Одним из преимуществ P2P закупок является возможность настройки статусных и ролевых моделей для согласования заявок и заказов. Использование BPM-конструктора позволяет быстро внедрять и адаптировать бизнес-логику клиента. Это ускоряет процесс утверждения, минимизируя бюрократические задержки, что способствует сокращению времени цикла закупок. Система поддерживает сложные сценарии согласования с контролем лимитов на одобрение, а также параллельные и последовательные маршруты, обеспечивая гибкость и точность в управлении закупками. Этот инструмент существенно сокращает время внедрения и позволяет вносить изменения без значительных переработок, что защищает финансовые интересы компании и адаптируется под её потребности

Кроме того, благодаря P2P закупкам ваша компания получит возможность гибко управлять приемкой товаров и услуг. Система позволяет вести как полную, так и частичную приемку, что помогает адаптироваться к меняющимся потребностям и оптимизировать процессы поставок. Это означает меньше хаоса и больше структурированности в ваших закупках. Рассмотрим доступный функционал подробнее.

Ролевая модель

Глобально всех пользователей можно разделить на Покупателей и Поставщиков в рамках платформы. Рассмотрим, какие основные роли и настройки есть для каждого типа пользователей.

Покупатели

Роли

Всем новым покупателям, зарегистрировавшимся на платформе, по умолчанию назначается роль Инициатор.

У пользователя платформы есть возможность делегировать свои полномочия по работе в системе AGORA другому пользователю на определенный период.

Делегируются права на:

• Согласование заявок и заказов на закупку.
• Создание поступлений.

Кроме того, вы можете полностью переназначить Заказы, Поступления и Задачи на согласование другому пользователю. 

Делегировать или Переназначить права можно только в случае, если грейд сотрудника выше или равен грейду пользователя, чьи права делегируются. Исключением является роль Финансовый контролер, он может передать права сотруднику с любым грейдом.

Кроме того, в личных настройках любой пользователь может создать и настроить отчетность. Это значит, что вы можете установить график для автоматической отправки отчетов в заданное время и дату, чтобы все выбранные получатели своевременно получали необходимую информацию.

Вы также можете настраивать уведомления, поступающие с платформы, в зависимости от события. Есть возможность выбрать, где именно вы хотите получать уведомления: в системе AGORA, на ваш электронный адрес, или и там, и там. Это позволит вам быть в курсе важной информации в наиболее удобном для вас формате.

Поставщики

После регистрации, пользователю поставщика становится доступны функции платформы в зависимости от его роли. Как правило, поставщики просматривают и согласовывают текущие заказы, проверяют их статус, участвуют в спотовых событиях. 

Роли

Заявки (Purchase Request - PR)

Для создания заказа, пользователю необходимо предварительно создать заявку и отправить её на согласование. Позиции в заявке можно как выбрать из каталога, так и писать в свободной форме, если в нем нет необходимой позиции.

Описание статусов Заявки (PR)

Диаграмма статуса заявки

Создание заявки

Для начала создания заявки вам необходимо заполнить все обязательные поля формы. После того как все обязательные поля будут заполнены корректно, ваша заявка будет готова для отправки на согласование. Цепочка согласования автоматически формируется по мере заполнения заявки. Это значит, что система сама определяет, какие шаги и кто именно должен будет рассмотреть вашу заявку дальше.

Когда вы убедитесь, что все сведения внесены правильно, и заявка готова к отправке, просто нажмите на кнопку Отправить на согласование. Таким образом вы запустите процесс проверки и утверждения вашей заявки ответственными лицами.

Помимо создания заявки с нуля можно также копировать заявку с уже созданной ранее. При копировании создается Черновик заявки со всеми данными, что удалось перенести из копируемой. 

Согласование заявки

Цепочка согласующих формируется автоматически на основании грейдов, лимитов согласования и использования каталожной и некаталожной позиции в заявке.

После прохождения вышеперечисленных этапов проходит второе техническое согласование и после успешной валидации заявка считается согласованной, на основе которой создаются заказ(ы). Количество заказов зависит от договоров, используемых при формировании заявки. 

