Sv translation

language	ru_RU

Информация

icon	false

Последний блок, который мы выделим, — это P2P закупки (Procure-to-Pay), предназначенные для комплексной оптимизации процессов в закупочном отделе. Разрабатываемый блок P2P системы охватывает весь процесс от создания заявок на закупку до их оплаты и доставки товаров, обеспечивая полный контроль и прозрачность на каждом этапе цепочки поставок. Его можно реализовать как самостоятельное продуктовое решение, так и он может быть частью SRM системы.

Одним из преимуществ P2P закупок является возможность настройки статусных и ролевых моделей для согласования заявок и заказов. Использование BPM-конструктора позволяет быстро внедрять и адаптировать бизнес-логику клиента. Это ускоряет процесс утверждения, минимизируя бюрократические задержки, что способствует сокращению времени цикла закупок. Система поддерживает сложные сценарии согласования с контролем лимитов на одобрение, а также параллельные и последовательные маршруты, обеспечивая гибкость и точность в управлении закупками. Этот инструмент существенно сокращает время внедрения и позволяет вносить изменения без значительных переработок, что защищает финансовые интересы компании и адаптируется под её потребности

Кроме того, благодаря P2P закупкам ваша компания получит возможность гибко управлять приемкой товаров и услуг. Система позволяет вести как полную, так и частичную приемку, что помогает адаптироваться к меняющимся потребностям и оптимизировать процессы поставок. Это означает меньше хаоса и больше структурированности в ваших закупках. Рассмотрим доступный функционал подробнее.

Оглавление

maxLevel	2

Ролевая модель

Информация

icon	false

Есть возможность настроить любую ролевую модель, которая необходима под ваши индивидуальные требования. Мы рассмотрим некоторый базовый вариант, который можно будет кастомизировать.

Глобально всех пользователей можно разделить на

...

Закупщиков и Поставщиков в рамках платформы. Рассмотрим, какие основные роли и настройки есть для каждого типа пользователей.

...

Закупщики

Роли

Название роли	Доступные возможности
Инициатор	Может создавать заявки на закупку товаров.
Руководитель инициатора	Видит заявки и заказы своих подчиненных.
Бюджетодержатель и финансовый контроллер	Согласуют заявки, основываясь на лимитах бюджета.
Централизированный инициатор	Инициатор с большим количеством прав.
Администратор IT	Имеет права на просмотр и изменения данных в административной панели.
Просмотр	Есть права на просмотр всех данных, но нет права их изменять.
Служба поддержки закупок (P2P) - управление пользователями	Управляют данными о пользователях, в том числе назначают роли.
Служба поддержки закупок (P2P) - группа мастер данных поставщиков	Имеют возможность изменять мастер данные по поставщикам.
Служба поддержки закупок (P2P) - группа по процессу оформления закупок	Согласуют заявки содержащие некаталожные позиции.

Всем новым

...

закупщикам, зарегистрировавшимся на платформе, по умолчанию назначается роль Инициатор.

...

Делегирование

...

У пользователя платформы есть

...

возможность делегировать свои полномочия по работе в системе AGORA другому

...

пользователю на определенный период.

Делегируются права на:

Согласование заявок и заказов на закупку.
Создание поступлений.

...

Кроме того, вы можете полностью переназначить Заказы, Поступления и Задачи на согласование другому пользователю.

Делегировать или Переназначить права можно только в случае, если грейд сотрудника выше или равен грейду пользователя, чьи права делегируются. Исключением является

...

роль Финансовый контролер, он может

...

передать права сотруднику с любым грейдом.

Инструкция по делегированию

Для того, чтобы делегировать права пользователю, необходимо:

...

Переназначение

О переназначении

У пользователя платформы есть возможность полностью переназначить Заказы, Поступления и Задачи на согласование другому пользователю. Переназначить их можно только пользователям с ролью "Инициатор". Переназначить заявки на согласование можно только пользователям с ролями "Финансовый контроллер", "Бюджетодержатель" (у которого лимит согласования равен или выше).

Переназначить права можно только в случае, если грейд сотрудника выше или равен грейду пользователя, чьи права делегируются. Исключением является роль Финансовый контролер, он может передать права сотруднику с любым грейдом.

Инструкция по переназначению

Для переназначения необходимо:

Нажать на имя пользователя справа вверху страницы.
Image Removed
Перейти в раздел Переназначение.
Image Removed
Заполнить необходимые поля (обязательные поля помечены *) и выбрать сущности для переназначения (или воспользоваться чек-боксом для переназначения всех сущностей).
Image Removed
После заполнения нажмите на кнопку Переназначить.
Image Removed

Отчеты

В подразделе отчетов отображается табличная часть со всеми отчетами, которые запланировано отправлять пользователю через представления:
Image Removed

Здесь можно настроить период отправки, дату и время отправки отчета, а также его получателей.

Image Removed

В табличной части представлена информация по столбцам:

Таблица данных – справочник, по которому будет формироваться отчет.
Название – название, указанное в наименовании представления.
Автор – пользователь, создавший представление.
Получатель – пользователь, для которого запланирован отчет.
График – период и день отправки отчета.
Окно запуска - время отправки отчета.
Действия - возможность отредактировать запланированные отчеты или удалить их.

Уведомления пользователя

В подразделе уведомлений пользователю доступна настройка уведомлений, которые он будет получать при работе на платформе.

Настройка уведомлений

Для настройки уведомлений необходимо:

Нажать на имя пользователя справа вверху страницы.
Image Removed
Открыть раздел Уведомления.
Image Removed
Проставить чек-боксы в столбце В системе и На эл.почту напротив событий, по которым вы желаете получать уведомления.
Image Removed

Если необходимо получать уведомления по всем событиям в системе или на эл.почту, необходимо кликнуть по соответствующему верхнему чек-боксу и настройка применится по всем видам уведомлений.

Image Removed

Внесенные изменения сохраняются автоматически.

...

Просмотр информации о поставщике

В личном кабинете Покупателя доступна возможность просмотра списка поставщиков, а также информации о них.

Покупателям с ролью Служба поддержки закупок (P2P) и Администратор IT доступна полная информация о поставщике как в представлении (в таблице со списком поставщиков):
Image RemovedТак и в карточке поставщика:
Image Removed

Покупателям с ролями, кроме Служба поддержки закупок (P2P) и Администратор IT (к примеру, Инициатор) доступна ограниченная информация о поставщике.

Недоступны для отображения следующие данные в представлениях (в таблице со списком поставщиков):

Контактное лицо
Создано кем
Дата создания записи
Обновлено кем
Дата последнего обновления записи
Интеркомпани
Сопоставление счетов по умолчанию
Номер мобильного телефона
Адрес электронной почты для отправки заказов
Адрес электронной почты
Дополнительный адрес электронной почты

Image Removed

В карточке поставщика недоступны для просмотра такие данные, как:

Адрес электронной почты
Дополнительный адрес электронной почты
Интеркомпани
Уровень сопоставления счетов

Image Removed

Поставщики

После регистрации, пользователю поставщика становится доступны функции платформы в зависимости от его роли. Как правило, поставщики просматривают и согласовывают текущие заказы, проверяют их статус, участвуют в спотовых событиях.

Роли

...

Название роли

...

Доступные возможности

...

Просмотр данных учетной записи
Редактирование учетных записей:
- Удаление
- Изменение основного и дополнительного адреса электронной почты
Отправка ссылки-приглашения для регистрации нового пользователя
Просмотр и подтверждение заказов
Просмотр и подача предложений в спотовых событиях

...

Просмотр данных своей учетной записи
Редактирование следующих данных своей учетной записи:
- ФИО
- Основной адрес электронной почты
- Дополнительный адрес электронной почты
Просмотр и подтверждение заказов
Просмотр и подача предложений в спотовых событиях

Управление пользователями

Пользователь с ролью Администратор имеет возможность управлять перечнем пользователей. Для управления необходимо:

Перейти в свой Профиль, нажав на имя в правой верхней части окна.
Image Removed
Перейти в раздел Настройки.
Image Removed
Выполнить необходимые действия (удалить, изменить, пригласить пользователя).
Image Removed

Приглашенный сотрудник сможет пройти регистрацию по отправленной ему ссылке на указанную электронную почту. Такому пользователю по умолчанию будет назначена роль "Менеджер поставщика".

Заявки (Purchase Request - PR)

Для создания заказа, пользователю необходимо предварительно создать заявку и отправить её на согласование. Позиции в заявке можно как выбрать из каталога, так и писать в свободной форме, если в нем нет необходимой позиции.

Описание статусов Заявки (PR)

...

Статус

...

Предшествующее действие пользователя/платформы

...

Переход в статус

...

Пользователь подтвердил создание заявки на закупку
Один из пользователей в цепочке согласования отклонил заявку

...

Пользователь подтвердил отправку заявки на согласование

...

Согласована

Черновик

...

Заявка утверждена всеми пользователями цепочки согласования

Диаграмма статуса заявки

Image Removed

...

Для создания заявки авторизуйтесь в личном кабинете и перейдите в раздел Заявки в главном меню. Нажмите на кнопку Создать заявку.

Image Removed

Далее заполните все обязательные поля, они помечены *.

