. Каждый пользователь в цепочке согласования и инициатор заявки получает уведомление в тот момент, когда последний пользователь в цепочке согласования нажал “Согласовать”. |
| Заявка отклонена | Заявка отклонена любым пользователем из цепочки согласования. Каждый пользователь в цепочке согласования и инициатор заявки получает уведомление в тот момент, когда текущий пользователь в цепочке согласования нажал “Отклонить”. |
| Запрос на изменения заказа на закупку | Заказ доступен для согласования следующему пользователю/группе пользователей в цепочке согласования. Каждый пользователь в цепочке согласования получает уведомление в тот момент, когда предыдущий пользователь в цепочке согласования нажал “Согласовать”. |
| Запрос на изменение заказа утверждён | Запрос на изменение заказа утвержден всеми пользователями из цепочки согласования. Каждый пользователь в цепочке согласования и инициатор запроса на изменение получает уведомление в тот момент, когда последний пользователь в цепочке согласования нажал “Согласовать”. |
| Запрос на изменение заказа отклонён | Запрос на изменение заказа отклонен любым пользователем из цепочки согласования. Каждый пользователь в цепочке согласования и инициатор запроса получает уведомление в тот момент, когда текущий пользователь в цепочке согласования нажал “Отклонить”. |
| Напоминание о необходимости создать поступление (GR) | За 4 дня и за 1 день до наступления даты поставки и через 1 день после, если поступление по заказу не было создано. |
Уведомления для
...
поставщиков по заказам
| Запрос на подтверждение заказа | Произошло создание заказа PO в Агоре. После этого уведомление отправляется на почту поставщика (Supplier.Email). |
| Заказ изменен | Последний в цепочке согласования подтвердил заявку на изменение PO, создана новая версия заказа. |
...
Инициатором в данном файлообмене будет выступать SAP P0x.
...
SAP
...
P0x
...
.
...
Техническое согласование заявки (PR)
...
Только что созданные заявки помечаются в системе выключенным параметром "Экспортировано в SAP". Такие заявки выгружаются запросом от SAP раз в 5 минут, после чего помечаются включенным параметром. Выгрузка такого заказа может как создать заказ в SAP, так и обновить уже существующий. За один запрос SAP получает максимум 50 заказов на обработку. Если заказов больше 50, оставшиеся будут выгружены при следующем запросе - через 5 минут.
В случае возникновения ошибки экспорта в SAP, заказ помечается параметром "Ошибка при миграции заказа в SAP".
Логи ошибок миграции заказа в SAP можно проверить в админ. панели в разделе Записи о неудачных результатах в категории Интеграция с SAP
Интеграция с SMTP
На платформе реализована интеграция с почтовым сервисом для создания следующих возможностей:
- Отправка уведомлений пользователям на электронную почту;
- Согласование пользователями PR и изменений в PO из письма на эл. почте;
- Отправка уведомлений поставщикам на эл. почту;
- Подтверждение участие в закупки поставщиками из письма на эл. почте;
- Регистрация поставщика.
Для этого предоставлен статичный IP-адрес почтового сервера Danone и доступ к техническому почтовому адресу. Для отправки почтовых уведомлений использовано коробочное решение mailer.
Проверить Логи писем можно в одноименном разделе в административной панели.
Интеграция с 1С
Интеграция с 1С используется для синхронизации пользователей
1С может обратиться к платформе для получения следующей информации:
• Получение токена OAuth 2.0 - метод аутентификации, 1С делает это перед каждым запросом
• Проверка существования пользователя в Агора - 1С делает данный запрос на платформу с целью проверки наличия пользователя в системе Агора
• Проверка существования менеджера в Агора - 1С совершает запрос на платформу с целью проверки наличия менеджера в системе Агора.
• Создание/изменение пользователя в Агора - 1С совершает запрос на платформу с целью создания нового пользователя (если пользователя нет в системе Агора) или обновления существующего пользователя (если пользователь существует) в системе Агора.
Также, раз в час система обращается к 1С для проверки материальной группы и бюджету в целях определения роли Бюджетодержателя или Финансового контроллера.
...