Create a buyer request

On the portal, the buyer can create a request for the purchase of goods/services/work and select the best offer from suppliers.

To submit a request in the buyer’s personal account, click the button in the left menu. On the page that appears, move the cursor to the Reduction area and click the Create a new purchase button:

On the page that appears, enter the following information:

Image Removed

Порядок работы комиссии

Дата и время рассмотрения заявок (МСК) — московское время начала рассмотрения заявок. На этом этапе покупатель проверяет документы поставщиков и может отклонить участника.

Место рассмотрения заявок — местоположение комиссии, заводится в произвольной форме.

Дата и время подведения итогов (МСК) — дата и время по МСК, когда торги будут закрыты и будет сформирован итоговый протокол, где содержатся данные о всех победителях торга. Если хотя бы один из данных пунктов не соблюден, протокол не формируется.

Место подведения итогов — местоположение комиссии, заводится в произвольной форме.

Срок заключения договора — количество дней (рабочих или календарных), по истечении которых покупатель заключит договор с поставщиком.

Image Removed

Порядок предоставления разъяснений 

Срок направления запроса о разъяснении по документации — количество дней (рабочих или календарных), в течение которых покупатель должен предоставить разъяснительную документацию. 

Срок предоставления разъяснений по документации, Срок отправки запроса о разъяснении по результатам торгов, Срок предоставления разъяснения по результатам торгов — регламентные даты, которые определяют обязательные строки ответов покупателя.

Image Added

Image Added

Information on lots of the procurement procedure

For one auction, you can create several lots at once.

Add lot - allows you to add multiple lots in an auction. Moreover, each lot can be configured separately (for example, the presence/absence of VAT, inviting different customers, etc.).

Next, you need to fill in the information about each lot:

General information tab

Lot name - the name of the lot.

Lot currency is the currency of the goods.

Trades are carried out - select what price should be indicated to the supplier at the bidding:

• From the price per lot - the sum of all goods in the lot (NMC).
• From unit price - the price for each product in the lot.
• Percentage of the IMP per lot - a percentage of the amount of all goods per lot (this option is selected if the reduction is carried out in steps, and the step is set as a Percentage of the NMC).
• Percentage of a unit of production - a percentage of the price for each product (this option is selected if the reduction is carried out in steps, and the step is set as a Percentage of the NMC).

IMP - the initial maximum price of the lot (the sum of all goods in the lot, calculated automatically).

Price including VAT - when selecting a checkbox, the price will be indicated including VAT.

VAT rate is a percentage of the VAT rate.

When choosing a winner, VAT is taken into account - when selecting a checkbox, the winner's price will include VAT

Image Removed

Информация по лотам закупочной процедуры

Для одного торга можно создать сразу несколько лотов.

Добавить лот — позволяет добавлять несколько лотов в торге. При этом каждый лот может настраиваться отдельно (например, наличие/отсутствие НДС, приглашение разных заказчиков и проч.).

Далее необходимо заполнить данные о каждом лоте:

Вкладка Общие сведения

Наименование лота — название лота.

Валюта лота — валюта товаров.

Торги осуществляются — выберите, какую цену необходимо указывать поставщику на торгах:

• От цены за лот — сумму всех товаров в лоте (НМЦ).
• От цены за единицу продукции — цену за каждый товар в лоте.
• Процент от НМЦ за лот —  процент от суммы всех товаров за лот (данная опция выбирается, если редукцион проводится с шагом, и шаг задается как Процент от НМЦ).
• Процент от единицы продукции — процент от цены за каждый товар (данная опция выбирается, если редукцион проводится с шагом, и шаг задается как Процент от НМЦ).

НМЦ — начальная максимальная цена лота (сумма всех товаров в лоте, вычисляется автоматически).

Цена с учетов НДС — при выборе чекбокса цена будет указываться с НДС.

Ставка НДС — процент ставки НДС.

При выборе победителя учитывается НДС — при выборе чекбокса цена победителя будет включать НДС.

Вкладка Товары, работы и услуги для закупки

Тип предмета закупки — из раскрывающего списка выберите Товар, Работа или Услуга.

Наименование товара, работ, услуг — название позиции, которая участвует в лоте.

Код ОКПД2 — из раскрывающегося списка выберите имеющийся класс продукции.

Код ОКВЭД2 — из раскрывающегося списка выберите вид деятельности.

Невозможно определить количество (объем) — выберите чекбокс, если не знаете точное количество нужного товара/услуги/работ.

Код ОКЕИ — единица измерения (тонны, штука или пара).