Image Removed

После чего добавьте необходимые позиции в заявку. Позиция может быть как выбрана из каталога, так и указана в произвольной форме. На данном этапе необходимо также заполнить все обязательные поля и нажать на кнопку Сохранить:

Image Removed
В заявке можно добавить до 100 позиций.

Далее заполните блок платежной информации в позициях заказа. Форма заполнения открывается кликом на значок поиска:

Image Removed

Заполните обязательные поля по платежной информации, после этого нажмите Сохранить:

Image Removed

После успешного заполнения всех необходимых полей заявка готова к отправке на согласование, цепочка которой построилась по мере заполнения заявки. Для отправки нажмите на кнопку Отправить на согласование:

Image Removed

Копирование заявки

На платформе реализован функционал копирования заявки. Копируются заявки только в статусе Согласовано и На согласовании. При копировании создается Черновик заявки со всеми данными, что удалось перенести из копируемой. В случае, если какую-либо строку заказа не удалось скопировать, об этом выводится соответствующее сообщение.

Для того, чтобы копировать заявку, необходимо:

...

Согласование заявки

Цепочка согласующих формируется автоматически на основании грейдов, лимитов согласования и использования каталожной и некаталожной позиции в заявке.

...

Согласующий

...

Описание этапа согласования

...

После прохождения вышеперечисленных этапов проходит второе техническое согласование и после успешной валидации заявка считается согласованной, на основе которой создаются заказ(ы). Количество заказов зависит от договоров, используемых при формировании заявки.

Для согласования заявки, согласующему необходимо открыть заявку на платформе и нажать Согласовать или Отклонить в зависимости от желаемого результата.

Image Removed

Удаление заявки

Для удаления заявки необходимо:

В боковом меню выбрать раздел Заявки.
Image Removed
Кликнуть по номеру заявки в статусе Черновик в столбце ID.
Image Removed
Нажать на кнопку удаления заявки (иконка «Корзина»).
Image Removed
В окне подтверждения нажать на кнопку ОК.
Image Removed

После удаления вы будете перенаправлены на страницу раздела Заявки, удаленные заявки в списке не отображаются.

Заказы (Purchase Order - PO)

Описание статусов Заказа (PO)

...

Статус

...

Предшествующее действие пользователя/платформы

...

Переход в статус

...

В системе создан Заказ после утверждения заявки всеми пользователями цепочки согласования
Изменения в заказе утверждены всеми пользователями цепочки согласования

...

Ручная отправка
Отправлен

...

Система отправила заказ поставщику

...

Частично получен
Полностью получен
На согласовании
Отменен

...

При отправке заказа поставщику была получена ошибка и заказ не был отправлен

...

Отправлен
Отменен
Закрыт мягко

...

Пользователь подтвердил отправку заявки на согласование
Пользователь подтвердил отправку измененного заказа на согласование

...

Создан

...

Полностью получен
Закрыт мягко

...

На согласовании
Закрыт мягко

...

Пользователь подтвердил мягкое закрытие заказа
Прошло 90 дней с даты поставки

...

Закрыт полностью
Отправлен

...

Пользователь подтвердил полное закрытие заказа
Прошло 2 года с даты последнего изменения

...

Отправлен

Диаграмма статуса Заказа (PO)

Image Removed

Создание заказа

Для создания Заказа (PO), сначала необходимо создать Заявку (PR) с указанием необходимых позиций. Создание заявки было описано выше. После того, как заявка успешно прошла согласование, по ней будут созданы заказы. Количество заказов зависит от договоров, которые использовались в заявке.

Сразу после создания заказа система выполняет следующие действия:

• Отправляет заказ на закупку в SAP.
• Отправляет заказ на закупку поставщику (на электронный адрес и/или в личный кабинет).

После того как по Заказу был получен товар или его часть, на этом основании можно создать Поступление. Создание поступлений мы рассмотрим далее.

Изменение заказа

Изменение заказа доступно пользователям с ролями Инициатор и Служба поддержки закупок: группа по процессу оформления закупок.

Изменение заказа доступно при соблюдении всех перечисленных условий:

Заказ находится в одном из статусов: Черновик, Отправлен, Согласован, Ручная отправка, Частично получен, Полностью получен.
По строке заказа отсутствует поступления, либо все поступления аннулированы.

Изменение Количества товара в оформленном заказе, где в строке заказа в платежной информации выбран инвестиционный ордер (название объекта затрат начинается с @) доступно пользователям с ролью Инициатор и P2P Служба поддержки закупок.

Примечание
Изменить количество на меньшее число, чем уже принято по данной строке заказа, не получится.

Для изменения заказа необходимо:

Открыть заказ, в который необходимо внести изменения нажав по его ID.
Image Removed
Убедиться, что он соответствует условиям изменения заказа, указанным выше.
Нажать на кнопку Изменить заказ.
Image Removed
Внести необходимые изменения.
Нажать на кнопку Сохранить.
Image Removed

События при сохранении изменений:

Заказ перейдет в статус На согласовании.
Запустится цепочка согласования в соответствие с правилами согласования заявки на закупку.

Исключением являются случаи, когда после изменения заказа сумма уменьшилась относительно согласованной или увеличилась не более чем на 5%. При этих обстоятельствах создается новая версия заказа, и обновленный заказ уходит поставщику в виде измененной печатной формы.

Отмена заказа

Отменить заказ возможно только в случае, если по нему не создано поступление (GR).

Данный функционал доступен пользователям с ролью "Служба поддержки закупок: группа по процессу оформления закупок".

Для отмены заказа необходимо:

Открыть Заказ, в который необходимо внести изменения нажав на его ID.
Image Removed
Нажать на кнопку Отменить заказ.
Image Removed

События при отмене заказа:

Платформа отправляет уведомление поставщику об отмене заказа.
Переводит заказ в статус Отменен.
Передает в SAP новое значение статуса.
Высвобождает бюджет зарезервированный под заказ, делает его доступным для резервирования в новых заказах.

Закрытие заказа

Данный функционал доступен пользователям с ролями:

Инициатор - Мягкое закрытие
Служба поддержки закупок: группа по процессу оформления закупок - Мягкое и полное закрытие, повторное открытие мягко закрытого заказа.

Мягкое или полное закрытие заказа доступно на статусах:

Отправлен
Частично получен
Полностью получен

Мягкое закрытие строки

Для мягкого закрытия заказа необходимо:

...

Повторное открытие строки

Для повторного открытия строки необходимо:

Открыть Заказ, в котором необходимо открыть строку заказа, кликнув по его ID
Image Removed
Кликнуть на "Изменить заказ"
Image Removed
Отметить необходимые позиции по их чек-боксам (или кликнуть "Выбрать все") и кликнуть на кнопку "Открыть выбранные"
Image Removed

Мягкое закрытие заказа (Soft closed)

Мягкое закрытие можно выполнить вручную, после чего, при необходимости, есть возможность переоткрыть заказ.

Также, закрытие сработает автоматически через 90 дней (10 дней, если заказ был переоткрыт) после даты поставки.

Для мягкого закрытия заказа необходимо:

Открыть Заказ, который необходимо мягко закрыть, кликнув по его ID
Image Removed
Кликнуть на кнопку "Закрыть заказ"
Image Removed
Подтвердить действие на странице
Image Removed

Повторное открытие заказа

Повторное открытие заказа доступно на статусе «Закрыт мягко».

Функционал открытия доступен пользователям с ролью Служба поддержки закупок: группа по процессу оформления закупок.

Для повторного открытия заказа необходимо:

Открыть Заказ, который необходимо открыть повторно, кликнув по его ID
Image Removed
Кликнуть на кнопку "Открыть повторно"
Image Removed
Подтвердить действие на странице
Image Removed

После повторного открытия заказ перейдет в статус «Отправлен».

Полное закрытие заказа (Hard closed)

Закрытие заказа может осуществляться пользователем вручную, либо же автоматически - по истечению 2-х лет с даты последнего изменения.

Функционал закрытия доступен пользователям с ролью Служба поддержки закупок: группа по процессу оформления закупок.

Для полного закрытия заказа необходимо:

Открыть Заказ, который необходимо полностью закрыть, кликнув по его ID
Image Removed
Кликнуть на кнопку "Закрыть полностью"
Image Removed
Подтвердить действие на странице
Image Removed

События при закрытии заказа:

Назначается новый статус заказу / строке заказа:

"Закрыт мягко" в случае мягкого закрытия. Для заказа в случае мягкого закрытия каждой строки..
"Закрыт" в случае полного закрытия. Для заказа в случае полного закрытия каждой строки.

В случае полного закрытия в SAP передается статус по строке и/или заголовку <status>closed</status>, в зависимости от того, что было закрыто.
Если по закрытому заказу сумма поступлений меньше, чем сумма заказа, разница в суммах возвращается в лимит по договору, позиции которого включены в заказ.

Поступления (GR)

Статусы поступлений

...

Статус

...

Описание

...

Подсказка
Проверить ошибки интеграции при создании/аннулировании Приемки (GR) можно в разделе Логи GoodsReceipt в административной панели.

...

