Последний блок, который мы выделим, — это P2P закупки (Procure-to-Pay), предназначенные для комплексной оптимизации процессов в закупочном отделе. Разрабатываемый блок P2P системы охватывает весь процесс от создания заявок на закупку до их оплаты и доставки товаров, обеспечивая полный контроль и прозрачность на каждом этапе цепочки поставок. Его можно реализовать как самостоятельное продуктовое решение, так и он может быть частью SRM системы.

Одним из преимуществ P2P закупок является возможность настройки статусных и ролевых моделей для согласования заявок и заказов. Использование BPM-конструктора позволяет быстро внедрять и адаптировать бизнес-логику клиента. Это ускоряет процесс утверждения, минимизируя бюрократические задержки, что способствует сокращению времени цикла закупок. Система поддерживает сложные сценарии согласования с контролем лимитов на одобрение, а также параллельные и последовательные маршруты, обеспечивая гибкость и точность в управлении закупками. Этот инструмент существенно сокращает время внедрения и позволяет вносить изменения без значительных переработок, что защищает финансовые интересы компании и адаптируется под её потребности

Кроме того, благодаря P2P закупкам ваша компания получит возможность гибко управлять приемкой товаров и услуг. Система позволяет вести как полную, так и частичную приемку, что помогает адаптироваться к меняющимся потребностям и оптимизировать процессы поставок. Это означает меньше хаоса и больше структурированности в ваших закупках. Рассмотрим доступный функционал подробнее.

Ролевая модель

Есть возможность настроить любую ролевую модель, которая необходима под ваши индивидуальные требования. Мы рассмотрим некоторый базовый вариант, который можно будет кастомизировать.

Глобально всех пользователей можно разделить на Покупателей и Поставщиков в рамках платформы. Рассмотрим, какие основные роли и настройки есть для каждого типа пользователей.

Покупатели

Роли

Название роли	Доступные возможности
Инициатор	Может создавать заявки на закупку товаров.
Руководитель инициатора	Видит заявки и заказы своих подчиненных.
Бюджетодержатель и финансовый контроллер	Согласуют заявки, основываясь на лимитах бюджета.
Централизированный инициатор	Инициатор с большим количеством прав.
Администратор IT	Имеет права на просмотр и изменения данных в административной панели.
Просмотр	Есть права на просмотр всех данных, но нет права их изменять.
Служба поддержки закупок (P2P) - управление пользователями	Управляют данными о пользователях, в том числе назначают роли.
Служба поддержки закупок (P2P) - группа мастер данных поставщиков	Имеют возможность изменять мастер данные по поставщикам.
Служба поддержки закупок (P2P) - группа по процессу оформления закупок	Согласуют заявки содержащие некаталожные позиции.

Всем новым покупателям, зарегистрировавшимся на платформе, по умолчанию назначается роль Инициатор.

Делегирование

О делегировании

У пользователя платформы есть возможность делегировать свои полномочия по работе в системе AGORA другому пользователю на определенный период.

Делегируются права на:

Согласование заявок и заказов на закупку.
Создание поступлений.

Делегировать полномочия можно только в случае, если грейд сотрудника выше или равен грейду пользователя, чьи права делегируются. Исключением является роль Финансовый контролер, он может делегировать права сотруднику с любым грейдом.

Инструкция по делегированию

Для того, чтобы делегировать права пользователю, необходимо:

Нажать на имя пользователя справа вверху страницы.
Перейти в раздел Делегирование.
Нажать на кнопку Создать.
Заполнить все параметры в открывшемся меню (все являются обязательными, помечены *).Представитель - пользователь, которому делегируются права.
Функция - что именно делегируется пользователю - Согласование заявок и заказов, создание поступления.
Период делегирования - период, в который будут делегироваться выбранная функция.
После заполнения всех полей нажмите на кнопку Сохранить.

Переназначение

О переназначении

У пользователя платформы есть возможность полностью переназначить Заказы, Поступления и Задачи на согласование другому пользователю. Переназначить их можно только пользователям с ролью "Инициатор". Переназначить заявки на согласование можно только пользователям с ролями "Финансовый контроллер", "Бюджетодержатель" (у которого лимит согласования равен или выше).

Переназначить права можно только в случае, если грейд сотрудника выше или равен грейду пользователя, чьи права делегируются. Исключением является роль Финансовый контролер, он может передать права сотруднику с любым грейдом.

Инструкция по переназначению

Для переназначения необходимо:

Нажать на имя пользователя справа вверху страницы.
Перейти в раздел Переназначение.
Заполнить необходимые поля (обязательные поля помечены *) и выбрать сущности для переназначения (или воспользоваться чек-боксом для переназначения всех сущностей).
После заполнения нажмите на кнопку Переназначить.

Отчеты

В подразделе отчетов отображается табличная часть со всеми отчетами, которые запланировано отправлять пользователю через представления:

Здесь можно настроить период отправки, дату и время отправки отчета, а также его получателей.