Количество — количество/объем товара/услуги/работ.

Цена за единицу, без НДС — цена товара без учета НДС.

Загрузка списка товаров, работ и услуг через XLS файл — (отображается при выборе От цены за единицу продукции, см. выше) расшифровка к торгам. Расшифровка подается в виде обычного предложения в таблице. Поставщики указывают цены по каждому товару вручную или загружают из файла. Итоговая сумма должна совпасть с той, которую они указывали на предыдущем этапе. Если она не совпадет, то предложение будет отклонено. Если расшифровка не подается за 24 часа, то предложение поставщика аннулируется. 

Вкладка Сведения о редукционе 

Редукцион с шагом — при выборе данного чекбокса поставщик должен будет снижать ставку только на заданный интервал (в противном случае будет выводиться ошибка).

Шаг настраивается в поле Тип шага редукциона (может быть фиксированной суммой, напр.,100 рублей,  или процент от НМЦ, например, 10%). Указание шага в процентах актуально при выборе Процент от НМЦ за лот и Процент за единицу продукции. Каждое новое предложение считается как процент от последней ставки, а не от начальной НМЦ. 

Шаг редукциона — минимальное и максимальное значение для снижения цены.

Автоматическое снижение шага — при выборе чекбокса, если ни один поставщик не подает предложений в течение времени, указанного в поле Время ожидания ценового предложения, то минимальное значение шага снижается на значение, указанное в поле Шаг для снижения. Максимальное значение шага остается прежним. Если снижение будет невозможно , то торг автоматически будет завершен и перейдет в статусНе состоялся.

Редукцион с продлением — если включена эта настройка, то редукцион автоматически продляется на время, указанное в поле Время ожидания ценового предложения. После начала торга запускается счетчик времени ожидания предложения, если в течение этого времени было подано предложение, то время ожидания запускается еще раз. Если предложений не было, то лот переходит в статус Не состоялся. Если лот в торге всего один, то весь торг также перейдет в статус Не состоялся.

Время ожидания ценового предложения — в этом поле указывается время, в течение которого ожидаются предложения поставщиков.

Улучшение предложения без снижения текущего минимального — если чекбокс выключен, то поставщик не может снизить свою минимальную цену несколько раз подряд (если другой поставщик не перебьет цену). При включенном чекбоксе поставщик может снижать ставку, даже если его предложение уже минимально. 

Проводить вторую фазу (торги за 2 место) — если чекбокс отмечен, то при переходе торгов в статус Завершено и автоматическом выборе победителя покупатель сам может переназначить победителя торгов. 

Редукцион с нижним пределом снижения цены — если чекбокс отмечен, то появляется поле для указания нижнего предела цены. В этом поле указывается нижняя сумма НМЦ. При достижении указанного значения торг автоматически завершается. Поставщики не видят, какая сумма указана как нижний предел.

Максимальная продолжительность редукциона, мин — если указана максимальна продолжительность редукциона, то он закроется по истечении этого времени. 

Если максимальная продолжительность не задана, и ценовое предложение подается менее чем за 10 минут до конца торга, то он автоматически продляется еще на 10 минут. Это происходит неограниченное число раз. 

Вкладка Заказчики

Информация о заказе

Договор с несколькими участниками 

Распределенная поставка — распределение поставки между несколькими поставщиками.

Обеспечение договора/поставки — денежный гарант со стороны поставщика, который он вносит на счет покупателя для того чтобы подтвердить намерение о поставках.

Информация о заказчиках, подписывающих договор — информация о заказчике, который инициирует торги: имя, регион проживания, условия поставки, форма, сроки и порядок оплаты (напр., предоплата), сроки поставки. Если выбран заказчик, ему приходит уведомление с приглашение принять участие в торге. Если заказчик не принимает приглашение, торг не начинается.

Для добавления еще одного заказчика нажмите Добавить заказчика.

Вкладка Дополнительно

Требования к товару, проведению работ, оказанию услуг — требования, оформленные в произвольной форме.

Особые условия — условия, оформленные в произвольной форме.

Адрес склада — адрес, куда необходимо доставить товар.

Допустимость аналогов — товар, схожий по характеристикам с указанным товаром, но может иметь какие-либо технологические отличия и может быть произведен другим производителем. При выборе данного чекбокса автоматически выбирается чекбокс Допустимость эквивалентов.

Допустимость эквивалентов — товар, полностью схожий по техническим (технологическим характеристикам), может быть произведен по лицензии основной компании-производителя.

Документация 

Введите название и выберите файл для загрузки документа, описывающего необходимый к закупке товар.