После того как заказ успешно был передан в SAP и находится в статусе "Отправлен", по нему можно создать поступление. Для этого необходимо:

Перейти в раздел Заказы
Image Removed
Найти необходимый заказ с помощью Представления или вручную в списке заказов
Image Removed
Кликнуть на значок Image Removed возле необходимого заказа (необходимо прокрутить список горизонтально до конца)
Image Removed
Заполнить обязательные поля (помечены *) и нажать отправить
Image Removed

В случае возникновения ошибки при создании поступления, ошибка записываться в журнал интеграции SAP и видна в истории изменения Поступления (GR) и Заказа (PO).

Правила создания поступления:

Поступление создается на каждую отдельную строку заказа.
При создании поступления обязательно должно быть заполнены следующие поля:
- Количество
- Номер первичного документа
- Дата поступления
При указании значения в поле "Количество" меньше значения указанного в поле "Заказано" должно создается частичное поступление.
- Есть возможность создать полное поступление при проведенных частичного поступления.
При создании поступления ему присваивается уникальный номер.
При создании нескольких поступлений по одной строке заказа, платформа создает несколько документов с поступлениями.
Возможно создать поступление сразу на несколько строк заказа.
Есть возможность автоматического заполнения поля "Получено" значением из поля "Заказано" по кнопке "Быстрое поступление".
Максимальное значение в поле "Количество" равно значению в поле "Заказано".
После подтверждения сохранения поступления платформа ставит данное поступление в очередь для отправки в SAP.
После отправки поступления в SAP на платформу придёт номер документа из САП, который сохраняется в поле SAP_number

Уведомления пользователей

Платформа отправляет уведомления инициатору закупки о необходимости создания поступления за 4 дня и за 1 день до наступления даты поставки и через 1 день после, если поступление по заказу не было создано.

Аннулирование поступления

Аннулировать поступление может только пользователь с ролью Служба поддержки закупок - группа по процессу оформления закупок.

Для аннулирования поступления необходимо:

Перейти в раздел Поступления из бокового меню
Image Removed
Перейти в интересующее поступление, кликнув по его ID
Image Removed
Кликнуть на кнопку Аннулировать
Image Removed
Указать причину аннулирования (обязательное поле, помечено *) и комментарий (не обязательное) и нажать Подтвердить
Image Removed

В случае возникновения ошибки при аннулировании приемки, ошибка записываться в журнал интеграции SAP, и видна в истории изменения Поступления (GR) и Заказа (PO).

События при аннулировании поступления:

У пользователя запрашивается:
- Причина аннулирования
- Комментарий
Аннулируется поступление на полную сумму.
В SAP передается информация о поступлении.
От SAP на платформу передается номер документа.

Договор с поставщиком

Договор с поставщиком подразумевают соглашение между Покупателем (Danone) и Поставщиком, в рамках которого реализуются позиции каталога, а также регулируются такие условия, как Условия оплаты, Условия доставки, Общий лимит по договору (денежный), Возможность превышения установленного денежного лимита.

Подсказка
Проверить договоры с поставщиками можно в соответствующем разделе Договоры в административной панели или в том же разделе в личном кабинете пользователя.

Создание договора

Данные по договорам выгружаются исключительно из SAP и привязываются к созданному на платформе Поставщику. В случае, если Поставщик (контракт по которому выгружается на платформу) отсутствует или заблокирован на платформе - договор не создается.

Подсказка
Проверить логи выгрузки Договоров на платформу из SAP можно в разделе Логи Contract в административной панели.

Сумма всех заказов по договору и свободные средства

Сумма по Заявке (PR) учитывается в Сумме всех заказов по договору после согласования заявки.
В дальнейшем, при закрытии Позиции в Заказе (PO), производится расчет разницы между суммой позиции и суммой проведенных поступлений по ним, эта разница освобождается в Сумма всех заказов по договору.

Общая формула расчета Свободных средств в договоре:
Свободных средств = Сумма всех заказов по договору - Сумма всех заказов по договору (расчет по строкам описан выше).

Срок действия договора

Данные по сроку действия договора выгружаются из SAP.

Если Дата окончания в договоре НЕ РАВНА дате позже текущей - договор должен сменить статус на Не активен. Если сегодня день равен Дате окончания действия договора, то он ещё будет иметь статус Активен.

Если договор становится неактивным:

Связанные с ним каталоги скрываются от инициатора в момент поиска при создании PR / новой строки PO
У сотрудника с ролью P2P нет возможности выбрать его в строке PR / PO

Каталоги

В разделе отображаются доступные товары (позиции) из каталогов поставщиков.

Каталожные позиции связаны с определенным Поставщиком и его Договором (см. раздел Договоры с поставщиком).

Доступна возможность:

создание/редактирование каталожной позиции,
импортирование/экспорт каталогов,
скачивание шаблона загрузки каталога,
настройки представлений.

Создание каталожной позиции

Создание каталожной позиции доступно пользователям с ролью Служба поддержки закупок (P2P) - группа мастер данные поставщиков.

Для создания необходимо:

В боковом меню выбрать раздел "Каталоги"
Image Removed
Нажать на кнопку "Создать"
Image Removed
На открывшейся странице заполнить обязательные поля (они отмечены *)
Image Removed
Нажать кнопку «Сохранить».

После сохранения созданный товар отобразится в списке товаров в разделе "Каталог"

Импорт каталога из файла

Импорт каталога доступен пользователям с ролью Служба поддержки закупок (P2P) - группа мастер данные поставщиков.

Для создания необходимо:

В боковом меню выбрать раздел "Каталоги"
Image Removed
При необходимости скачать шаблон по нажатию на кнопку с иконкой файла
Image Removed
Нажать на кнопку "Загрузить из файла"
Image Removed
В открывшемся окне выбрать заполненный файл каталога

После успешного импорта товары будут отображены в списке товаров в разделе "Каталог".

Представления

О представлениях

Представления - используется для поиска и фильтрации данных. Построены на elasticsearch, что дает возможность гибкой настройки фильтра.

Используются в разделах:

• Заявки
• Заказы
• Поступления
• Каталоги
• Поставщики
• Договоры

Данные, после их создания, попадут в фильтрацию по Представлению в течении 5 минут, после индексации, не смотря на то, что в админ. панели и в ЛК пользователя сущность (к примеру, Заявка) уже будет доступна.

Создание представления

Чтобы создать представление, необходимо:

Перейти в раздел, в котором необходимо создать представление и кликнуть "Новое представление"
Image Removed
Заполнить как минимум обязательные поля (помечены *), остальные заполняются по необходимости
Image Removed
Сохранить представление путем нажатия "Сохранить"
Image Removed

Использование представления

Для того, чтобы применить представление необходимо:

...

Кроме того, в личных настройках любой пользователь может создать и настроить отчетность. Это значит, что вы можете установить график для автоматической отправки отчетов в заданное время и дату, чтобы все выбранные получатели своевременно получали необходимую информацию.

Вы также можете настраивать уведомления, поступающие с платформы, в зависимости от события. Есть возможность выбрать, где именно вы хотите получать уведомления: в системе AGORA, на ваш электронный адрес, или и там, и там. Это позволит вам быть в курсе важной информации в наиболее удобном для вас формате.

Список основных уведомлений закупщика:

Запрос на согласование заявки на закупку
Заявка утверждена
Заявка отклонена
Запрос на изменения заказа на закупку
Запрос на изменение заказа утверждён
Запрос на изменение заказа отклонён
Напоминание о необходимости создать поступление (GR)

Поставщики

После регистрации, пользователю поставщика становится доступны функции платформы в зависимости от его роли. Как правило, поставщики просматривают и согласовывают текущие заказы, проверяют их статус, участвуют в спотовых событиях.

Поставщик получает следующие основные уведомления:

Запрос на подтверждение заказа
Заказ изменен

Роли

Название роли

Доступные возможности

Администратор

Просмотр данных учетной записи
Редактирование учетных записей:
- Удаление
- Изменение основного и дополнительного адреса электронной почты
Отправка ссылки-приглашения для регистрации нового пользователя
Просмотр и подтверждение заказов
Просмотр и подача предложений в спотовых событиях

Менеджер поставщика

Просмотр данных своей учетной записи
Редактирование следующих данных своей учетной записи:
- ФИО
- Основной адрес электронной почты
- Дополнительный адрес электронной почты
Просмотр и подтверждение заказов
Просмотр и подача предложений в спотовых событиях

Заявки (Purchase Request - PR)

Для создания заказа, пользователю необходимо предварительно создать заявку и отправить её на согласование. Позиции в заявке можно как выбрать из каталога, так и писать в свободной форме, если в нем нет необходимой позиции.

Информация

icon	false

Стандартная линейка статусов заявки выглядит следующим образом:

Черновик → На согласовании → Согласована

Она может быть доработана индивидуально под запрос заказчика.

Якорь
заявка
заявка
Создание заявки

Для начала создания заявки вам необходимо заполнить все обязательные поля формы. После того как все обязательные поля будут заполнены корректно, ваша заявка будет готова для отправки на согласование. Цепочка согласования автоматически формируется по мере заполнения заявки. Это значит, что система сама определяет, какие шаги и кто именно должен будет рассмотреть вашу заявку дальше.