Для согласования заявки, согласующему необходимо открыть заявку на платформе и нажать Согласовать или Отклонить в зависимости от желаемого результата.

Заказы (Purchase Order - PO)

Описание статусов Заказа (PO)

Диаграмма статуса Заказа (PO)

Создание заказа

Для создания Заказа (PO), сначала необходимо создать Заявку (PR) с указанием необходимых позиций. Создание заявки было описано выше. После того, как заявка успешно прошла согласование, по ней будут созданы заказы. Количество заказов зависит от договоров, которые использовались в заявке.

Сразу после создания заказа система выполняет следующие действия:

• Отправляет заказ на закупку в SAP.
• Отправляет заказ на закупку поставщику (на электронный адрес и/или в личный кабинет).

После того как по Заказу был получен товар или его часть, на этом основании можно создать Поступление. Создание поступлений мы рассмотрим далее.

Изменение заказа

Изменение заказа доступно пользователям с ролями Инициатор и Служба поддержки закупок: группа по процессу оформления закупок.

Изменение заказа доступно при соблюдении всех перечисленных условий:

• Заказ находится в одном из статусов: Черновик, Отправлен, Согласован, Ручная отправка, Частично получен, Полностью получен.
• По строке заказа отсутствует поступления, либо все поступления аннулированы.

Изменение Количества товара в оформленном заказе, где в строке заказа в платежной информации выбран инвестиционный ордер (название объекта затрат начинается с @) доступно пользователям с ролью Инициатор и P2P Служба поддержки закупок.

После сохранения изменений заказ перейдет снова на согласование. Исключением являются случаи, когда после изменения заказа сумма уменьшилась относительно согласованной или увеличилась не более чем на 5%. При этих обстоятельствах создается новая версия заказа, и обновленный заказ уходит поставщику в виде измененной печатной формы.

Отмена заказа

Отменить заказ возможно только в случае, если по нему не создано поступление (GR). Данный функционал доступен пользователям с ролью "Служба поддержки закупок: группа по процессу оформления закупок".

Это ограничение помогает обеспечить порядок в процессе закупок и исключает ситуации, когда заказы отменяются после того, как товары или услуги уже начали поступать. 

Закрытие заказа

Данный функционал доступен пользователям с ролями:

• Инициатор - Мягкое закрытие
• Служба поддержки закупок: группа по процессу оформления закупок - Мягкое и полное закрытие, повторное открытие мягко закрытого заказа.

Мягкое или полное закрытие заказа доступно на статусах:

• Отправлен
• Частично получен
• Полностью получен

Мягкое закрытие заказа (Soft closed)

Мягкое закрытие заказа можно осуществить вручную, предоставляя гибкость в управлении вашими заказами. Это особенно полезно, если вы хотите временно закрыть заказ, а затем, при необходимости, снова его открыть.

Если вы предпочитаете полагаться на автоматический процесс, будьте уверены, что мягкое закрытие произойдет автоматически через 90 дней после установленной даты поставки.

В случае если вам понадобится повторно открыть закрытый заказ, это возможно сделать, если заказ находится в статусе Закрыт мягко. Возможность повторного открытия заказа предоставляется пользователям, которые имеют роль Служба поддержки закупок: группа по процессу оформления закупок.

Это позволяет пользователям с соответствующими полномочиями гибко управлять заказами и быстро реагировать на изменяющиеся обстоятельства.

Полное закрытие заказа (Hard closed)

Заказ может быть закрыт либо вручную, либо автоматически. Автоматическое закрытие происходит спустя два года с даты последнего изменения заказа. Эта функция доступна пользователям, которые имеют роль Служба поддержки закупок: группа по процессу оформления закупок.

Поступления (Goods Receipt - GR)

Статусы поступлений

Создание поступления

После того как заказ успешно был передан в SAP и находится в статусе Отправлен, по нему можно создать поступление.

В случае возникновения ошибки при создании поступления, ошибка записываться в журнал интеграции SAP и видна в истории изменения Поступления (GR) и Заказа (PO).

