Прозрачность процесса и снижение рисков достигается за счет использования расширенного функционала, который позволяет формировать потребности на основе актуальной базы НСИ, консолидировать заявки и выстраивать детализированные планы закупок. Это интегрированное решение дает возможность не только инициировать закупки согласно стратегическому плану, но и оптимизировать бюджетные процессы за счет создания и согласования закупочных проектов.

Благодаря данному функциональному модулю, компании могут более эффективно распределять бюджеты, контролировать соблюдение сроков опубликования и проведения процедур, что сокращает время цикла закупок и повышает надежность выполнения обязательств. Это в итоге способствует повышению качества закупок, укреплению конкурентоспособности и поддержанию устойчивого роста бизнеса.

Раздел Планирование закупок используется для координации и управления заявками на закупки от различных локаций. Его основная задача — упростить процесс сбора и обработки заявок, обеспечивая прозрачность и эффективность закупок в организации.

Основные задачи раздела:

• Учет потребностей: позволяет отслеживать потребности различных локаций, что способствует оптимизации ресурсов.

• Упрощение процессов: объединяет разнородные запросы для лучшего управления закупками.

• Фасилитация коммуникаций: обеспечивает централизованное взаимодействие между локациями.

В разделе Планирование закупок есть возможность создать новую заявку на потребность от всех локаций или работать уже с имеющимися заявками. Для удобства управления доступны элементы фильтрации и поиска заявок. Здесь находятся 3 подраздела:

• Опубликованные заявки - опубликованные заявки от локаций.
• Заявки всех локаций - заявки от всех локаций во всех возможных статусах.
• Потребности к закупке - позиции из заявок всех локаций с возможностью добавления заявки на закупку.

В любом из подразделов Планирование закупок все заявки/позиции отображаются в табличной части. Заявки сортируются по дате создания (от новых к старым).

Поиск и фильтрация

В любом из подразделов Заявки на потребность реализовано несколько способов поиска информации:

• Поиск
• Фильтрация

Поиск

Поиск осуществляется по полному или частичному совпадению значений. Обеспечивает быстрый доступ к нужной информации.

Для осуществления поиска необходимо:

1. В поисковую строку ввести запрос
2. Нажать кнопку Поиск

Для сброса результатов поиска необходимо в поле поиска нажать на иконку сброса («крестик»).

Фильтрация

Фильтрация позволяет гибко настраивать параметры для более удобной работы с таблицей заявок. Упрощает работу с большими объемами данных за счет гибкой настройки отображения заявок.

Фильтрация опубликованных производится по столбцам:

• Тип заявки
• Срочность
• Локация
• Дата создания
• Дата изменения

Фильтрация заявок всех локаций производится по столбцам:

• Дата создания
• Дата изменения
• Статус

Для выполнения фильтрации необходимо:

1. В одном или нескольких полях выбрать значения
2. Нажать Применить

В результатах фильтрации будут выведены заявки, удовлетворяющие всем выбранным значениям.

Для сброса фильтрации необходимо нажать на кнопку Сбросить в блоке фильтрации.

Создание заявки от всех локаций

Функционал создан для централизованного создания заявок, который повышает координацию между отделами и локациями. На портале существует два способа создания заявки:

1. Вручную
2. Через раздел опубликованных заявок

Создание заявки доступно пользователю: руководитель отдела планирования.

Создание заявки вручную

Предоставляет полный контроль над процессом создания заявки.

Для создания необходимо:
1. Перейти в раздел «Планирование закупок»
2. Нажать кнопку «Создать заявку»

После создания откроется детальная страница заявки с пустым списком заявок и позиций.

Создание заявки через раздел опубликованных заявок

Облегчает процесс создания заявки на основе уже существующих данных.

Для создания необходимо:
1. Перейти в раздел «Планирование закупок»
2. Проставить чек-боксы в строках заявок, которые необходимо добавить
3. Нажать на кнопку «Добавить в заявку»
4. В открывшемся модальном окне в поле «Заявка от всех локаций» выбрать значение «Новая»
5. Кликнуть по кнопке «Сохранить»

После создания откроется детальная страница заявки, в списке заявок будут отображены выбранные заявки от локаций.

Добавление заявок в заявку от всех локаций

Обеспечивает удобный способ объединения заявок от отдельных локаций в одну централизованную заявку, что упрощает управление и контроль.

На портале существует два способа добавления заявок от локаций в существующую заявку от всех локаций:

1. С детальной страницы заявки от всех локации
2. Через подраздел опубликованных заявок

Добавление заявок с детальной страницы

Для добавления заявки от локации в заявку от всех локаций необходимо:
1. Перейти в раздел «Планирование закупок»
2. Открыть подраздел «Заявки всех локаций»
3. Кликнуть по номеру заявки в статусе «Черновик»
4. В блоке «Заявки» нажать на кнопку «Добавить заявки»
5. В открывшемся окне ввести номер заявки, которую необходимо добавить
6. В выпадающем списке выбрать заявку
7. При необходимости добавления нескольких заявок повторить шаги 5-6
8. Сохранить

Добавленные заявки отобразятся в блоке «Заявки».

Добавление заявок через подраздел «Опубликованные заявки»

Для добавления заявки от локации в заявку от всех локаций необходимо:
1. Перейти в раздел «Планирование закупок»
2. Открыть подраздел «Опубликованные заявки»
3. Проставить чек-боксы в строках заявок, которые необходимо добавить
4. Нажать на кнопку «Добавить в заявку»
5. В открывшемся модальном окне в поле «Заявка от всех локаций» выбрать значение «Существующая»
6. В поле «Номер заявки» ввести номер заявки от всех локаций, в которую необходимо добавить
7. Выбрать в выпадающем списке необходимую
8. Сохранить

После сохранения откроется детальная страница заявки от всех локаций с добавленными заявками и их позициями.

Опрос локаций о позициях в заявке всех локаций

В сформированной заявке от всех локаций есть возможность опросить локации о позициях. Данный функционал помогает уточнить потребности локаций и получить своевременную обратную связь для более точного планирования закупок.

Для опроса необходимо:
1. В меню выбрать раздел «Планирование закупок»
2. Открыть подраздел «Заявки всех локаций»
3. Открыть заявку в статусе «Черновик», в которой содержится хотя бы 1 заявка с позициями
4. Нажать на блок «Позиции»
5. Отметить чек-боксом позиции, о которых необходимо оповестить
6. В открывшемся окне ввести комментарий при необходимости
7. Нажать «Отправить»

После отправки опроса:

• Руководители локаций получат уведомление на почту о выбранных позициях с комментарием (если он был заполнен)
• В позициях, о которых производился опрос, проставится индикатор (галочка) отправки уведомления

Оформление заявки всех локаций

Процесс оформления заявки включает создание, добавление позиций и необходимых комментариев, а также взаимодействия с локациями. Это обеспечивает завершение процесса планирования закупок и подготовку документации для реализации.

Функционал доступен сотрудникам с ролью: Руководитель отдела планирования.

Для формирования новой заявки на потребность от всех локации необходимо:
1. В меню выбрать раздел «Планирование закупок»
2. Создать заявку любым способом описанным выше
3. При необходимости заполнить комментарий
4. Если заявка была создана вручную, добавить хотя бы одну заявку в список заявок (Подробное описание в разделе Добавление заявок в заявку от всех локаций)
5. При необходимости опросить локации о позициях (Подробное описание в разделе Опрос локаций о позициях в заявке всех локаций)
6. Опубликовать

Эти функциональные блоки способствуют улучшению планирования закупок, обеспечивая более высокую эффективность, прозрачность и согласованность в процессе управления закупками.