Когда вы убедитесь, что все сведения внесены правильно, и заявка готова к отправке, просто нажмите на кнопку Отправить на согласование. Таким образом вы запустите процесс проверки и утверждения вашей заявки ответственными лицами.

Image Added

Помимо создания заявки с нуля можно также копировать заявку с уже созданной ранее. При копировании создается Черновик заявки со всеми данными, что удалось перенести из копируемой.

Согласование заявки

Цепочка согласующих формируется автоматически на основании грейдов, лимитов согласования и использования каталожной и некаталожной позиции в заявке.

Согласующий	Описание этапа согласования
Инициатор	Данный этап согласуется автоматически после отправки заявки на согласование. Ответственным за данный этап является инициатор - пользователь, создавший заявку.
Служба поддержки закупок	Данный этап необходим при использовании некаталожной позиции в заявке. Ответственный за данный этап - сотрудник службы поддержки закупок с ролью P2P.
Технический согласующий	На данном этапе происходит валидация на стороне ERP.
Бюджетодержатель	На данном этапе ответственный сотрудник контролирует, не выходит ли сумма заказа за рамки бюджета. Бюджетодержатель закрепляется за определенным инициатором. В зависимости от того, выходит сумма за рамки бюджета или нет, к согласованию будет также привлечен руководитель бюджетодержателя, рамки бюджета у которого выше.
Финансовый контролер	Данный этап необходим только в том случае, если сумма по заявке превышает его лимит.

После успешной валидации заявка считается согласованной, на основе которой создаются заказ(ы). Количество заказов зависит от договоров, используемых при формировании заявки.

Для согласования заявки, согласующему необходимо открыть заявку на платформе и нажать Согласовать или Отклонить в зависимости от желаемого результата.

Image Added

Заказы (Purchase Order - PO)

Создание заказа

Для создания Заказа (PO), сначала необходимо создать Заявку (PR) с указанием необходимых позиций. Создание заявки было описано выше. После того, как заявка успешно прошла согласование, по ней будут созданы заказы. Количество заказов зависит от договоров, которые использовались в заявке.

Сразу после создания заказа система выполняет следующие действия:

• Отправляет заказ на закупку в ERP.
• Отправляет заказ на закупку поставщику (на электронный адрес и/или в личный кабинет).

После того как по Заказу был получен товар или его часть, на этом основании можно создать Поступление. Создание поступлений мы рассмотрим далее.

Информация

icon	false

Стандартная цепочка статусов заказа будет выглядеть следующим образом:

Создан → Отправлен → На согласовании (или Отменен) → Частично получен → Полностью получен → Закрыт

Она может быть доработана индивидуально под запрос заказчика.

Изменение заказа

Изменение заказа доступно пользователям с ролями Инициатор и Служба поддержки закупок: группа по процессу оформления закупок.

Изменение заказа доступно при соблюдении всех перечисленных условий:

Заказ находится в одном из статусов: Черновик, Отправлен, Согласован, Ручная отправка, Частично получен, Полностью получен.
По строке заказа отсутствует поступления, либо все поступления аннулированы.

Изменение Количества товара в оформленном заказе, где в строке заказа в платежной информации выбран инвестиционный ордер (название объекта затрат начинается с @) доступно пользователям с ролью Инициатор и P2P Служба поддержки закупок.

Примечание
Изменить количество на меньшее число, чем уже принято по данной строке заказа, не получится.

После сохранения изменений заказ перейдет снова на согласование. Исключением являются случаи, когда после изменения заказа сумма уменьшилась относительно согласованной или увеличилась не более чем на 5%. При этих обстоятельствах создается новая версия заказа, и обновленный заказ уходит поставщику в виде измененной печатной формы.

Отмена заказа

Отменить заказ возможно только в случае, если по нему не создано поступление (GR). Данный функционал доступен пользователям с ролью "Служба поддержки закупок: группа по процессу оформления закупок".

Это ограничение помогает обеспечить порядок в процессе закупок и исключает ситуации, когда заказы отменяются после того, как товары или услуги уже начали поступать.

Закрытие заказа

Данный функционал доступен пользователям с ролями:

Инициатор
Служба поддержки закупок: группа по процессу оформления закупок

Закрытие заказа доступно на статусах:

Отправлен
Частично получен
Полностью получен

Закрытие заказа может быть выполнено как вручную, так и автоматически, через заданный временной промежуток от установленной даты поставки.

Поступления (Goods Receipt -GR)

Якорь
поступления
поступления
Создание поступления

После того как заказ успешно был передан в ERP и находится в статусе Отправлен, по нему можно создать поступление.

Image Added

В случае возникновения ошибки при создании поступления, ошибка записываться в журнал интеграции ERP и видна в истории изменения Поступления (GR) и Заказа (PO).

Информация

icon	false

Поступления могут иметь следующие статусы:

Создано → Аннулировано

Она может быть доработана индивидуально под запрос заказчика.

Правила создания поступления:

Поступление создается на каждую отдельную строку заказа.
При создании поступления обязательно должно быть заполнены следующие поля:
Количество;
Номер первичного документа;
Дата поступления.
При указании значения в поле Количество меньше значения указанного в поле Заказано создается частичное поступление.
При создании поступления ему присваивается уникальный номер.
При создании нескольких поступлений по одной строке заказа, платформа создает несколько документов с поступлениями.
Возможно создать поступление сразу на несколько строк заказа.
Есть возможность автоматического заполнения поля Получено значением из поля Заказано по кнопке Быстрое поступление.
Максимальное значение в поле Количество равно значению в поле Заказано.
После подтверждения сохранения поступления платформа ставит данное поступление в очередь для отправки в ERP.
После отправки поступления в ERP на платформу придёт номер документа из ERP.

Аннулирование поступления

Аннулировать поступление может только пользователь, обладающий ролью Служба поддержки закупок — группа по процессу оформления закупок.

Когда вы начинаете процесс аннулирования поступления, система запросит у вас указать причину аннулирования и ввести комментарий для более полной информации о причинах данного действия.

Важно отметить, что аннулирование поступления происходит на полную сумму, что гарантирует полное нивелирование финансовых обязательств, связанных с данным поступлением.

После аннулирования, информация о поступлении передается в систему ERP для фиксации изменений. В ответ ERP вернет на платформу номер документа, подтверждающий проведение операции. Это обеспечивает прозрачность и позволяет пользователям легко отслеживать все происходящие изменения.

Договор с поставщиком

Договор с поставщиком — это формальное соглашение между Закупщиком и Поставщиком, в рамках которого устанавливаются условия поставки товаров или услуг. Здесь также оговорены такие аспекты, как условия оплаты, условия доставки и общий денежный лимит по договору. Важным элементом договора является возможность превышения установленного денежного лимита, если это подразумевается условиями сотрудничества.

Когда Заявка (PR) согласована, её сумма добавляется к общей Сумме всех заказов по договору.

Затем, когда конкретная позиция в Заказе (PO) закрывается, происходит пересчет. Разница между суммой по этой позиции и суммой всех проведенных поступлений освобождается, увеличивая доступные средства в рамках договора.

Общая формула расчета Свободных средств в договоре:
Свободных средств = Общий лимит по договору - Сумма всех заказов по договору.

Это позволяет понять, сколько средств ещё остаётся доступным для использования в рамках данного договорного обязательства.

Представления

Представления — это инструмент, специально разработанный для упрощения поиска и фильтрации данных на платформе. Они позволяет пользователям гибко настраивать фильтры в зависимости от ваших потребностей и задач.

Иными словами, вы создаете представление - готовый набор фильтров и сохраняете его, а дальше можете удобно фильтровать данные по этому представлению и не тратить время на установку ручных фильтров при поиске.

Представления активно используются в следующих разделах:

Заявки: Для быстрого поиска и фильтрации заявок по различным параметрам.
Заказы: Для эффективного управления и нахождения нужных заказов с учетом специфических критериев.
Поступления: Для легкого контроля и анализа информации о поступающих товарах или услугах.
Каталоги: Для удобного поиска каталогов и позиций в них.
Поставщики: Для оптимизации работы с данными о партнерах и поиска необходимой информации.
Договоры: Для управления и анализа текущих договорных обязательств.

Этот инструмент позволяет сократить время, необходимое на поиск нужной информации, и способствует более продуктивной работе с данными на платформе. Благодаря возможностям Elasticsearch, представления обеспечивают высокую скорость и точность поиска.

Создание представления

Чтобы создать представление, необходимо нажать на кнопку Новое представление и заполнить все необходимые поля для поискового запроса:Image Added

Использование представления

Для того, чтобы применить представление необходимо выбрать нужное представление в выпадающем списке.

Image Added

После выбора представления сразу список будет отфильтрован по заданным параметрам.

Использование фильтра

Если необходимо отфильтровать данные без использования представлений, можно воспользоваться функцией Фильтр. Её можно использовать как при выбранном представлении, чтобы уточнить выборку, так и без него.

