Uma das vantagens da aquisição P2P é a capacidade de configurar status e modelos para a aprovação de aplicativos e pedidos. O uso de um construtor de BPM permite implementar e adaptar rapidamente a lógica de negócios do cliente. Isso agiliza o processo de aprovação, minimizando atrasos burocráticos, o que ajuda a reduzir o tempo do ciclo de compras. O sistema suporta cenários complexos de aprovação com controle de limites de aprovação, bem como rotas paralelas e sequenciais, proporcionando flexibilidade e precisão na gestão de compras. Essa ferramenta reduz significativamente o tempo de implementação e permite fazer alterações sem retrabalho significativo, o que protege os interesses financeiros da empresa e se adapta às suas necessidades

Além disso, graças à aquisição P2P, sua empresa poderá gerenciar com flexibilidade a aceitação de bens e serviços. O sistema permite a aceitação total e parcial, o que ajuda a se adaptar às necessidades em constante mudança e otimizar os processos de fornecimento. Isso significa menos caos e mais estrutura em sua aquisição. Vamos dar uma olhada mais de perto na funcionalidade disponível.

Modelo

Globalmente, todos os usuários podem ser divididos em Compradores e Fornecedores dentro da plataforma. Vamos considerar quais são as principais funções e configurações para cada tipo de usuário.

Compradores

Raleigh

Todos os novos compradores que se registram na plataforma recebem a função de iniciador por padrão.

O usuário da plataforma tem a oportunidade de delegar sua autoridade para trabalhar no sistema AGORA a outro usuário por um determinado período.

Os direitos sobre o seguinte são delegados:

• Aprovação de requisições e pedidos de compra.
• Geração de receita.

Além disso, você pode reatribuir completamente pedidos, recibos e tarefas para aprovação a outro usuário. 

Você pode delegar ou reatribuir direitos somente se a nota do funcionário for maior ou igual à nota do usuário cujos direitos são delegados. A exceção é a função de Controlador Financeiro, ele pode transferir direitos para um funcionário com qualquer grau.

Além disso, nas configurações pessoais, qualquer usuário pode criar e configurar relatórios. Isso significa que você pode definir uma programação para enviar relatórios automaticamente em uma hora e data específicas, para que todos os destinatários selecionados recebam as informações de que precisam em tempo hábil.

Você também pode personalizar as notificações provenientes da plataforma com base no evento. Você pode escolher onde deseja receber notificações: no AGORA, no seu endereço de e-mail ou em ambos. Isso permitirá que você se mantenha atualizado com informações importantes no formato que for mais conveniente para você.

Lista das principais notificações do comprador:

• Solicitação de aprovação de uma requisição de compra
• Candidatura aprovada
• Pedido rejeitado
• Solicitação de alterações de ordem de compra
• Pedido de alteração aprovado
• Pedido de alteração recusado
• Lembrete para criar recibo (GR)

Fornecedores

Após o registro, o usuário do provedor fica disponível para as funções da plataforma, dependendo de sua função. Como regra, os fornecedores revisam e aprovam os pedidos atuais, verificam seu status e participam de eventos pontuais. 

O fornecedor recebe as seguintes notificações básicas:

• Pedido de confirmação de encomenda
• Ordem alterada

Raleigh

Purchase Request - PR

Para criar um pedido, o usuário deve primeiro criar um aplicativo e enviá-lo para aprovação. Os itens no aplicativo podem ser selecionados no catálogo ou escritos de forma livre se não contiverem a posição necessária.

Якорь
заявка заявка

Criando uma requisição

Para começar a criar um aplicativo, você precisa preencher todos os campos obrigatórios do formulário. Depois que todos os campos obrigatórios forem preenchidos corretamente, sua inscrição estará pronta para ser enviada para aprovação. A cadeia de aprovação é gerada automaticamente à medida que o aplicativo é concluído. Isso significa que o próprio sistema determina quais etapas e quem exatamente terá que considerar sua aplicação mais adiante.

Quando tiver certeza de que todas as informações foram inseridas corretamente e o aplicativo está pronto para ser enviado, basta clicar no botão Enviar para aprovação. Isso iniciará o processo de revisão e aprovação de sua inscrição pelas pessoas responsáveis.

Além de criar um pedido do zero, você também pode copiar uma solicitação de um já criado. Ao copiar, uma solicitação de rascunho é criada com todos os dados que foram transferidos da copiada.