В табличной части представлена информация по столбцам:

Таблица данных – справочник, по которому будет формироваться отчет.
Название – название, указанное в наименовании представления.
Автор – пользователь, создавший представление.
Получатель – пользователь, для которого запланирован отчет.
График – период и день отправки отчета.
Окно запуска - время отправки отчета.
Действия - возможность отредактировать запланированные отчеты или удалить их.

Уведомления пользователя

В подразделе уведомлений пользователю доступна настройка уведомлений, которые он будет получать при работе на платформе.

Настройка уведомлений

Для настройки уведомлений необходимо:

Нажать на имя пользователя справа вверху страницы.
Открыть раздел Уведомления.
Проставить чек-боксы в столбце В системе и На эл.почту напротив событий, по которым вы желаете получать уведомления.

Если необходимо получать уведомления по всем событиям в системе или на эл.почту, необходимо кликнуть по соответствующему верхнему чек-боксу и настройка применится по всем видам уведомлений.

Внесенные изменения сохраняются автоматически.

Все выбранные уведомления, которые отмечены чек-боксом В системе, будут отображаться в разделе Уведомления с символом колокольчика. Если выбран вариант получения На эл.почту письма о событиях будут отправлены на указанную в системе эл.почту пользователя. Если у события указано получение уведомлений В системе и На эл.почту, уведомление будет отправлено и в раздел Уведомления и на указанную почту соответственно.

Просмотр информации о поставщике

В личном кабинете Покупателя доступна возможность просмотра списка поставщиков, а также информации о них.

Покупателям с ролью Служба поддержки закупок (P2P) и Администратор IT доступна полная информация о поставщике как в представлении (в таблице со списком поставщиков):
Так и в карточке поставщика:

Покупателям с ролями, кроме Служба поддержки закупок (P2P) и Администратор IT (к примеру, Инициатор) доступна ограниченная информация о поставщике.

Недоступны для отображения следующие данные в представлениях (в таблице со списком поставщиков):

Контактное лицо
Создано кем
Дата создания записи
Обновлено кем
Дата последнего обновления записи
Интеркомпани
Сопоставление счетов по умолчанию
Номер мобильного телефона
Адрес электронной почты для отправки заказов
Адрес электронной почты
Дополнительный адрес электронной почты

В карточке поставщика недоступны для просмотра такие данные, как:

Адрес электронной почты
Дополнительный адрес электронной почты
Интеркомпани
Уровень сопоставления счетов

Поставщики

После регистрации, пользователю поставщика становится доступны функции платформы в зависимости от его роли. Как правило, поставщики просматривают и согласовывают текущие заказы, проверяют их статус, участвуют в спотовых событиях.

Роли

Название роли

Доступные возможности

Администратор

Просмотр данных учетной записи
Редактирование учетных записей:
- Удаление
- Изменение основного и дополнительного адреса электронной почты
Отправка ссылки-приглашения для регистрации нового пользователя
Просмотр и подтверждение заказов
Просмотр и подача предложений в спотовых событиях

Менеджер поставщика

Просмотр данных своей учетной записи
Редактирование следующих данных своей учетной записи:
- ФИО
- Основной адрес электронной почты
- Дополнительный адрес электронной почты
Просмотр и подтверждение заказов
Просмотр и подача предложений в спотовых событиях

Управление пользователями

Пользователь с ролью Администратор имеет возможность управлять перечнем пользователей. Для управления необходимо:

Перейти в свой Профиль, нажав на имя в правой верхней части окна.
Перейти в раздел Настройки.
Выполнить необходимые действия (удалить, изменить, пригласить пользователя).

Приглашенный сотрудник сможет пройти регистрацию по отправленной ему ссылке на указанную электронную почту. Такому пользователю по умолчанию будет назначена роль "Менеджер поставщика".

Заявки (Purchase Request - PR)

Для создания заказа, пользователю необходимо предварительно создать заявку и отправить её на согласование. Позиции в заявке можно как выбрать из каталога, так и писать в свободной форме, если в нем нет необходимой позиции.

Описание статусов Заявки (PR)

Статус

Предшествующее действие пользователя/платформы

Переход в статус

Черновик

Пользователь подтвердил создание заявки на закупку
Один из пользователей в цепочке согласования отклонил заявку

На согласовании

Пользователь подтвердил отправку заявки на согласование

Согласована

Черновик

Согласована

Заявка утверждена всеми пользователями цепочки согласования

Диаграмма статуса заявки

Создание заявки

Для создания заявки авторизуйтесь в личном кабинете и перейдите в раздел Заявки в главном меню. Нажмите на кнопку Создать заявку.

Далее заполните все обязательные поля, они помечены *.

После чего добавьте необходимые позиции в заявку. Позиция может быть как выбрана из каталога, так и указана в произвольной форме. На данном этапе необходимо также заполнить все обязательные поля и нажать на кнопку Сохранить:

В заявке можно добавить до 100 позиций.