Для того, чтобы указать Фильтр, необходимо:

Перейти в желаемый раздел через главное меню портала (на примере раздела Заказы)
Нажать на кнопку Фильтр справа от выбора представления.
Image Added
В фильтре настроить необходимые параметры выборки и нажать Применить.
Image Added

Sv translation

language	en

Информация

icon	false

The last block we will highlight is P2P procurement (Procure-to-Pay), designed for comprehensive optimization of processes in the procurement department. The P2P system block being developed covers the entire process from creating purchase requests to their payment and delivery of goods, ensuring full control and transparency at each stage of the supply chain. It can be implemented as an independent product solution, or it can be part of the SRM system.

One of the advantages of P2P procurement is the ability to set up status and role models for approving applications and orders. Using a BPM designer allows you to quickly implement and adapt the client's business logic. This speeds up the approval process, minimizing bureaucratic delays, which helps reduce the procurement cycle time. The system supports complex approval scenarios with control of approval limits, as well as parallel and sequential routes, providing flexibility and accuracy in procurement management. This tool significantly reduces implementation time and allows you to make changes without significant rework, which protects the financial interests of the company and adapts to its needs

In addition, thanks to P2P procurement, your company will be able to flexibly manage the acceptance of goods and services. The system allows both full and partial acceptance, which helps adapt to changing needs and optimize supply processes. This means less chaos and more structure in your procurement. Let's consider the available functionality in more detail.

Оглавление

maxLevel	2

Role model

Информация

icon	false

It is possible to customize any role model that is necessary for your individual requirements. We will consider some basic option that can be customized.

Globally, all users can be divided into Buyers and Suppliers within the platform. Let's consider what main roles and settings are available for each type of user.

Buyers

Roles

Role Title	Available options
Initiator	Can create purchase orders for goods.
Head of the initiator	Sees applications and orders of his subordinates.
Budget Holder and Financial Controller	Applications are approved based on budget limits.
Centralized initiator	An initiator with many rights.
IT Administrator	Has rights to view and change data in the administrative panel.
View	There are rights to view all data, but no rights to change it.
Purchasing Support Service (P2P) - User Management	Manage user data, including assigning roles.
Purchasing Support Service (P2P) - Supplier Data Master Group	Have the ability to change master data for suppliers.
Procurement Support Service (P2P) - Procurement Process Group	Applications containing non-catalog items will be approved.

All new purchasers registered on the platform are assigned the Initiator role by default.

A platform user has the ability to delegate their authority to work in the AGORA system to another user for a certain period.

The following rights are delegated:

Approval of applications and purchase orders.
Creation of receipts.

In addition, you can completely reassign Orders, Receipts and Tasks for approval to another user.

You can delegate or reassign rights only if the employee's grade is higher than or equal to the grade of the user whose rights are being delegated. The exception is the Financial Controller role, which can delegate rights to an employee with any grade.

In addition, any user can create and configure reports in personal settings. This means that you can set a schedule for automatically sending reports at a specified time and date so that all selected recipients receive the necessary information in a timely manner.

You can also customize the notifications you receive from the platform depending on the event. You can choose where exactly you want to receive notifications: in the AGORA system, to your email address, or both. This will allow you to stay up to date with important information in the format that is most convenient for you.

List of the main purchaser notifications:

Request for approval of a purchase requisition
Requisition approved
Request rejected
Request for changes to a purchase order
Request for change to an order approved
Request for change to an order rejected
Reminder to create a receipt (GR)

Suppliers

After registration, the supplier user gains access to the platform functions depending on their role. As a rule, suppliers view and approve current orders, check their status, and participate in spot events.

The supplier receives the following main notifications:

Order confirmation request
Order changed

Roles

Role Title	Available options
Administrator	View account details Edit accounts: Delete Change primary and secondary email addresses Send an invitation link to register a new user View and confirm orders View and submit offers in spot events
Supplier Manager	View your account details Edit the following details about your account: Name Primary email Secondary email View and confirm orders View and submit offers in spot events

Purchase Request - PR

To create an order, the user must first create a request and send it for approval. The items in the request can be either selected from the catalog or written in free form if the required item is not in it.

Информация

icon	false

The standard line of application statuses looks like this:

Draft → Under approval → Approved

It can be individually modified according to the customer's request.

Якорь
заявка
заявка
Creation of PR

To start creating an application, you need to fill in all the required fields of the form. Once all the required fields are filled in correctly, your application will be ready to be sent for approval. The approval chain is automatically generated as the application is filled in. This means that the system itself determines which steps and who exactly should review your application next.

When you are sure that all the information is entered correctly and the application is ready to be sent, simply click the Send for approval button. This will start the process of checking and approving your application by the responsible persons.

Image Added

In addition to creating a request from scratch, you can also copy a request from one that has already been created. When copying, a Draft request is created with all the data that was transferred from the copied request.

PR approval

The approval chain is formed automatically based on grades, approval limits, and the use of catalog and non-catalog items in the application.

Coordinator	Description of the approval stage
Initiator	This stage is agreed upon automatically after sending the application for approval. The initiator - the user who created the application - is responsible for this stage.
Procurement Support Service	This step is required when using a non-catalog item in the application. The person responsible for this step is a procurement support service employee with the P2P role.
Technical coordinator	At this stage, validation takes place on the ERP side.
Budget holder	At this stage, the responsible employee controls whether the order amount exceeds the budget. The budget holder is assigned to a specific initiator. Depending on whether the amount exceeds the budget or not, the head of the budget holder whose budget limits are higher will also be involved in the approval.
Financial Controller	This step is only necessary if the amount of the application exceeds its limit.

After successful validation, the application is considered approved, on the basis of which order(s) are created. The number of orders depends on the contracts used when forming the application. To approve the application, the approver must open the application on the platform and click Approve or Reject depending on the desired result.

Image Added

Purchase Order - PO

Creating a PO

To create an PO, you must first create a PR indicating the required items. The creation of a request was described above. After the request has been successfully approved, orders will be created for it. The number of orders depends on the contracts used in the request.

Immediately after the order is created, the system performs the following actions:

• Sends the purchase order to the ERP.
• Sends the purchase order to the supplier (to the email address and/or personal account).

After the goods or part of them have been received for the Order, a Receipt can be created on this basis. We will consider the creation of receipts below.

Информация

icon	false

The standard order status chain will look like this:

Created → Sent → Under approval (or Cancelled) → Partially received → Fully received → Closed

It can be customized according to the customer's request.

Change PO

Changing an order is available to users with the roles of Initiator and Procurement Support Service: procurement process group.

Changing an order is available if all of the following conditions are met:

The order is in one of the statuses: Draft, Sent, Approved, Manual sending, Partially received, Fully received.
There are no receipts for the order line, or all receipts have been cancelled.

Changing the Quantity of goods in a completed order, where an investment order is selected in the order line in the payment information (the name of the cost object begins with @) is available to users with the role of Initiator and P2P Procurement Support Service.

Примечание
It is not possible to change the quantity to a smaller number than has already been accepted for this order line.

After saving the changes, the order will go back to approval. The exception is when, after changing the order, the amount has decreased relative to the agreed amount or increased by no more than 5%. In these circumstances, a new version of the order is created, and the updated order is sent to the supplier in the form of a modified printed form.

Cancel PO

An order can only be cancelled if no GR has been created for it. This functionality is available to users with the role Purchase Support Service: Purchasing Process Group.

This restriction helps ensure order in the purchasing process and eliminates situations where orders are cancelled after goods or services have already begun to arrive.

Closing PO

This functionality is available to users with the following roles:

Initiator
Purchase support service: procurement process group

Order closure is available for the following statuses:

Sent
Partially received
Fully received

Order closure can be performed either manually or automatically, after a specified time interval from the set delivery date.

Goods Receipt -GR

Якорь
поступления
поступления
Creation of GR

Once the order has been successfully transferred to the ERP and is in the Sent status, a receipt can be created for it.

Image Added

If an error occurs when creating a receipt, the error is recorded in the ERP integration log and is visible in the history of changes to the GR and PO.

Информация

icon	false

Receipts can have the following statuses:

Created → Cancelled

It can be modified individually according to the customer's request.

Receipt creation rules:

A receipt is created for each individual order line.
When creating a receipt, the following fields must be filled in:
Quantity;
Primary document number;
Receipt date.
If the value in the Quantity field is less than the value specified in the Ordered field, a partial receipt is created.
When creating a receipt, it is assigned a unique number.
When creating multiple receipts for one order line, the platform creates multiple documents with receipts.
It is possible to create a receipt for several order lines at once.
It is possible to automatically fill in the Received field with the value from the Ordered field using the Quick Receipt button.
The maximum value in the Quantity field is equal to the value in the Ordered field.
After confirming the receipt is saved, the platform queues this receipt for sending to the ERP.
After sending the receipt to the ERP, the platform will receive the document number from the ERP.

Cancellation of GR

Only a user with the role of Procurement Support Service - Procurement Process Group can cancel a receipt.

When you start the process of canceling a receipt, the system will ask you to specify the reason for the cancellation and enter a comment for more detailed information about the reasons for this action.

It is important to note that the receipt is cancelled for the full amount, which ensures that the financial obligations associated with this receipt are completely eliminated.

After cancellation, the receipt information is transferred to the ERP system to record the changes. In response, the ERP will return a document number to the platform confirming the transaction. This ensures transparency and allows users to easily track all changes that occur.