Правила создания поступления:

• Поступление создается на каждую отдельную строку заказа.
• При создании поступления обязательно должно быть заполнены следующие поля:
  • Количество;
  • Номер первичного документа;
  • Дата поступления.
• При указании значения в поле Количество меньше значения указанного в поле Заказано создается частичное поступление.
• При создании поступления ему присваивается уникальный номер.
• При создании нескольких поступлений по одной строке заказа, платформа создает несколько документов с поступлениями.
• Возможно создать поступление сразу на несколько строк заказа.
• Есть возможность автоматического заполнения поля Получено значением из поля Заказано по кнопке Быстрое поступление.
• Максимальное значение в поле Количество равно значению в поле Заказано.
• После подтверждения сохранения поступления платформа ставит данное поступление в очередь для отправки в SAP.
• После отправки поступления в SAP на платформу придёт номер документа из SAP.

Аннулирование поступления

Аннулировать поступление может только пользователь, обладающий ролью Служба поддержки закупок — группа по процессу оформления закупок.

Когда вы начинаете процесс аннулирования поступления, система запросит у вас указать причину аннулирования и ввести комментарий для более полной информации о причинах данного действия.

Важно отметить, что аннулирование поступления происходит на полную сумму, что гарантирует полное нивелирование финансовых обязательств, связанных с данным поступлением.

После аннулирования, информация о поступлении передается в систему SAP для фиксации изменений. В ответ SAP вернет на платформу номер документа, подтверждающий проведение операции. Это обеспечивает прозрачность и позволяет пользователям легко отслеживать все происходящие изменения.

Договор с поставщиком

Договор с поставщиком — это формальное соглашение между Покупателем и Поставщиком, в рамках которого устанавливаются условия поставки товаров или услуг. Здесь также оговорены такие аспекты, как условия оплаты, условия доставки и общий денежный лимит по договору. Важным элементом договора является возможность превышения установленного денежного лимита, если это подразумевается условиями сотрудничества.

Когда Заявка (PR) согласована, её сумма добавляется к общей Сумме всех заказов по договору.

Затем, когда конкретная позиция в Заказе (PO) закрывается, происходит пересчет. Разница между суммой по этой позиции и суммой всех проведенных поступлений освобождается, увеличивая доступные средства в рамках договора.

Общая формула расчета Свободных средств в договоре:
Свободных средств = Общий лимит по договору - Сумма всех заказов по договору.

Это позволяет понять, сколько средств ещё остаётся доступным для использования в рамках данного договорного обязательства. 

Каталоги

В разделе Каталоги отображаются доступные позиции из каталогов поставщиков. Каталожные позиции связаны с определенным Поставщиком и его Договором.

Доступна возможность: 

• создание/редактирование каталожной позиции,  
• импортирование/экспорт каталогов,  
• скачивание шаблона загрузки каталога, 
• настройки представлений. 

Создание каталожной позиции  

Создание каталожной позиции доступно пользователям с ролью Служба поддержки закупок (P2P) - группа мастер данные поставщиков.

Для создания необходимо: 

1. В боковом меню перейти в  раздел Каталоги.
   Техническая поддержка > Danone > image-2024-5-2_16-29-6.png
2. Нажать на кнопку Создать.
   Техническая поддержка > Danone > image-2024-5-2_16-30-46.png
3. На открывшейся странице заполнить обязательные поля (они отмечены *).
   Техническая поддержка > Danone > image-2024-5-2_17-4-52.png
4. Нажать кнопку Сохранить. 

После сохранения созданный товар отобразится в списке товаров в разделе Каталог.

Импорт каталога из файла

Импорт каталога доступен пользователям с ролью Служба поддержки закупок (P2P) - группа мастер данные поставщиков.

