Прозрачность процесса и снижение рисков достигается за счет использования расширенного функционала, который позволяет формировать потребности на основе актуальной базы НСИ, консолидировать заявки и выстраивать детализированные планы закупок. Это интегрированное решение дает возможность не только инициировать закупки согласно стратегическому плану, но и оптимизировать бюджетные процессы за счет создания и согласования закупочных проектов.

Благодаря данному функциональному модулю, компании могут более эффективно распределять бюджеты, контролировать соблюдение сроков опубликования и проведения процедур, что сокращает время цикла закупок и повышает надежность выполнения обязательств. Это в итоге способствует повышению качества закупок, укреплению конкурентоспособности и поддержанию устойчивого роста бизнеса.

Раздел Планирование закупок используется для координации и управления заявками на закупки от различных локаций. Его основная задача — упростить процесс сбора и обработки заявок, обеспечивая прозрачность и эффективность закупок в организации.

Основные задачи раздела:

• Учет потребностей: позволяет отслеживать потребности различных локаций, что способствует оптимизации ресурсов.

• Упрощение процессов: объединяет разнородные запросы для лучшего управления закупками.

• Фасилитация коммуникаций: обеспечивает централизованное взаимодействие между локациями.

В разделе Планирование закупок есть возможность создать новую заявку на потребность от всех локаций или работать уже с имеющимися заявками. Для удобства управления доступны элементы фильтрации и поиска заявок. Здесь находятся 3 подраздела:

• Опубликованные заявки - опубликованные заявки от локаций.
• Заявки всех локаций - заявки от всех локаций во всех возможных статусах.
• Потребности к закупке - позиции из заявок всех локаций с возможностью добавления заявки на закупку.

Image Modified

В любом из подразделов Планирование закупок все заявки/позиции отображаются в табличной части. Заявки сортируются по дате создания (от новых к старым).

Поиск и фильтрация

В любом из подразделов Заявки на потребность реализовано несколько способов поиска информации:

• Поиск
• Фильтрация

Поиск

Функция поиска позволяет быстро находить нужную информацию среди множества заявок на основании полного или частичного совпадения значений. Это обеспечивает пользователям доступ к необходимым данным без затрат времени на просмотр и анализ больших объемов информации. Такой функционал особенно полезен, когда необходимо оперативно отреагировать на запросы или изменения в заявках.

Поиск осуществляется по полному или частичному совпадению значений. Для осуществления поиска введите запрос (1) и нажмите на кнопку Поиск (2).

Image Modified

Фильтрация

Фильтрация позволяет гибко настраивать параметры для более удобной работы с таблицей заявок. Упрощает работу с большими объемами данных за счет гибкой настройки отображения заявок.

Фильтрация опубликованных производится по столбцам:

• Тип заявки
• Срочность
• Локация
• Дата создания
• Дата изменения

Фильтрация заявок всех локаций производится по столбцам:

• Дата создания
• Дата изменения
• Статус

Для выполнения фильтрации выберите значения фильтров (1) и нажмите на кнопку Применить фильтр (2). 

Image Modified

В результатах фильтрации будут выведены заявки, удовлетворяющие всем выбранным значениям.

Для сброса фильтрации необходимо нажать на кнопку Сбросить в блоке фильтрации.

Создание заявки от всех локаций

Функционал создан для централизованного создания заявок, который повышает координацию между отделами и локациями. На портале существует два способа создания заявки:

1. Вручную
2. Через раздел опубликованных заявок

Создание заявки доступно пользователю: руководитель отдела планирования.

Создание заявки вручную

Этот способ предоставляет пользователям полный контроль над процессом создания заявки, обеспечивая возможность указания всех деталей и особенностей, которые могут быть важны для конкретного запроса. Это позволяет учитывать уникальные потребности и особенности каждой ситуации, что способствует более точному планированию.

Для создания необходимо перейти в раздел Планирование закупок и нажать кнопку Создать заявку.

Image Modified

После создания откроется детальная страница заявки с пустым списком заявок и позиций.

Создание заявки через раздел опубликованных заявок

Функционал облегчает создание новых заявок на основе существующих, что снижает временные затраты и минимизирует вероятность ошибок при вводе данных. Это особенно важно в условиях повторяющихся процессов или ситуаций, когда требуется учитывать предыдущий опыт.