Aprovação do pedido

A cadeia de aprovadores é formada automaticamente com base em notas, limites de aprovação e o uso de posições de catálogo e não catálogo no aplicativo.

Após a validação bem-sucedida, o pedido é considerado acordado, com base no qual o(s) pedido(s) é(são) criado(s). O número de pedidos depende dos contratos usados na formação do aplicativo. 

Para aprovar o aplicativo, o aprovador precisa abrir o aplicativo na plataforma e clicar em Aprovar ou Rejeitar, dependendo do resultado desejado.

Purchase Order - PO

Criando um pedido

Para criar um pedido (PO), primeiro você precisa criar uma PR com os itens necessários. A criação de um ticket foi descrita acima. Depois que o aplicativo for aprovado com sucesso, os pedidos serão criados para ele. O número de pedidos depende dos contratos que foram usados no aplicativo.

Imediatamente após a criação de uma ordem, o sistema executa as seguintes ações:

• Envia o pedido de compra para o ERP.
• Envia o pedido de compra ao fornecedor (para o endereço de e-mail e/ou para a conta pessoal).

Depois que as mercadorias ou parte delas forem recebidas de acordo com o Pedido, você poderá criar um Recibo com base nisso. Consideraremos a criação de recibos abaixo.

Alteração de pedido

A modificação de uma ordem está disponível para usuários com as funções Iniciador e Suporte de compras: Grupo de processos de compras.

A alteração da ordem estará disponível se todas as seguintes condições forem atendidas:

• O pedido está em um dos seguintes status: Rascunho, Enviado, Acordado, Enviado manualmente, Parcialmente recebido, Totalmente recebido.
• Não há recebimentos na linha da ordem ou todos os recebimentos foram cancelados.

A alteração da Quantidade de mercadorias na ordem colocada, em que uma ordem de investimento é selecionada na linha da ordem nas informações de pagamento (o nome do objeto de custo começa com @) está disponível para usuários com as funções Iniciador e Suporte de Compras P2P.

Depois de salvar as alterações, o pedido voltará para aprovação. Excetuam-se os casos em que, após a alteração da encomenda, o montante diminuiu em relação ao montante acordado ou aumentou não mais de 5%. Nessas circunstâncias, uma nova versão da ordem é criada e a ordem atualizada é enviada ao fornecedor como um formulário de impressão modificado.

Cancelamento de pedidos

Você pode cancelar uma ordem somente se nenhum recibo (GR) tiver sido criado para ela. Essa funcionalidade está disponível para usuários com a função Serviço de Suporte de Compras: Equipe do Processo de Compras.

Essa restrição ajuda a garantir a ordem no processo de aquisição e elimina situações em que os pedidos são cancelados após os bens ou serviços já terem começado a chegar.

Fechando um pedido

Essa funcionalidade está disponível para usuários com as seguintes funções:

• Iniciador 
• Helpdesk de Compras: Equipe do Processo de Compras

O fechamento da ordem está disponível nos seguintes status:

• Enviado
• Parcialmente recebido
• Totalmente recebido

A ordem pode ser fechada manual ou automaticamente, após um intervalo de tempo especificado a partir da data de entrega especificada.

Goods Receipt -GR

Якорь
поступления поступления

Criando um recibo

Depois que um pedido for transferido com sucesso para o ERP e estiver no status Enviado, você poderá criar um recibo para ele.

Se ocorrer um erro ao criar um recibo, o erro será registrado no log de integração do ERP e ficará visível no histórico de alterações de Recibo (GR) e Pedido (PO).

Regras para criar uma admissão:

• Um recibo é criado para cada linha de ordem individual.
• Ao criar um recibo, os seguintes campos devem ser preenchidos:
  
  • Quantidade;
  • Número do documento primário;
  • Data de recebimento.
• Se você especificar um valor no campo Quantidade que seja menor que o valor especificado no campo Pedido, um recebimento parcial será criado.
• Quando um recibo é criado, ele recebe um número exclusivo.
• Quando você cria vários recebimentos na mesma linha da ordem, a plataforma cria vários documentos de recebimento.
• Você pode criar um recibo para várias linhas de ordem de uma só vez.
• É possível preencher automaticamente o campo Recebido com o valor do campo Pedido clicando no botão Recebimento rápido.
• O valor máximo no campo Quantidade é igual ao valor no campo Pedido.
• Após confirmar que o recibo foi salvo, a plataforma enfileira o recibo para envio ao ERP.
• Após o envio do comprovante para o ERP, o número do documento do ERP será enviado para a plataforma.