Далее заполните блок платежной информации в позициях заказа. Форма заполнения открывается кликом на значок поиска:

Заполните обязательные поля по платежной информации, после этого нажмите Сохранить:

После успешного заполнения всех необходимых полей заявка готова к отправке на согласование, цепочка которой построилась по мере заполнения заявки. Для отправки нажмите на кнопку Отправить на согласование:

Копирование заявки

На платформе реализован функционал копирования заявки. Копируются заявки только в статусе Согласовано и На согласовании. При копировании создается Черновик заявки со всеми данными, что удалось перенести из копируемой. В случае, если какую-либо строку заказа не удалось скопировать, об этом выводится соответствующее сообщение.

Для того, чтобы копировать заявку, необходимо:

В боковом меню выбрать раздел Заявки.
Кликнуть на значок либо в строке необходимой заявки, либо в открытой заявке.
После копирования заявки продолжить работу как над новой заявкой.

Согласование заявки

Цепочка согласующих формируется автоматически на основании грейдов, лимитов согласования и использования каталожной и некаталожной позиции в заявке.

Согласующий	Описание этапа согласования
Инициатор	Данный этап согласуется автоматически после отправки заявки на согласование. Ответственным за данный этап является инициатор - пользователь, создавший заявку.
Служба поддержки закупок	Данный этап необходим при использовании некаталожной позиции в заявке. Ответственный за данный этап - сотрудник службы поддержки закупок с ролью P2P.
Технический согласующий	На данном этапе происходит валидация на стороне SAP.
Бюджетодержатель	На данном этапе ответственный сотрудник контролирует, не выходит ли сумма заказа за рамки бюджета. Бюджетодержатель закрепляется за определенным инициатором. В зависимости от того, выходит сумма за рамки бюджета или нет, к согласованию будет также привлечен руководитель бюджетодержателя, рамки бюджета у которого выше.
Финансовый контролер	Данный этап необходим только в том случае, если сумма по заявке превышает его лимит.

После прохождения вышеперечисленных этапов проходит второе техническое согласование и после успешной валидации заявка считается согласованной, на основе которой создаются заказ(ы). Количество заказов зависит от договоров, используемых при формировании заявки.

Для согласования заявки, согласующему необходимо открыть заявку на платформе и нажать Согласовать или Отклонить в зависимости от желаемого результата.

Удаление заявки

Для удаления заявки необходимо:

В боковом меню выбрать раздел Заявки.
Кликнуть по номеру заявки в статусе Черновик в столбце ID.
Нажать на кнопку удаления заявки (иконка «Корзина»).
В окне подтверждения нажать на кнопку ОК.

После удаления вы будете перенаправлены на страницу раздела Заявки, удаленные заявки в списке не отображаются.

Заказы (Purchase Order - PO)

Описание статусов Заказа (PO)

Статус	Предшествующее действие пользователя/платформы	Переход в статус
Создан	В системе создан Заказ после утверждения заявки всеми пользователями цепочки согласования Изменения в заказе утверждены всеми пользователями цепочки согласования	Ручная отправка Отправлен
Отправлен	Система отправила заказ поставщику	Частично получен Полностью получен На согласовании Отменен
Ручная отправка	При отправке заказа поставщику была получена ошибка и заказ не был отправлен	Отправлен Отменен Закрыт мягко
На согласовании	Пользователь подтвердил отправку заявки на согласование Пользователь подтвердил отправку измененного заказа на согласование	Создан
Частично получен	Пользователь подтвердил создание частичного поступления по заказу	Полностью получен Закрыт мягко
Полностью получен	Пользователь подтвердил создание полного поступления по заказу	На согласовании Закрыт мягко
Закрыт мягко	Пользователь подтвердил мягкое закрытие заказа Прошло 90 дней с даты поставки	Закрыт полностью Отправлен
Закрыт полностью	Пользователь подтвердил полное закрытие заказа Прошло 2 года с даты последнего изменения
Отменен	Пользователь подтвердил отмену заказа	Отправлен

Диаграмма статуса Заказа (PO)

Создание заказа

Для создания Заказа (PO), сначала необходимо создать Заявку (PR) с указанием необходимых позиций. Создание заявки было описано выше. После того, как заявка успешно прошла согласование, по ней будут созданы заказы. Количество заказов зависит от договоров, которые использовались в заявке.

Сразу после создания заказа система выполняет следующие действия:

• Отправляет заказ на закупку в SAP.
• Отправляет заказ на закупку поставщику (на электронный адрес и/или в личный кабинет).

После того как по Заказу был получен товар или его часть, на этом основании можно создать Поступление (см. раздел "Создание поступления").

Изменение заказа

Изменение заказа доступно пользователям с ролями Инициатор и Служба поддержки закупок: группа по процессу оформления закупок.

