Сбор потребностей и стратегическое планирование закупок являются ключевыми элементами для повышения операционной эффективности и достижения стратегических целей компании. Платформа AGORA обеспечивает не только эффективное использование ресурсов, но и точное соответствие закупаемых товаров реальным требованиям бизнеса, что способствует снижению издержек и оптимизации запасов. |
Прозрачность процесса и снижение рисков достигается за счет использования расширенного функционала, который позволяет формировать потребности на основе актуальной базы НСИ, консолидировать заявки и выстраивать детализированные планы закупок. Это интегрированное решение дает возможность не только инициировать закупки согласно стратегическому плану, но и оптимизировать бюджетные процессы за счет создания и согласования закупочных проектов.
Благодаря данному функциональному модулю, компании могут более эффективно распределять бюджеты, контролировать соблюдение сроков опубликования и проведения процедур, что сокращает время цикла закупок и повышает надежность выполнения обязательств. Это в итоге способствует повышению качества закупок, укреплению конкурентоспособности и поддержанию устойчивого роста бизнеса.
Раздел Планирование закупок используется для координации и управления заявками на закупки от различных локаций. Его основная задача — упростить процесс сбора и обработки заявок, обеспечивая прозрачность и эффективность закупок в организации.
Основные задачи раздела:
Учет потребностей: позволяет отслеживать потребности различных локаций, что способствует оптимизации ресурсов.
Упрощение процессов: объединяет разнородные запросы для лучшего управления закупками.
Фасилитация коммуникаций: обеспечивает централизованное взаимодействие между локациями.
В разделе Планирование закупок есть возможность создать новую заявку на потребность от всех локаций или работать уже с имеющимися заявками. Для удобства управления доступны элементы фильтрации и поиска заявок. Здесь находятся 3 подраздела:
В любом из подразделов Планирование закупок все заявки/позиции отображаются в табличной части. Заявки сортируются по дате создания (от новых к старым).
В любом из подразделов Заявки на потребность реализовано несколько способов поиска информации:
Поиск
Функция поиска позволяет быстро находить нужную информацию среди множества заявок на основании полного или частичного совпадения значений. Это обеспечивает пользователям доступ к необходимым данным без затрат времени на просмотр и анализ больших объемов информации. Такой функционал особенно полезен, когда необходимо оперативно отреагировать на запросы или изменения в заявках.
Поиск осуществляется по полному или частичному совпадению значений. Для осуществления поиска введите запрос (1) и нажмите на кнопку Поиск (2).
Фильтрация
Фильтрация позволяет гибко настраивать параметры для более удобной работы с таблицей заявок. Упрощает работу с большими объемами данных за счет гибкой настройки отображения заявок.
Фильтрация опубликованных производится по столбцам:
Фильтрация заявок всех локаций производится по столбцам:
Для выполнения фильтрации выберите значения фильтров (1) и нажмите на кнопку Применить фильтр (2).
В результатах фильтрации будут выведены заявки, удовлетворяющие всем выбранным значениям.
Для сброса фильтрации необходимо нажать на кнопку Сбросить в блоке фильтрации.
Функционал создан для централизованного создания заявок, который повышает координацию между отделами и локациями. На портале существует два способа создания заявки:
Создание заявки доступно пользователю: руководитель отдела планирования.
Создание заявки вручную
Этот способ предоставляет пользователям полный контроль над процессом создания заявки, обеспечивая возможность указания всех деталей и особенностей, которые могут быть важны для конкретного запроса. Это позволяет учитывать уникальные потребности и особенности каждой ситуации, что способствует более точному планированию.
Для создания необходимо перейти в раздел Планирование закупок и нажать кнопку Создать заявку.
После создания откроется детальная страница заявки с пустым списком заявок и позиций.
Создание заявки через раздел опубликованных заявок
Функционал облегчает создание новых заявок на основе существующих, что снижает временные затраты и минимизирует вероятность ошибок при вводе данных. Это особенно важно в условиях повторяющихся процессов или ситуаций, когда требуется учитывать предыдущий опыт.
Для создания заявки в разделе Опубликованные заявки нужно выделить все необходимые для добавления заявки и нажать на кнопку Добавить в заявку. После создания откроется детальная страница заявки, в списке заявок будут отображены выбранные заявки от локаций.
Объединение заявок от разных локаций в одну централизованную заявку упрощает управление и контроль над процессом. Это позволяет избежать дублирования работы и обеспечивает более согласованное и эффективное распределение ресурсов.
На портале существует два способа добавления заявок от локаций в существующую заявку от всех локаций:
Добавление заявок с детальной страницы
Для добавления заявки от локации в заявку от всех локаций достаточно открыть заявку в статусе Черновик, нажать на кнопку Добавить заявки и выбрать нужную заявку.
Добавленные заявки отобразятся в блоке «Заявки».
Добавление заявок через подраздел «Опубликованные заявки»
Для добавления заявки от локации в заявку от всех локаций необходимо в разделе Опубликованные заявки выделить нужные, нажать на кнопку Добавить в заявку и выбрать значение Существующая и указать, в какую заявку нужно добавить.
После сохранения откроется детальная страница заявки от всех локаций с добавленными заявками и их позициями.
В сформированной заявке от всех локаций есть возможность опросить локации о позициях. Функция опроса позволяет точно определить потребности каждой локации, обеспечивая своевременную обратную связь. Благодаря этому, планирование закупок становится более точным и отвечает реальным нуждам. Этот процесс содействует улучшению координации между отделами.
Для опроса нужно открыть заявку в статусе Черновик и перейти в список позиций (1). Далее выберите нужные позиции (2) и нажмите на кнопку Опросить позиции (3).
После отправки опроса руководители локаций получат уведомление на почту о выбранных позициях с комментарием (если он был заполнен).
Процесс оформления заявки включает создание, добавление позиций и необходимых комментариев, а также взаимодействия с локациями. Это обеспечивает завершение процесса планирования закупок и подготовку документации для реализации.
Функционал доступен сотрудникам с ролью: Руководитель отдела планирования.
Для формирования новой заявки на потребность от всех локации необходимо:
1. В меню выбрать раздел «Планирование закупок»
2. Создать заявку любым способом описанным выше
3. При необходимости заполнить комментарий
4. Если заявка была создана вручную, добавить хотя бы одну заявку в список заявок (Подробное описание в разделе Добавление заявок в заявку от всех локаций)
5. При необходимости опросить локации о позициях (Подробное описание в разделе Опрос локаций о позициях в заявке всех локаций)
6. Опубликовать
Эти функциональные блоки способствуют улучшению планирования закупок, обеспечивая более высокую эффективность, прозрачность и согласованность в процессе управления закупками.