Contract with supplier

A supplier contract is a formal agreement between a Buyer and a Supplier that sets the terms of delivery of goods or services. It also specifies such aspects as payment terms, delivery terms, and the overall monetary limit of the contract. An important element of the contract is the possibility of exceeding the established monetary limit, if this is implied by the terms of cooperation.

When a PR is approved, its amount is added to the total Amount of all orders under the contract.

Then, when a specific item in the Order (PO) is closed, a recalculation takes place. The difference between the amount of this item and the amount of all posted receipts is released, increasing the available funds under the contract.

The general formula for calculating Free Funds in a contract:
Free Funds = Total Limit under the contract - Amount of all orders under the contract.

This allows you to understand how much money is still available for use under this contractual obligation.

Presentations

Views are a tool specifically designed to simplify searching and filtering data on the platform. They allow users to flexibly customize filters depending on your needs and tasks.

In other words, you create a view - a ready-made set of filters and save it, and then you can conveniently filter data by this view and not waste time setting manual filters when searching.

Views are actively used in the following sections:

Requests: For quick search and filtering of requests by various parameters.
Orders: For effective management and finding the necessary orders taking into account specific criteria.
Receipts: For easy control and analysis of information about incoming goods or services.
Catalogs: For convenient search of catalogs and items in them.
Suppliers: To optimize work with data on partners and search for the necessary information.
Contracts: For management and analysis of current contractual obligations.

This tool allows you to reduce the time it takes to find the information you need and helps you work more productively with data on the platform. Thanks to the capabilities of Elasticsearch, views provide high speed and accuracy of search.

Creating a View

To create a view, you need to click the New View button and fill in all the required fields for the search query:
Image Added

Using the view

To apply a view, you must select the desired view from the drop-down list.

Image Added

After selecting a view, the list will immediately be filtered according to the specified parameters.

Using a filter

If you need to filter data without using views, you can use the Filter function. It can be used both with a selected view to refine the selection, and without it.

To specify a Filter, you need to:

Go to the desired section through the main menu of the portal (using the Orders section as an example)
Click the Filter button to the right of the view selection.

Image Added

3. In the filter, configure the required selection parameters and click Apply.
Image Added

Использование фильтра

Если необходимо отфильтровать данные без использования представлений, можно воспользоваться функцией "Фильтр". Её можно использовать как при выбранном представлении, чтобы уточнить выборку, так и без него.

Для того, чтобы указать Фильтр, необходимо:

Перейти в желаемый раздел через главное меню портала (на примере раздела Заказы)
Image Removed
Нажать кнопку "Фильтр" справа от выбора представления
Image Removed
В фильтре настроить необходимые параметры выборки и нажать "Применить"
Image Removed

Уведомления

Уведомления для сотрудников Danone

...

За 4 дня и за 1 день до наступления даты поставки и через 1 день после, если поступление по заказу не было создано.

Уведомления для сотрудников поставщиков по заказам

...

Администрирование

Пользователи

Администрирование пользователей доступно сотрудникам с ролью:

Служба поддержки закупок (P2P) - управление пользователями
Администратор IT

Создание пользователя

...

После сохранения откроется детальная информация о пользователе с возможностью редактирования данных.

Редактирование пользователя

Для редактирования пользователя необходимо:

Перейти в раздел "Пользователи" в административной панели
Image Removed
Кликнуть на ID пользователя, которого необходимо редактировать
Image Removed
Изменить необходимые данные
Кликнуть на "Сохранить" или на "Сохранить и продолжить редактирование" в зависимости от потребности
Image Removed

Поставщики

Администрирование поставщиков доступно сотрудникам с ролью:

Служба поддержки закупок (P2P) - группа мастер данные поставщиков.
Администратор IT. Доступно создание поставщика и редактирование всех данных по нему.

Данные по поставщику приходят исключительно по интеграции через пакеты данных MasterData. На платформе возможно лишь изменение следующих данных:

Адрес электронной почты для отправки заказов
Сопоставление счетов по умолчанию

Редактирование поставщика

Для редактирования поставщика необходимо:

Перейти в раздел "Поставщики" в административной панели
Image Removed
Изменить необходимые данные
Кликнуть кнопку "Сохранить"
Image Removed

Экспорт данных

В административной панели в следующих разделах предусмотрен Экспорт данных:

Каталоги
Сайты PunchOut
Пользователи
Справочники (все подразделы)
Интеграции с SAP (все подразделы)

Есть несколько вариантов экспорта данных.

Экспорт всех данных раздела. Выполняется путем нажатия на кнопку Экспорт в интересующем разделе:
Image Removed
Выборочный экспорт данных. Выполняется путем выбора интересующих данных для экспорта, выбором операции, формата и кликом на Выполнить:
Image Removed

Если файл экспорта формируется менее чем на 1000 строк - скачивание происходит сразу в браузере.
Если строк итогового файла более 1000 - после формирования файл отправляется на электронную почту пользователя в zip архиве.

Ограничение на размер итогового файла экспорта - 35Мб, при достижении которого пользователю направляется письмо с сообщением скорректировать свой запрос.

Интеграции

На платформе реализованы интеграции со сторонними сервисами клиента.
Интеграции односторонние, а это значит, что данные от платформы передаются только при поступлении API запроса на платформу от стороннего сервиса.

Интеграция с SAP (P0x)

Между платформой и SAP (P0x) настроено интеграционное взаимодействие для обмена следующими данными по следующим потокам:

...

Название потока

...

Источник

...

Получатель

...

Инициатор

...

Частота

...

Для приема данных на стороне Agora разработан веб-интерфейс для получения данных в файле формата cXML по технологии REST API.

Интеграционное взаимодействие между системами Agora и SAP P0x осуществляется через интеграционную шину EAI Middleware.

Инициатором в данном файлообмене будет выступать SAP P0x.

Подсказка
Проверить логи и статусы интеграции с SAP (P0x) можно в административной панели проекта в разделе Интеграция с SAP Image Removed

Техническое согласование заявки (PR)

Раз в 5 минут запускается задача, по которой Middleware получает данные по списку заявок с платформы, которые на этапе согласования "Технический согласующий", далее внутри их системы происходит проверка, возможно ли создать заявку с данными, указанными в заявке (правильное ли заполнение, не превышены ли какие-либо лимиты). При отклонении заявки Техническим согласующим, заявка возвращается в статус "Черновик" и цепочка согласования сбрасывается. В истории изменений заявки пишется причина, почему проверка была не пройдена. При согласовании заявки, заявка движется дальше по цепи согласования и в истории отражается факт согласования со стороны Технического согласующего.

Подсказка
Логи периодических запросов с SAP можно проверить в админ. панели в разделе PO Simulatoin Create

Экспорт заказов (PO)

Только что созданные заявки помечаются в системе выключенным параметром "Экспортировано в SAP". Такие заявки выгружаются запросом от SAP раз в 5 минут, после чего помечаются включенным параметром. Выгрузка такого заказа может как создать заказ в SAP, так и обновить уже существующий. За один запрос SAP получает максимум 50 заказов на обработку. Если заказов больше 50, оставшиеся будут выгружены при следующем запросе - через 5 минут.
В случае возникновения ошибки экспорта в SAP, заказ помечается параметром "Ошибка при миграции заказа в SAP".
Логи ошибок миграции заказа в SAP можно проверить в админ. панели в разделе Записи о неудачных результатах в категории Интеграция с SAP

Интеграция с SMTP

На платформе реализована интеграция с почтовым сервисом для создания следующих возможностей:

Отправка уведомлений пользователям на электронную почту;
Согласование пользователями PR и изменений в PO из письма на эл. почте;
Отправка уведомлений поставщикам на эл. почту;
Подтверждение участие в закупки поставщиками из письма на эл. почте;
Регистрация поставщика.

Для этого предоставлен статичный IP-адрес почтового сервера Danone и доступ к техническому почтовому адресу. Для отправки почтовых уведомлений использовано коробочное решение mailer.
Проверить Логи писем можно в одноименном разделе в административной панели.
Image Removed

Интеграция с 1С

...

Интеграция с Active Directory (AD)

Для пользователей реализована авторизация по технологии SSO через ADFS, для этого настроена интеграция с Active Directory.

Аутентификация пользователя будет произведена автоматически с сессионными данными AD.

Алгоритм аутентификации и авторизации пользователя:

Пользователь открывает страницу системы Agora (любую). Если пользователь не авторизован, то происходит редирект на страницу авторизации с любого адреса портала.
На странице авторизации отображается кнопка "Войти в систему", при нажатии на которую, происходит перенаправление пользователя в службу федерации.
Осуществляется запрос аутентификационных данных (логина и пароля) в ADFS.
После входа пользователя в ADFS происходит перенаправление пользователя в Agora на главную страницу.

Из AD в Agora по запросу от Agora отправляются 2 потока данных:

Авторизационные данные (ADFS), отправка по необходимости;
Данные пользователей (LDAP), отправка раз в сутки.

...