Изменение заказа доступно при соблюдении всех перечисленных условий:

Заказ находится в одном из статусов: Черновик, Отправлен, Согласован, Ручная отправка, Частично получен, Полностью получен.
По строке заказа отсутствует поступления, либо все поступления аннулированы.

Изменение Количества товара в оформленном заказе, где в строке заказа в платежной информации выбран инвестиционный ордер (название объекта затрат начинается с @) доступно пользователям с ролью Инициатор и P2P Служба поддержки закупок.

Изменить количество на меньшее число, чем уже принято по данной строке заказа, не получится.

Для изменения заказа необходимо:

Открыть Заказ, в который необходимо внести изменения кликнув по его ID
Убедиться, что он соответствует условиям изменения заказа (см. описание выше)
Кликнуть на "Изменить заказ"
Внести необходимые изменения
Кликнуть на "Сохранить"

События при сохранении изменений:

Заказ перейдет в статус На согласовании.
Запустится цепочка согласования в соответствие с правилами согласования заявки на закупку.

Исключением являются случаи, когда после изменения заказа сумма уменьшилась относительно согласованной или увеличилась не более чем на 5%.
При этих обстоятельствах создается новая версия заказа, и обновленный заказ уходит поставщику в виде измененной печатной формы.

Отмена заказа

Отменить заказ возможно только в случае, если по нему не создано поступление (GR).

Данный функционал доступен пользователям с ролью "Служба поддержки закупок: группа по процессу оформления закупок".

Для отмены заказа необходимо:

Открыть Заказ, в который необходимо внести изменения кликнув по его ID
Кликнуть на кнопку "Отменить заказ"

События при отмене заказа:

Платформа отправляет уведомление поставщику об отмене заказа.
Переводит заказ в статус "Отменен".
Передает в SAP новое значение статуса.
Высвобождает бюджет зарезервированный под заказ, делает его доступным для резервирования в новых заказах.

Закрытие заказа

Данный функционал доступен пользователям с ролями:

Инициатор - Мягкое закрытие
Служба поддержки закупок: группа по процессу оформления закупок - Мягкое и полное закрытие, повторное открытие мягко закрытого заказа.

Мягкое или полное закрытие заказа доступно на статусах:

Отправлен
Частично получен
Полностью получен

Мягкое закрытие строки

Для мягкого закрытия заказа необходимо:

Открыть Заказ, в котором необходимо мягко закрыть позицию, кликнув по его ID
Кликнуть на "Изменить заказ"
Кликнуть на значок в необходимой позиции заказа

Или использовать функционал множественного выбора и нажать кнопку "Закрыть выбранные"

Повторное открытие строки

Для повторного открытия строки необходимо:

Открыть Заказ, в котором необходимо открыть строку заказа, кликнув по его ID
Кликнуть на "Изменить заказ"
Отметить необходимые позиции по их чек-боксам (или кликнуть "Выбрать все") и кликнуть на кнопку "Открыть выбранные"

Мягкое закрытие заказа (Soft closed)

Мягкое закрытие можно выполнить вручную, после чего, при необходимости, есть возможность переоткрыть заказ.

Также, закрытие сработает автоматически через 90 дней (10 дней, если заказ был переоткрыт) после даты поставки.

Для мягкого закрытия заказа необходимо:

Открыть Заказ, который необходимо мягко закрыть, кликнув по его ID
Кликнуть на кнопку "Закрыть заказ"
Подтвердить действие на странице

Повторное открытие заказа

Повторное открытие заказа доступно на статусе «Закрыт мягко».

Функционал открытия доступен пользователям с ролью Служба поддержки закупок: группа по процессу оформления закупок.

Для повторного открытия заказа необходимо:

Открыть Заказ, который необходимо открыть повторно, кликнув по его ID
Кликнуть на кнопку "Открыть повторно"
Подтвердить действие на странице

После повторного открытия заказ перейдет в статус «Отправлен».

Полное закрытие заказа (Hard closed)

Закрытие заказа может осуществляться пользователем вручную, либо же автоматически - по истечению 2-х лет с даты последнего изменения.

Функционал закрытия доступен пользователям с ролью Служба поддержки закупок: группа по процессу оформления закупок.

Для полного закрытия заказа необходимо:

Открыть Заказ, который необходимо полностью закрыть, кликнув по его ID
Кликнуть на кнопку "Закрыть полностью"
Подтвердить действие на странице

События при закрытии заказа:

Назначается новый статус заказу / строке заказа:

"Закрыт мягко" в случае мягкого закрытия. Для заказа в случае мягкого закрытия каждой строки..
"Закрыт" в случае полного закрытия. Для заказа в случае полного закрытия каждой строки.

В случае полного закрытия в SAP передается статус по строке и/или заголовку <status>closed</status>, в зависимости от того, что было закрыто.
Если по закрытому заказу сумма поступлений меньше, чем сумма заказа, разница в суммах возвращается в лимит по договору, позиции которого включены в заказ.