Дополнительная информация к закупочной процедуре

Введите необходимую информацию для поставщиков по процедуре закупки в произвольной форме.

Сохранить в черновик — сохраняет введенную информацию (без проверки), потом есть возможность редактировать данные.

Опубликовать — публикация торгов после автоматической валидации системой.

Просмотр запросов и подача заявки поставщиком

После того как заявка на редукцион была создана покупателем, она появляется в личном кабинете поставщика, а приглашение приходит на электронную почту поставщика. При открытой процедуре торгов заявку видят все поставщики на портале, при закрытой процедуре - только те, которые были выбраны покупателем. По желанию покупателя некоторые поставщики могут видеть информацию о начавшейся закупке, но для участия им необходимо подать заявку на вступление в редукцион.

Чтобы просмотреть запрос и подать на него заявку, в личном кабинете поставщика нажмите на кнопку в меню слева. Отобразится список с закупками:

При нажатии на кнопку Участвовать отобразится подробная информация по торгам. 

На данном этапе поставщику необходимо загрузить документ с описанием поставляемых товаров, работ и услуг и нажать кнопку Подписать и отправить.

Рассмотрение заявок покупателем, отклонение поставщиков от торгов

При переходе редукциона в статус Рассмотрение заявок покупатель может просмотреть поданные документы поставщиков и при необходимости отклонить поставщика от участия в редукционе.

Для этого в разделе Заявки нажмите на нужные торги:

На появившейся странице ознакомьтесь с имеющимися данными.

Нажмите кнопку Документация, чтобы посмотреть документы по заявке.

Для того чтобы отклонить заявку, нажмите кнопку Отклонить заявку. В открывшемся окне введите причину отказа и нажмите Да для отклонения заявки. Покупатель может отклонить предложение поставщика только на данном этапе.

Можно также Скачать протокол оценки заявок, Скачать документации поставщиков (документы всех поставщиков).

Прием ставок поставщиков

При переходе торгов в статус Прием ставок поставщики могут в режиме реального времени предлагать свои ставки на понижение цены товара.

Для этого в разделе Заявки нажмите на торги со статусом Прием ставок:

На открывшейся странице с информацией по торгам нажмите кнопку Подать ставку.

Здесь необходимо заполнить цену (при подаче предложения поставщику автоматически будет проставляться сумма, сниженная на максимальное значение шага, если шаг заведен в настройках), скачать шаблон XLS файла, заполнить его и загрузить XLS файл обратно в Систему .

Выберите чекбокс НДС не облагается, в случае если у поставщика есть льготы на освобождение от НДС.

При нажатии на кнопку Отправить без подписи заявка будет отослана покупателю без электронной подписи.

При нажатии на кнопку Отправить и подписать заявка на участие будет отослана покупателю с электронной подписью (при возможности ставить электронную подпись).

Победитель выбирается автоматически (по наименьшей предложенной цене).

У редукциона можно выставить дату и время начала, но нельзя выставить дату и время окончания, поскольку она не определена и может изменяться в зависимости от ситуации.

Завершение и закрытие торгов

После завершения редукциона торги автоматически переходят в статус Завершено, если ставки принимались От цены за лот. Далее поставщик в течение 24 часов должен прислать  расшифровки предложений, после чего редукцион переходит в статус Закрыто. Если ставки принимались от Цены за единицу продукции, то редукцион сразу переходит в статус Закрыто.

Если в настройках покупателя был выставлен чекбокс Проводить вторую фазу (торги за 2 место), то покупатель сможет самостоятельно переназначить победителя.

По результатам торгов можно скачать автоматически созданный протокол, нажав на кнопку Открыть протокол рассмотрения.

Можно Скачать протокол оценки заявок (отображается для двухэтапных торгов, для покупателя).

Скачать документации поставщиков (отображается для покупателя)

Редактирование или отмена торгов покупателем

Редактировать данные торгов или отменять торг можно только в статусах Опубликовано, Прием заявок, Прием ставок.

Для отмены созданный торгов в личном кабинете нажмите кнопку в меню слева и выберите торг, который необходимо отредактировать или отменить.

В открывшемся торге в правом нижнем углу нажмите кнопку Редактировать или Отменить соответственно:

После отмены торг переходит в статус Отменено.

Администратор системы может просмотреть информацию по торгам, а также отредактировать некоторые данные:

• Запросы на товар
• Заявки на торг
• Коммерческие предложения
• Лоты в торге
• Настройки к типам торгов
• Ставки на продукты