Sv translation

language	pt_BR

Информация

icon	false

O último bloco que destacaremos é o P2P procurement (Procure-to-Pay), projetado para otimizar de forma abrangente os processos no departamento de compras. O bloco do sistema P2P em desenvolvimento abrange todo o processo, desde a criação de solicitações de compra até o pagamento e entrega de mercadorias, proporcionando total controle e transparência em todas as etapas da cadeia de suprimentos. Ele pode ser implementado como uma solução de produto independente ou pode fazer parte de um sistema SRM.

Uma das vantagens da aquisição P2P é a capacidade de configurar status e modelos para a aprovação de aplicativos e pedidos. O uso de um construtor de BPM permite implementar e adaptar rapidamente a lógica de negócios do cliente. Isso agiliza o processo de aprovação, minimizando atrasos burocráticos, o que ajuda a reduzir o tempo do ciclo de compras. O sistema suporta cenários complexos de aprovação com controle de limites de aprovação, bem como rotas paralelas e sequenciais, proporcionando flexibilidade e precisão na gestão de compras. Essa ferramenta reduz significativamente o tempo de implementação e permite fazer alterações sem retrabalho significativo, o que protege os interesses financeiros da empresa e se adapta às suas necessidades

Além disso, graças à aquisição P2P, sua empresa poderá gerenciar com flexibilidade a aceitação de bens e serviços. O sistema permite a aceitação total e parcial, o que ajuda a se adaptar às necessidades em constante mudança e otimizar os processos de fornecimento. Isso significa menos caos e mais estrutura em sua aquisição. Vamos dar uma olhada mais de perto na funcionalidade disponível.

Оглавление

maxLevel	2

Modelo

Информация

icon	false

É possível personalizar qualquer modelo que seja necessário para suas necessidades individuais. Consideraremos algumas opções básicas que podem ser personalizadas.

Globalmente, todos os usuários podem ser divididos em Compradores e Fornecedores dentro da plataforma. Vamos considerar quais são as principais funções e configurações para cada tipo de usuário.

Compradores

Raleigh

Nome da função	Recursos disponíveis
Iniciador	Pode criar requisições de compra para mercadorias.
Supervisor do iniciador	Vê aplicações e ordens de seus subordinados.
Titular do orçamento e auditor financeiro	Aprove aplicativos com base em limites de orçamento.
Iniciador centralizado	Iniciador com muitos direitos.
Administrador de TI	Tem o direito de visualizar e alterar dados no painel administrativo.
Varredura	Você tem o direito de visualizar todos os dados, mas não tem o direito de editá-los.
Central de Serviços de Compras (P2P) - Gerenciamento de Usuários	Gerencie os dados do usuário, incluindo a atribuição de funções.
Suporte de Compras (P2P) - Supplier Data Master Group	Eles têm a capacidade de alterar os dados do assistente nos fornecedores.
Serviço de Compras (P2P) - Equipe de Processo de Compras	Aprove aplicativos que contenham itens não catalogados.

Todos os novos compradores que se registram na plataforma recebem a função de iniciador por padrão.

O usuário da plataforma tem a oportunidade de delegar sua autoridade para trabalhar no sistema AGORA a outro usuário por um determinado período.

Os direitos sobre o seguinte são delegados:

Aprovação de requisições e pedidos de compra.
Geração de receita.

Além disso, você pode reatribuir completamente pedidos, recibos e tarefas para aprovação a outro usuário.

Você pode delegar ou reatribuir direitos somente se a nota do funcionário for maior ou igual à nota do usuário cujos direitos são delegados. A exceção é a função de Controlador Financeiro, ele pode transferir direitos para um funcionário com qualquer grau.

Além disso, nas configurações pessoais, qualquer usuário pode criar e configurar relatórios. Isso significa que você pode definir uma programação para enviar relatórios automaticamente em uma hora e data específicas, para que todos os destinatários selecionados recebam as informações de que precisam em tempo hábil.

Você também pode personalizar as notificações provenientes da plataforma com base no evento. Você pode escolher onde deseja receber notificações: no AGORA, no seu endereço de e-mail ou em ambos. Isso permitirá que você se mantenha atualizado com informações importantes no formato que for mais conveniente para você.

Lista das principais notificações do comprador:

Solicitação de aprovação de uma requisição de compra
Candidatura aprovada
Pedido rejeitado
Solicitação de alterações de ordem de compra
Pedido de alteração aprovado
Pedido de alteração recusado
Lembrete para criar recibo (GR)

Fornecedores

Após o registro, o usuário do provedor fica disponível para as funções da plataforma, dependendo de sua função. Como regra, os fornecedores revisam e aprovam os pedidos atuais, verificam seu status e participam de eventos pontuais.

O fornecedor recebe as seguintes notificações básicas:

Pedido de confirmação de encomenda
Ordem alterada

Raleigh

Nome da função	Recursos disponíveis
Administrador	Ver informações da conta Edição de conta: Remoção Alterar seu endereço de e-mail principal e secundário Enviar um link de convite para registrar um novo usuário Visualizar e confirmar pedidos Visualizar e enviar ofertas em eventos spot
Gerente de Fornecedores	Ver os detalhes da sua conta Edite as seguintes informações da sua conta: NOME Endereço de e-mail principal Endereço de e-mail alternativo Visualizar e confirmar pedidos Visualizar e enviar ofertas em eventos spot

Purchase Request - PR

Para criar um pedido, o usuário deve primeiro criar um aplicativo e enviá-lo para aprovação. Os itens no aplicativo podem ser selecionados no catálogo ou escritos de forma livre se não contiverem a posição necessária.

Информация

icon	false

A linha padrão de status do aplicativo é a seguinte:

Minuta → Em aprovação → Acordado

Pode ser modificado individualmente para atender à solicitação do cliente.

Якорь
заявка
заявка
Criando uma requisição

Para começar a criar um aplicativo, você precisa preencher todos os campos obrigatórios do formulário. Depois que todos os campos obrigatórios forem preenchidos corretamente, sua inscrição estará pronta para ser enviada para aprovação. A cadeia de aprovação é gerada automaticamente à medida que o aplicativo é concluído. Isso significa que o próprio sistema determina quais etapas e quem exatamente terá que considerar sua aplicação mais adiante.

Quando tiver certeza de que todas as informações foram inseridas corretamente e o aplicativo está pronto para ser enviado, basta clicar no botão Enviar para aprovação. Isso iniciará o processo de revisão e aprovação de sua inscrição pelas pessoas responsáveis.

Image Added

Além de criar um pedido do zero, você também pode copiar uma solicitação de um já criado. Ao copiar, uma solicitação de rascunho é criada com todos os dados que foram transferidos da copiada.

Aprovação do pedido

A cadeia de aprovadores é formada automaticamente com base em notas, limites de aprovação e o uso de posições de catálogo e não catálogo no aplicativo.

Coordenador	Descrição da fase de aprovação
Iniciador	Esta etapa é aprovada automaticamente após o envio do pedido de aprovação. O iniciador é responsável por esse estágio - o usuário que criou a solicitação.
Serviço de Apoio à Aquisição	Esse estágio é necessário ao usar uma posição não catalogada no aplicativo. A pessoa responsável por esta etapa é um funcionário de suporte de compras com uma função P2P.
Aprovador Técnico	Nesta fase, a validação ocorre no lado do ERP.
Titular do orçamento	Nesta fase, o funcionário responsável monitora se o valor do pedido não está acima do orçamento. O titular do orçamento é atribuído a um determinado iniciador. Dependendo se o valor vai além do orçamento ou não, o chefe do orçamentário, cuja estrutura orçamentária é maior, também estará envolvido na aprovação.
Controlador Financeiro	Esta etapa é necessária apenas se o valor do pedido exceder seu limite.

Após a validação bem-sucedida, o pedido é considerado acordado, com base no qual o(s) pedido(s) é(são) criado(s). O número de pedidos depende dos contratos usados na formação do aplicativo.

Para aprovar o aplicativo, o aprovador precisa abrir o aplicativo na plataforma e clicar em Aprovar ou Rejeitar, dependendo do resultado desejado.

Image Added

Purchase Order - PO

Criando um pedido

Para criar um pedido (PO), primeiro você precisa criar uma PR com os itens necessários. A criação de um ticket foi descrita acima. Depois que o aplicativo for aprovado com sucesso, os pedidos serão criados para ele. O número de pedidos depende dos contratos que foram usados no aplicativo.

Imediatamente após a criação de uma ordem, o sistema executa as seguintes ações:

• Envia o pedido de compra para o ERP.
• Envia o pedido de compra ao fornecedor (para o endereço de e-mail e/ou para a conta pessoal).

Depois que as mercadorias ou parte delas forem recebidas de acordo com o Pedido, você poderá criar um Recibo com base nisso. Consideraremos a criação de recibos abaixo.

Информация

icon	false

A cadeia padrão de status de pedidos terá a seguinte aparência:

Criado → Enviado → Pendente (ou Cancelado) → Parcialmente Recebido → Totalmente Recebido → Fechado

Pode ser modificado individualmente para atender à solicitação do cliente.

Alteração de pedido

A modificação de uma ordem está disponível para usuários com as funções Iniciador e Suporte de compras: Grupo de processos de compras.

A alteração da ordem estará disponível se todas as seguintes condições forem atendidas:

O pedido está em um dos seguintes status: Rascunho, Enviado, Acordado, Enviado manualmente, Parcialmente recebido, Totalmente recebido.
Não há recebimentos na linha da ordem ou todos os recebimentos foram cancelados.