Поступления (GR)

Статусы поступлений

Статус	Описание
Создано	Поступление создано.
Аннулировано	Поступление аннулировано.

Проверить ошибки интеграции при создании/аннулировании Приемки (GR) можно в разделе Логи GoodsReceipt в административной панели.

Создание поступления

После того как заказ успешно был передан в SAP и находится в статусе "Отправлен", по нему можно создать поступление. Для этого необходимо:

Перейти в раздел Заказы
Найти необходимый заказ с помощью Представления или вручную в списке заказов
Кликнуть на значок возле необходимого заказа (необходимо прокрутить список горизонтально до конца)
Заполнить обязательные поля (помечены *) и нажать отправить

В случае возникновения ошибки при создании поступления, ошибка записываться в журнал интеграции SAP и видна в истории изменения Поступления (GR) и Заказа (PO).

Правила создания поступления:

Поступление создается на каждую отдельную строку заказа.
При создании поступления обязательно должно быть заполнены следующие поля:
- Количество
- Номер первичного документа
- Дата поступления
При указании значения в поле "Количество" меньше значения указанного в поле "Заказано" должно создается частичное поступление.
- Есть возможность создать полное поступление при проведенных частичного поступления.
При создании поступления ему присваивается уникальный номер.
При создании нескольких поступлений по одной строке заказа, платформа создает несколько документов с поступлениями.
Возможно создать поступление сразу на несколько строк заказа.
Есть возможность автоматического заполнения поля "Получено" значением из поля "Заказано" по кнопке "Быстрое поступление".
Максимальное значение в поле "Количество" равно значению в поле "Заказано".
После подтверждения сохранения поступления платформа ставит данное поступление в очередь для отправки в SAP.
После отправки поступления в SAP на платформу придёт номер документа из САП, который сохраняется в поле SAP_number

Уведомления пользователей

Платформа отправляет уведомления инициатору закупки о необходимости создания поступления за 4 дня и за 1 день до наступления даты поставки и через 1 день после, если поступление по заказу не было создано.

Аннулирование поступления

Аннулировать поступление может только пользователь с ролью Служба поддержки закупок - группа по процессу оформления закупок.

Для аннулирования поступления необходимо:

Перейти в раздел Поступления из бокового меню
Перейти в интересующее поступление, кликнув по его ID
Кликнуть на кнопку Аннулировать
Указать причину аннулирования (обязательное поле, помечено *) и комментарий (не обязательное) и нажать Подтвердить

В случае возникновения ошибки при аннулировании приемки, ошибка записываться в журнал интеграции SAP, и видна в истории изменения Поступления (GR) и Заказа (PO).

События при аннулировании поступления:

У пользователя запрашивается:
- Причина аннулирования
- Комментарий
Аннулируется поступление на полную сумму.
В SAP передается информация о поступлении.
От SAP на платформу передается номер документа.

Договор с поставщиком

Договор с поставщиком подразумевают соглашение между Покупателем (Danone) и Поставщиком, в рамках которого реализуются позиции каталога, а также регулируются такие условия, как Условия оплаты, Условия доставки, Общий лимит по договору (денежный), Возможность превышения установленного денежного лимита.

Проверить договоры с поставщиками можно в соответствующем разделе Договоры в административной панели или в том же разделе в личном кабинете пользователя.

Создание договора

Данные по договорам выгружаются исключительно из SAP и привязываются к созданному на платформе Поставщику. В случае, если Поставщик (контракт по которому выгружается на платформу) отсутствует или заблокирован на платформе - договор не создается.

Проверить логи выгрузки Договоров на платформу из SAP можно в разделе Логи Contract в административной панели.

Сумма всех заказов по договору и свободные средства

Сумма по Заявке (PR) учитывается в Сумме всех заказов по договору после согласования заявки.
В дальнейшем, при закрытии Позиции в Заказе (PO), производится расчет разницы между суммой позиции и суммой проведенных поступлений по ним, эта разница освобождается в Сумма всех заказов по договору.

Общая формула расчета Свободных средств в договоре:
Свободных средств = Сумма всех заказов по договору - Сумма всех заказов по договору (расчет по строкам описан выше).

Срок действия договора

Данные по сроку действия договора выгружаются из SAP.

Если Дата окончания в договоре НЕ РАВНА дате позже текущей - договор должен сменить статус на Не активен. Если сегодня день равен Дате окончания действия договора, то он ещё будет иметь статус Активен.

Если договор становится неактивным:

Связанные с ним каталоги скрываются от инициатора в момент поиска при создании PR / новой строки PO
У сотрудника с ролью P2P нет возможности выбрать его в строке PR / PO

Каталоги

В разделе отображаются доступные товары (позиции) из каталогов поставщиков.

Каталожные позиции связаны с определенным Поставщиком и его Договором (см. раздел Договоры с поставщиком).

Доступна возможность:

создание/редактирование каталожной позиции,
импортирование/экспорт каталогов,
скачивание шаблона загрузки каталога,
настройки представлений.