Для создания необходимо: 

1. В боковом меню перейти в раздел Каталоги.
   Техническая поддержка > Danone > image-2024-5-2_16-29-6.png
2. При необходимости скачать шаблон по нажатию на кнопку с иконкой файла.
   Техническая поддержка > Danone > image-2024-5-2_17-20-8.png
3. Нажать на кнопку Загрузить из файла.
   Техническая поддержка > Danone > image-2024-5-2_17-21-6.png
4. В открывшемся окне выбрать заполненный файл каталога

После успешного импорта товары будут отображены в списке товаров в разделе Каталог. 

Представления

Представления - используется для поиска и фильтрации данных. Построены на elasticsearch, что дает возможность гибкой настройки фильтра.

Используются в разделах:

• Заявки
• Заказы
• Поступления
• Каталоги
• Поставщики
• Договоры

Создание представления

Чтобы создать представление, необходимо:

1. Перейти в раздел, в котором необходимо создать представление и нажать на кнопку Новое представление.
   Техническая поддержка > Danone > image-2024-4-25_13-40-36.png
2. Заполнить как минимум обязательные поля (помечены *), остальные заполняются по необходимости.
   Техническая поддержка > Danone > image-2024-4-25_13-45-21.png
3. Сохранить представление путем нажатия на кнопку Сохранить.
   Техническая поддержка > Danone > image-2024-4-25_13-49-13.png

Использование представления

Для того, чтобы применить представление необходимо:

1. Перейти в желаемый раздел через главное меню портала (на примере раздела Заказы)
   Техническая поддержка > Danone > image-2024-4-25_13-52-8.png
2. Нажать на выпадающий список Выберите представление.
   Техническая поддержка > Danone > image-2024-4-25_13-53-54.png
3. Выбрать необходимое представление в выпадающем списке.
   Техническая поддержка > Danone > image-2024-4-25_13-56-53.png
   
   
4. После выбора представления сразу список будет отфильтрован по заданным параметрам.

Использование фильтра

Если необходимо отфильтровать данные без использования представлений, можно воспользоваться функцией Фильтр. Её можно использовать как при выбранном представлении, чтобы уточнить выборку, так и без него.

Для того, чтобы указать Фильтр, необходимо:

1. Перейти в желаемый раздел через главное меню портала (на примере раздела Заказы)
   Техническая поддержка > Danone > image-2024-4-25_13-52-8.png
2. Нажать на кнопку Фильтр справа от выбора представления.
   Техническая поддержка > Danone > image-2024-4-25_14-1-18.png
3. В фильтре настроить необходимые параметры выборки и нажать Применить.
   Техническая поддержка > Danone > image-2024-4-25_17-5-31.png

Уведомления

Уведомления для покупателей

Уведомления для поставщиков по заказам

Интеграции

На платформе реализованы интеграции со сторонними сервисами клиента.

Интеграция с SAP (P0x)

Между платформой и SAP (P0x) настроено интеграционное взаимодействие для обмена следующими данными по следующим потокам:

Техническое согласование заявки (PR)

Раз в 5 минут запускается задача, по которой Middleware получает данные по списку заявок с платформы, которые на этапе согласования Технический согласующий, далее внутри их системы происходит проверка, возможно ли создать заявку с данными, указанными в заявке (правильное ли заполнение, не превышены ли какие-либо лимиты). При отклонении заявки Техническим согласующим, заявка возвращается в статус Черновик и цепочка согласования сбрасывается. В истории изменений заявки пишется причина, почему проверка была не пройдена. При согласовании заявки, заявка движется дальше по цепи согласования и в истории отражается факт согласования со стороны Технического согласующего.

Экспорт заказов (PO)

Только что созданные заявки помечаются в системе выключенным параметром "Экспортировано в SAP". Такие заявки выгружаются запросом от SAP раз в 5 минут, после чего помечаются включенным параметром. Выгрузка такого заказа может как создать заказ в SAP, так и обновить уже существующий. В случае возникновения ошибки экспорта в SAP, заказ помечается параметром "Ошибка при миграции заказа в SAP".

Интеграция с 1С

Интеграция с 1С используется для синхронизации пользователей 

Интеграция с Active Directory (AD)

Для пользователей реализована авторизация по технологии SSO через ADFS, для этого настроена интеграция с Active Directory.