Для создания заявки в разделе Опубликованные заявки нужно выделить все необходимые для добавления заявки и нажать на кнопку Добавить в заявку. После создания откроется детальная страница заявки, в списке заявок будут отображены выбранные заявки от локаций.

Добавление заявок в заявку от всех локаций

Объединение заявок от разных локаций в одну централизованную заявку упрощает управление и контроль над процессом. Это позволяет избежать дублирования работы и обеспечивает более согласованное и эффективное распределение ресурсов.

На портале существует два способа добавления заявок от локаций в существующую заявку от всех локаций:

1. С детальной страницы заявки от всех локации
2. Через подраздел опубликованных заявок

Добавление заявок с детальной страницы

Для добавления заявки от локации в заявку от всех локаций достаточно открыть заявку в статусе Черновик, нажать на кнопку Добавить заявки и выбрать нужную заявку. 

Image Modified

Добавленные заявки отобразятся в блоке «Заявки».

Добавление заявок через подраздел «Опубликованные заявки»

Для добавления заявки от локации в заявку от всех локаций необходимо в разделе Опубликованные заявки выделить нужные, нажать на кнопку Добавить в заявку и выбрать значение Существующая и указать, в какую заявку нужно добавить. 

После сохранения откроется детальная страница заявки от всех локаций с добавленными заявками и их позициями.

Опрос локаций о позициях в заявке всех локаций

В сформированной заявке от всех локаций есть возможность опросить локации о позициях. Функция опроса позволяет точно определить потребности каждой локации, обеспечивая своевременную обратную связь. Благодаря этому, планирование закупок становится более точным и отвечает реальным нуждам. Этот процесс содействует улучшению координации между отделами.

Для опроса нужно открыть заявку в статусе Черновик и перейти в список позиций (1). Далее выберите нужные позиции (2) и нажмите на кнопку Опросить позиции (3).

Image Modified

После отправки опроса руководители локаций получат уведомление на почту о выбранных позициях с комментарием (если он был заполнен).

Оформление заявки всех локаций

Процесс оформления заявки включает создание, добавление позиций и необходимых комментариев, а также взаимодействия с локациями. Это обеспечивает завершение процесса планирования закупок и подготовку документации для реализации.

Функционал доступен сотрудникам с ролью: Руководитель отдела планирования.

Для формирования новой заявки на потребность от всех локации необходимо:
1. В меню выбрать раздел «Планирование закупок»
2. Создать заявку любым способом описанным выше
3. При необходимости заполнить комментарий
4. Если заявка была создана вручную, добавить хотя бы одну заявку в список заявок (Подробное описание в разделе Добавление заявок в заявку от всех локаций)
5. При необходимости опросить локации о позициях (Подробное описание в разделе Опрос локаций о позициях в заявке всех локаций)
6. Опубликовать

Эти функциональные блоки способствуют улучшению планирования закупок, обеспечивая более высокую эффективность, прозрачность и согласованность в процессе управления закупками.

Process transparency and risk mitigation are achieved through the use of advanced functionality that enables the generation of requirements based on the current master data database, consolidation of requests, and the creation of detailed procurement plans. This integrated solution not only enables the initiation of procurement in accordance with the strategic plan but also optimizes budget processes by creating and approving procurement projects.

With this functional module, companies can more effectively allocate budgets and monitor compliance with publication and procedure deadlines, thereby reducing procurement cycle times and increasing the reliability of fulfilling obligations. This ultimately contributes to improved procurement quality, stronger competitiveness, and sustainable business growth.

The Procurement Planning section is used to coordinate and manage procurement requests from various locations. Its primary purpose is to streamline the collection and processing of requests, ensuring transparency and efficiency in procurement within the organization.

The main objectives of this section are:

• Requirements Management: Allows you to track the needs of different locations, facilitating resource optimization.
• Process Simplification: Consolidates disparate requests for improved procurement management.
• Communication Facilitation: Ensures centralized interaction between locations.

The Procurement Planning section allows you to create a new requisition for requirements from all locations or work with existing requisitions. Filtering and search options are available for requisition management. Three subsections are located here:

• Published Requisitions - published requisitions from locations.
• Requisitions from All Locations - requisitions from all locations in all possible statuses.
• Purchase Requirements - items from requisitions from all locations with the option to add a new purchase requisition.