Создание каталожной позиции

Создание каталожной позиции доступно пользователям с ролью Служба поддержки закупок (P2P) - группа мастер данные поставщиков.

Для создания необходимо:

В боковом меню выбрать раздел "Каталоги"
Нажать на кнопку "Создать"
На открывшейся странице заполнить обязательные поля (они отмечены *)
Нажать кнопку «Сохранить».

После сохранения созданный товар отобразится в списке товаров в разделе "Каталог"

Импорт каталога из файла

Импорт каталога доступен пользователям с ролью Служба поддержки закупок (P2P) - группа мастер данные поставщиков.

Для создания необходимо:

В боковом меню выбрать раздел "Каталоги"
При необходимости скачать шаблон по нажатию на кнопку с иконкой файла
Нажать на кнопку "Загрузить из файла"
В открывшемся окне выбрать заполненный файл каталога

После успешного импорта товары будут отображены в списке товаров в разделе "Каталог".

Представления

О представлениях

Представления - используется для поиска и фильтрации данных. Построены на elasticsearch, что дает возможность гибкой настройки фильтра.

Используются в разделах:

• Заявки
• Заказы
• Поступления
• Каталоги
• Поставщики
• Договоры

Данные, после их создания, попадут в фильтрацию по Представлению в течении 5 минут, после индексации, не смотря на то, что в админ. панели и в ЛК пользователя сущность (к примеру, Заявка) уже будет доступна.

Создание представления

Чтобы создать представление, необходимо:

Перейти в раздел, в котором необходимо создать представление и кликнуть "Новое представление"
Заполнить как минимум обязательные поля (помечены *), остальные заполняются по необходимости
Сохранить представление путем нажатия "Сохранить"

Использование представления

Для того, чтобы применить представление необходимо:

Перейти в желаемый раздел через главное меню портала (на примере раздела Заказы)
Кликнуть на выпадающий список "Выберите представление"
Выбрать необходимое представление в выпадающем списке
После выбора представления сразу список будет отфильтрован по заданным параметрам

Использование фильтра

Если необходимо отфильтровать данные без использования представлений, можно воспользоваться функцией "Фильтр". Её можно использовать как при выбранном представлении, чтобы уточнить выборку, так и без него.

Для того, чтобы указать Фильтр, необходимо:

Перейти в желаемый раздел через главное меню портала (на примере раздела Заказы)
Нажать кнопку "Фильтр" справа от выбора представления
В фильтре настроить необходимые параметры выборки и нажать "Применить"

Уведомления

Уведомления для сотрудников Danone


Запрос на согласование заявки на закупку (тип 1)	Заявка доступна для согласования следующему пользователю/группе пользователей в цепочке согласования. Каждый пользователь в цепочке согласования получает уведомление в тот момент, когда предыдущий пользователь в цепочке согласования нажал “Согласовать”
Запрос на согласование заявки на закупку (тип 2)	Заявка доступна для согласования бюджет-держателю после согласования предыдущими пользователями из цепочки. Бюджет-держатель получает уведомление в тот момент, когда предыдущий пользователь в цепочке согласования нажал “Согласовать”.
Заявка утверждена	Заявка утверждена всеми пользователями из цепочки согласования. Каждый пользователь в цепочке согласования и инициатор заявки получает уведомление в тот момент, когда последний пользователь в цепочке согласования нажал “Согласовать”.
Заявка отклонена	Заявка отклонена любым пользователем из цепочки согласования. Каждый пользователь в цепочке согласования и инициатор заявки получает уведомление в тот момент, когда текущий пользователь в цепочке согласования нажал “Отклонить”.
Запрос на изменения заказа на закупку	Заказ доступен для согласования следующему пользователю/группе пользователей в цепочке согласования. Каждый пользователь в цепочке согласования получает уведомление в тот момент, когда предыдущий пользователь в цепочке согласования нажал “Согласовать”.
Запрос на изменение заказа утверждён	Запрос на изменение заказа утвержден всеми пользователями из цепочки согласования. Каждый пользователь в цепочке согласования и инициатор запроса на изменение получает уведомление в тот момент, когда последний пользователь в цепочке согласования нажал “Согласовать”.
Запрос на изменение заказа отклонён	Запрос на изменение заказа отклонен любым пользователем из цепочки согласования. Каждый пользователь в цепочке согласования и инициатор запроса получает уведомление в тот момент, когда текущий пользователь в цепочке согласования нажал “Отклонить”.
Напоминание о необходимости создать поступление (GR)	За 4 дня и за 1 день до наступления даты поставки и через 1 день после, если поступление по заказу не было создано.

Уведомления для сотрудников поставщиков по заказам


Запрос на подтверждение заказа	Произошло создание заказа PO в Агоре. После этого уведомление отправляется на почту поставщика (Supplier.Email).
Заказ изменен	Последний в цепочке согласования подтвердил заявку на изменение PO, создана новая версия заказа.