A alteração da Quantidade de mercadorias na ordem colocada, em que uma ordem de investimento é selecionada na linha da ordem nas informações de pagamento (o nome do objeto de custo começa com @) está disponível para usuários com as funções Iniciador e Suporte de Compras P2P.

Примечание
Você não poderá alterar a quantidade para um número menor do que o já aceito para esta linha de ordem.

Depois de salvar as alterações, o pedido voltará para aprovação. Excetuam-se os casos em que, após a alteração da encomenda, o montante diminuiu em relação ao montante acordado ou aumentou não mais de 5%. Nessas circunstâncias, uma nova versão da ordem é criada e a ordem atualizada é enviada ao fornecedor como um formulário de impressão modificado.

Cancelamento de pedidos

Você pode cancelar uma ordem somente se nenhum recibo (GR) tiver sido criado para ela. Essa funcionalidade está disponível para usuários com a função Serviço de Suporte de Compras: Equipe do Processo de Compras.

Essa restrição ajuda a garantir a ordem no processo de aquisição e elimina situações em que os pedidos são cancelados após os bens ou serviços já terem começado a chegar.

Fechando um pedido

Essa funcionalidade está disponível para usuários com as seguintes funções:

Iniciador
Helpdesk de Compras: Equipe do Processo de Compras

O fechamento da ordem está disponível nos seguintes status:

Enviado
Parcialmente recebido
Totalmente recebido

A ordem pode ser fechada manual ou automaticamente, após um intervalo de tempo especificado a partir da data de entrega especificada.

Goods Receipt -GR

Якорь
поступления
поступления
Criando um recibo

Depois que um pedido for transferido com sucesso para o ERP e estiver no status Enviado, você poderá criar um recibo para ele.

Image Added

Se ocorrer um erro ao criar um recibo, o erro será registrado no log de integração do ERP e ficará visível no histórico de alterações de Recibo (GR) e Pedido (PO).

Информация

icon	false

Os recibos podem ter os seguintes status:

Criado → Cancelado

Pode ser modificado individualmente para atender à solicitação do cliente.

Regras para criar uma admissão:

Um recibo é criado para cada linha de ordem individual.
Ao criar um recibo, os seguintes campos devem ser preenchidos:
Quantidade;
Número do documento primário;
Data de recebimento.
Se você especificar um valor no campo Quantidade que seja menor que o valor especificado no campo Pedido, um recebimento parcial será criado.
Quando um recibo é criado, ele recebe um número exclusivo.
Quando você cria vários recebimentos na mesma linha da ordem, a plataforma cria vários documentos de recebimento.
Você pode criar um recibo para várias linhas de ordem de uma só vez.
É possível preencher automaticamente o campo Recebido com o valor do campo Pedido clicando no botão Recebimento rápido.
O valor máximo no campo Quantidade é igual ao valor no campo Pedido.
Após confirmar que o recibo foi salvo, a plataforma enfileira o recibo para envio ao ERP.
Após o envio do comprovante para o ERP, o número do documento do ERP será enviado para a plataforma.

Cancelamento de admissão

Somente um usuário que tenha a função Suporte de Compras - Equipe do Processo de Compras pode anular um recibo.

Ao iniciar o processo de cancelamento de uma entrada, o sistema solicitará que você forneça um motivo para o cancelamento e insira um comentário para obter mais informações sobre os motivos dessa ação.

É importante ressaltar que o cancelamento do recibo ocorre pelo valor integral, o que garante o nivelamento integral das obrigações financeiras associadas a essa receita.

Após o cancelamento, as informações de recebimento são transferidas para o sistema ERP para registrar as alterações. Em resposta, o ERP retornará um número de documento para a plataforma confirmando a transação. Isso fornece transparência e torna mais fácil para os usuários acompanhar todas as alterações que estão ocorrendo.

Contrato com o fornecedor

Contrato de Fornecedor significa um acordo formal entre o Comprador e o Fornecedor que estabelece os termos e condições para a entrega de bens ou serviços. Também estipula aspectos como condições de pagamento, condições de entrega e o limite monetário total do contrato. Um elemento importante do contrato é a possibilidade de ultrapassar o limite monetário estabelecido, se tal estiver implícito nos termos da cooperação.

Quando um PR é acordado, seu valor é adicionado à soma total de todos os pedidos sob o contrato.

Então, quando um item específico na Ordem (PO) é fechado, ocorre um novo cálculo. A diferença entre o valor deste item e o valor de todos os recibos lançados é liberada, aumentando os fundos disponíveis no contrato.

A fórmula geral para calcular os Fundos Livres no contrato:
Fundos livres = Limite total do contrato - Soma de todas as ordens do contrato.

Isso torna possível entender quanto dinheiro ainda está disponível para uso sob esta obrigação contratual.

Visualização

As visualizações são uma ferramenta projetada especificamente para facilitar a localização e filtragem de dados na plataforma. Eles permitem que os usuários configurem filtros de forma flexível, dependendo de suas necessidades e tarefas.

Em outras palavras, você cria uma visualização - um conjunto pronto de filtros e o salva, e então você pode filtrar convenientemente os dados por essa visualização e não perder tempo definindo filtros manuais ao pesquisar.

As exibições são usadas extensivamente nas seguintes seções:

Aplicativos: Para pesquisar e filtrar rapidamente aplicativos por vários parâmetros.
Pedidos: para gerenciar e encontrar com eficiência os pedidos certos com base em critérios específicos.
Recebimentos: Para facilitar o controle e a análise de informações sobre mercadorias ou serviços recebidos.
Catálogos: Para facilitar a pesquisa de catálogos e itens neles.
Fornecedores: para otimizar os dados do seu parceiro e encontrar as informações de que você precisa.
Contratos: Gerenciar e analisar as obrigações contratuais vigentes.

Essa ferramenta reduz o tempo necessário para encontrar as informações corretas e ajuda você a trabalhar de forma mais produtiva com os dados da plataforma. Graças aos recursos do Elasticsearch, as visualizações fornecem alta velocidade e precisão de pesquisa.

Criar uma visualização

Para criar uma visualização, clique no botão Nova visualização e preencha todos os campos necessários para a consulta de pesquisa:
Image Added

Usando a exibição

Para aplicar uma exibição, você precisa selecionar a exibição desejada na lista suspensa.

Image Added

Depois de selecionar uma visualização, a lista será filtrada imediatamente pelos parâmetros especificados.

Usando um filtro

Se você quiser filtrar dados sem usar exibições, poderá usar o recurso Filtro. Ele pode ser usado com ou sem a visualização selecionada para refinar a seleção.

Para especificar um filtro, você precisa:

Vá para a seção desejada através do menu principal do portal (usando o exemplo da seção Pedidos)
Clique no botão Filtrar à direita da seleção de exibição.

Image Added

3. No filtro, configure os parâmetros de seleção necessários e clique em Aplicar.
Image Added

Дерево страниц

Сравнение версий

Старая версия 9

Новая версия Текущий

Ключ

Ролевая модель

Закупщики

Роли

Делегирование

Инструкция по делегированию

Переназначение

О переназначении

Инструкция по переназначению

Отчеты

Уведомления пользователя

Настройка уведомлений

Просмотр информации о поставщике

Поставщики

Роли

Управление пользователями

Заявки (Purchase Request - PR)

Описание статусов Заявки (PR)

Диаграмма статуса заявки

Копирование заявки

Согласование заявки

Удаление заявки

Заказы (Purchase Order - PO)

Описание статусов Заказа (PO)

Диаграмма статуса Заказа (PO)

Создание заказа

Изменение заказа

События при сохранении изменений:

Отмена заказа

События при отмене заказа:

Закрытие заказа

Мягкое закрытие строки

Повторное открытие строки

Мягкое закрытие заказа (Soft closed)

Повторное открытие заказа

Полное закрытие заказа (Hard closed)

События при закрытии заказа:

Поступления (GR)

Статусы поступлений

Правила создания поступления:

Уведомления пользователей

Аннулирование поступления

События при аннулировании поступления:

Договор с поставщиком

Создание договора

Сумма всех заказов по договору и свободные средства

Срок действия договора

Каталоги

Создание каталожной позиции

Импорт каталога из файла

Представления

О представлениях

Создание представления

Использование представления

Поставщики

Роли

Заявки (Purchase Request - PR)

ЯкорьзаявказаявкаСоздание заявки

Согласование заявки

Заказы (Purchase Order - PO)

Создание заказа

Изменение заказа

Отмена заказа

Закрытие заказа

Поступления (Goods Receipt -GR)

ЯкорьпоступленияпоступленияСоздание поступления

Правила создания поступления:

Аннулирование поступления

Договор с поставщиком

Представления

Создание представления

Использование представления

Использование фильтра

Role model

Buyers

Roles

Якорь
заявка
заявка
Создание заявки

Якорь
поступления
поступления
Создание поступления

Якорь
заявка
заявка
Creation of PR

Якорь
поступления
поступления
Creation of GR

Якорь
заявка
заявка
Criando uma requisição

Якорь
поступления
поступления
Criando um recibo