Image Added

In any of the Procurement Planning subsections, all requests/items are displayed in a table section. Requests are sorted by creation date (newest to oldest).

Search and filtering

Several information search methods are available in each of the Request for Requirement subsections:

• Search
  
• Filtering

Search

The search function allows you to quickly find the required information among multiple requests based on a full or partial match of values. This provides users with access to the necessary data without wasting time browsing and analyzing large volumes of information. This functionality is especially useful when it is necessary to quickly respond to requests or changes in requests.

The search is performed by a full or partial match of values. To search, enter a query (1) and click the Search button (2).

Image Added

Filtering

Filtering allows you to flexibly customize parameters for more convenient work with the requests table. It simplifies working with large volumes of data by allowing flexible request display settings.

Published requests are filtered by the following columns:

• Request Type
  
• Urgency
  
• Location
  
• Creation Date
  
• Modification Date

Requests from all locations are filtered by the following columns:

• Creation Date
  
• Modification Date
  
• Status

To filter, select filter values ​​(1) and click the Apply Filter button (2).

Image Added

The filter results will display requests that match all selected values.

To reset the filter, click the Reset button in the filter block.

Creating an application from all locations

This functionality is designed for centralized requisition creation, improving coordination across departments and locations. There are two ways to create a requisition on the portal:

1. Manually
2. Through the Published Requisitions section

Requisition creation is available to the Planning Department Manager.

Manual Requisition Creation

This method gives users complete control over the requisition creation process, allowing them to specify all the details and specifics that may be important for a specific request. This allows them to consider the unique needs and characteristics of each situation, facilitating more accurate planning.

To create a requisition, go to the Procurement Planning section and click the Create Requisition button.

Image Added

Once created, the application's details page will open with an empty list of applications and positions.

Creating an application through the Published Applications section

This functionality facilitates the creation of new applications based on existing ones, reducing time and minimizing the likelihood of data entry errors. This is especially important in repetitive processes or situations where previous experience must be taken into account.

To create an application, in the Published Applications section, select all the applications you want to add and click the Add to Application button. Once created, the application's details page will open, and the selected applications from the locations will be displayed in the application list.

Adding applications to the application from all locations

Consolidating requests from different locations into a single, centralized request simplifies process management and control. This avoids duplication of work and ensures a more coordinated and efficient resource allocation.

The portal offers two ways to add requests from specific locations to an existing request from all locations:

1. From the details page of a request from all locations
2. Through the Published Requests subsection

Adding requests from the details page

To add a request from a location to a request from all locations, simply open the request in Draft status, click the Add Requests button, and select the desired request.

Image Added

Added requests will appear in the "Requests" section.

Adding requests via the "Published Requests" subsection

To add a request from a location to the request from all locations, select the desired requests in the Published Requests section, click the Add to Request button, select "Existing," and specify the request to which you want to add it.

After saving, a detailed request page from all locations will open, displaying the added requests and their positions.

Survey of locations regarding positions in the application of all locations

The generated requisition from all locations includes the option to survey locations regarding items. The survey function allows you to accurately determine the needs of each location, providing timely feedback. This makes procurement planning more accurate and responsive to real needs. This process facilitates better coordination between departments.

To survey, open the requisition in Draft status and go to the list of items (1). Next, select the desired items (2) and click the Survey Items button (3).

Image Added

After submitting the survey, location managers will receive an email notification about the selected positions along with a comment (if one was completed).

Application form for all locations

The requisition process includes creating and adding items and necessary comments, as well as interacting with locations. This ensures the completion of the procurement planning process and the preparation of documentation for implementation.

This functionality is available to employees with the role of Planning Department Manager.

To create a new requisition for requirements from all locations, you must:

1. Select "Procurement Planning" in the menu.
2. Create a requisition using any method described above.
3. If necessary, enter a comment.
4. If the requisition was created manually, add at least one requisition to the requisition list (for a detailed description, see the section "Adding Requisitions to a Requisition from All Locations").
5. If necessary, poll locations for items (for a detailed description, see the section "Polling Locations for Items in a Requisition from All Locations").
6. Publish.

These functional blocks help improve procurement planning, ensuring greater efficiency, transparency, and consistency in the procurement management process.