Администрирование

Пользователи

Администрирование пользователей доступно сотрудникам с ролью:

Служба поддержки закупок (P2P) - управление пользователями
Администратор IT

Создание пользователя

Перейти в раздел "Пользователи" в административной панели
Кликнуть на "Добавить пользователь"
Заполнить данные, с помощью которых пользователь сможет авторизоваться: Логин, Пароль, Подтверждение пароля:
Кликнуть "Сохранить"

После сохранения откроется детальная информация о пользователе с возможностью редактирования данных.

Редактирование пользователя

Для редактирования пользователя необходимо:

Перейти в раздел "Пользователи" в административной панели
Кликнуть на ID пользователя, которого необходимо редактировать
Изменить необходимые данные
Кликнуть на "Сохранить" или на "Сохранить и продолжить редактирование" в зависимости от потребности

Поставщики

Администрирование поставщиков доступно сотрудникам с ролью:

Служба поддержки закупок (P2P) - группа мастер данные поставщиков.
Администратор IT. Доступно создание поставщика и редактирование всех данных по нему.

Данные по поставщику приходят исключительно по интеграции через пакеты данных MasterData. На платформе возможно лишь изменение следующих данных:

Адрес электронной почты для отправки заказов
Сопоставление счетов по умолчанию

Редактирование поставщика

Для редактирования поставщика необходимо:

Перейти в раздел "Поставщики" в административной панели
Изменить необходимые данные
Кликнуть кнопку "Сохранить"

Экспорт данных

В административной панели в следующих разделах предусмотрен Экспорт данных:

Каталоги
Сайты PunchOut
Пользователи
Справочники (все подразделы)
Интеграции с SAP (все подразделы)

Есть несколько вариантов экспорта данных.

Экспорт всех данных раздела. Выполняется путем нажатия на кнопку Экспорт в интересующем разделе:
Выборочный экспорт данных. Выполняется путем выбора интересующих данных для экспорта, выбором операции, формата и кликом на Выполнить:

Если файл экспорта формируется менее чем на 1000 строк - скачивание происходит сразу в браузере.
Если строк итогового файла более 1000 - после формирования файл отправляется на электронную почту пользователя в zip архиве.

Ограничение на размер итогового файла экспорта - 35Мб, при достижении которого пользователю направляется письмо с сообщением скорректировать свой запрос.

Интеграции

На платформе реализованы интеграции со сторонними сервисами клиента.
Интеграции односторонние, а это значит, что данные от платформы передаются только при поступлении API запроса на платформу от стороннего сервиса.

Интеграция с SAP (P0x)

Между платформой и SAP (P0x) настроено интеграционное взаимодействие для обмена следующими данными по следующим потокам:

Название потока	Источник	Получатель	Инициатор	Частота
Cost centers	SAP P0x	Agora	SAP P0x	Раз в сутки
Internal orders	SAP P0x	Agora	SAP P0x	Раз в сутки
Suppliers	SAP P0x	Agora	SAP P0x	Раз в час
Technical contracts	SAP P0x	Agora	SAP P0x	Раз в сутки
PO simulation create	SAP P0x	Agora	SAP P0x	Каждые 10 секунд
PO create	SAP P0x	Agora	SAP P0x	Каждые 10 секунд
PO simulation update	SAP P0x	Agora	SAP P0x	Каждые 10 секунд
GR create	SAP P0x	Agora	SAP P0x	Каждые 10 секунд

Для приема данных на стороне Agora разработан веб-интерфейс для получения данных в файле формата cXML по технологии REST API.

Интеграционное взаимодействие между системами Agora и SAP P0x осуществляется через интеграционную шину EAI Middleware.

Инициатором в данном файлообмене будет выступать SAP P0x.

Проверить логи и статусы интеграции с SAP (P0x) можно в административной панели проекта в разделе Интеграция с SAP

Техническое согласование заявки (PR)

Раз в 5 минут запускается задача, по которой Middleware получает данные по списку заявок с платформы, которые на этапе согласования "Технический согласующий", далее внутри их системы происходит проверка, возможно ли создать заявку с данными, указанными в заявке (правильное ли заполнение, не превышены ли какие-либо лимиты). При отклонении заявки Техническим согласующим, заявка возвращается в статус "Черновик" и цепочка согласования сбрасывается. В истории изменений заявки пишется причина, почему проверка была не пройдена. При согласовании заявки, заявка движется дальше по цепи согласования и в истории отражается факт согласования со стороны Технического согласующего.

Логи периодических запросов с SAP можно проверить в админ. панели в разделе PO Simulatoin Create

Экспорт заказов (PO)

Только что созданные заявки помечаются в системе выключенным параметром "Экспортировано в SAP". Такие заявки выгружаются запросом от SAP раз в 5 минут, после чего помечаются включенным параметром. Выгрузка такого заказа может как создать заказ в SAP, так и обновить уже существующий. За один запрос SAP получает максимум 50 заказов на обработку. Если заказов больше 50, оставшиеся будут выгружены при следующем запросе - через 5 минут.
В случае возникновения ошибки экспорта в SAP, заказ помечается параметром "Ошибка при миграции заказа в SAP".
Логи ошибок миграции заказа в SAP можно проверить в админ. панели в разделе Записи о неудачных результатах в категории Интеграция с SAP

Интеграция с SMTP

На платформе реализована интеграция с почтовым сервисом для создания следующих возможностей:

Отправка уведомлений пользователям на электронную почту;
Согласование пользователями PR и изменений в PO из письма на эл. почте;
Отправка уведомлений поставщикам на эл. почту;
Подтверждение участие в закупки поставщиками из письма на эл. почте;
Регистрация поставщика.

Для этого предоставлен статичный IP-адрес почтового сервера Danone и доступ к техническому почтовому адресу. Для отправки почтовых уведомлений использовано коробочное решение mailer.
Проверить Логи писем можно в одноименном разделе в административной панели.

Интеграция с 1С

Интеграция с 1С используется для синхронизации пользователей

1С может обратиться к платформе для получения следующей информации:
• Получение токена OAuth 2.0 - метод аутентификации, 1С делает это перед каждым запросом
• Проверка существования пользователя в Агора - 1С делает данный запрос на платформу с целью проверки наличия пользователя в системе Агора
• Проверка существования менеджера в Агора - 1С совершает запрос на платформу с целью проверки наличия менеджера в системе Агора.
• Создание/изменение пользователя в Агора - 1С совершает запрос на платформу с целью создания нового пользователя (если пользователя нет в системе Агора) или обновления существующего пользователя (если пользователь существует) в системе Агора.

Также, раз в час система обращается к 1С для проверки материальной группы и бюджету в целях определения роли Бюджетодержателя или Финансового контроллера.

Интеграция с Active Directory (AD)

Для пользователей реализована авторизация по технологии SSO через ADFS, для этого настроена интеграция с Active Directory.

Аутентификация пользователя будет произведена автоматически с сессионными данными AD.

Алгоритм аутентификации и авторизации пользователя:

Пользователь открывает страницу системы Agora (любую). Если пользователь не авторизован, то происходит редирект на страницу авторизации с любого адреса портала.
На странице авторизации отображается кнопка "Войти в систему", при нажатии на которую, происходит перенаправление пользователя в службу федерации.
Осуществляется запрос аутентификационных данных (логина и пароля) в ADFS.
После входа пользователя в ADFS происходит перенаправление пользователя в Agora на главную страницу.

Из AD в Agora по запросу от Agora отправляются 2 потока данных:

Авторизационные данные (ADFS), отправка по необходимости;
Данные пользователей (LDAP), отправка раз в сутки.

Могут быть случаи, когда база данных с 1С и база данных с Active Directory конфликтуют в плане электронных почт пользователей. В случае возникновения трудностей авторизации, необходимо чтобы эти базы данных были синхронизированы.

Дерево страниц

Операционные закупки P2P

Ролевая модель

Покупатели

Роли

Делегирование

О делегировании

Инструкция по делегированию

Переназначение

О переназначении

Инструкция по переназначению

Отчеты

Уведомления пользователя

Настройка уведомлений

Просмотр информации о поставщике

Поставщики

Роли

Управление пользователями

Заявки (Purchase Request - PR)

Описание статусов Заявки (PR)

Диаграмма статуса заявки

Создание заявки

Копирование заявки

Согласование заявки

Удаление заявки

Заказы (Purchase Order - PO)

Описание статусов Заказа (PO)

Диаграмма статуса Заказа (PO)

Создание заказа

Изменение заказа

События при сохранении изменений:

Отмена заказа

События при отмене заказа:

Закрытие заказа

Мягкое закрытие строки

Повторное открытие строки

Мягкое закрытие заказа (Soft closed)

Повторное открытие заказа

Полное закрытие заказа (Hard closed)

События при закрытии заказа:

Поступления (GR)

Статусы поступлений

Создание поступления

Правила создания поступления:

Уведомления пользователей

Аннулирование поступления

События при аннулировании поступления:

Договор с поставщиком

Создание договора

Сумма всех заказов по договору и свободные средства

Срок действия договора

Каталоги

Создание каталожной позиции

Импорт каталога из файла

Представления

О представлениях

Создание представления

Использование представления

Использование фильтра

Уведомления

Уведомления для сотрудников Danone

Уведомления для сотрудников поставщиков по заказам

Администрирование

Пользователи

Создание пользователя

Редактирование пользователя

Поставщики

Редактирование поставщика

Экспорт данных

Интеграции

Интеграция с SAP (P0x)

Техническое согласование заявки (PR)

Экспорт заказов (PO)

Интеграция с SMTP

Интеграция с 1С

Интеграция с Active Directory (AD)