Cancelamento de admissão

Somente um usuário que tenha a função Suporte de Compras - Equipe do Processo de Compras pode anular um recibo.

Ao iniciar o processo de cancelamento de uma entrada, o sistema solicitará que você forneça um motivo para o cancelamento e insira um comentário para obter mais informações sobre os motivos dessa ação.

É importante ressaltar que o cancelamento do recibo ocorre pelo valor integral, o que garante o nivelamento integral das obrigações financeiras associadas a essa receita.

Após o cancelamento, as informações de recebimento são transferidas para o sistema ERP para registrar as alterações. Em resposta, o ERP retornará um número de documento para a plataforma confirmando a transação. Isso fornece transparência e torna mais fácil para os usuários acompanhar todas as alterações que estão ocorrendo.

Contrato com o fornecedor

Contrato de Fornecedor significa um acordo formal entre o Comprador e o Fornecedor que estabelece os termos e condições para a entrega de bens ou serviços. Também estipula aspectos como condições de pagamento, condições de entrega e o limite monetário total do contrato. Um elemento importante do contrato é a possibilidade de ultrapassar o limite monetário estabelecido, se tal estiver implícito nos termos da cooperação.

Quando um PR é acordado, seu valor é adicionado à soma total de todos os pedidos sob o contrato.

Então, quando um item específico na Ordem (PO) é fechado, ocorre um novo cálculo. A diferença entre o valor deste item e o valor de todos os recibos lançados é liberada, aumentando os fundos disponíveis no contrato.

A fórmula geral para calcular os Fundos Livres no contrato:
Fundos livres = Limite total do contrato - Soma de todas as ordens do contrato.

Isso torna possível entender quanto dinheiro ainda está disponível para uso sob esta obrigação contratual. 

Catálogos

Na seção Catálogos, você pode exibir os itens disponíveis nos catálogos de fornecedores. Esses itens estão diretamente ligados ao Fornecedor específico e seu Contrato, facilitando a localização dos bens ou serviços certos.

Você pode fazer o seguinte:

1. Criar e editar itens de catálogo: você pode adicionar novos itens ao catálogo ou fazer alterações nos existentes para manter as informações sempre atualizadas.
2. Importação e exportação de catálogos: Para a conveniência de trabalhar com grandes quantidades de dados, você pode baixar catálogos de fontes externas ou, inversamente, carregá-los para uso externo ou verificação.
3. Modelo de upload de catálogo: Se você deseja importar dados, o modelo pré-criado o ajudará a estruturar as informações adequadamente antes de enviá-las para a plataforma.
4. Configurações de exibição: Você pode personalizar como os diretórios são exibidos na tela para que as informações sejam apresentadas da forma mais conveniente para você.

Essas funcionalidades tornam o gerenciamento de catálogos mais eficiente e flexível, proporcionando fácil acesso a ofertas atualizadas e termos de cooperação.

Criando um item de catálogo 

A criação de um item de catálogo está disponível para usuários com o grupo Suporte a compras (P2P) - Mestre de dados do fornecedor.

Após preencher todos os campos obrigatórios e salvar, o produto criado será exibido na lista de produtos na seção Catálogo.

Importar um diretório de um arquivo

A importação de catálogo está disponível para usuários com o grupo Suporte a Compras (P2P) - Mestre de Dados do Fornecedor.

Após a importação bem-sucedida, os produtos serão exibidos na lista de produtos na seção Catálogo.

Visualização

As visualizações são uma ferramenta projetada especificamente para facilitar a localização e filtragem de dados na plataforma. Eles são baseados na tecnologia Elasticsearch, que permite aos usuários configurar filtros de forma flexível, dependendo de suas necessidades e tarefas.

Em outras palavras, você cria uma visualização - um conjunto pronto de filtros e o salva, e então você pode filtrar convenientemente os dados por essa visualização e não perder tempo definindo filtros manuais ao pesquisar.

As exibições são usadas extensivamente nas seguintes seções:

• Aplicativos: Para pesquisar e filtrar rapidamente aplicativos por vários parâmetros.
• Pedidos: para gerenciar e encontrar com eficiência os pedidos certos com base em critérios específicos.
• Recebimentos: Para facilitar o controle e a análise de informações sobre mercadorias ou serviços recebidos.
• Catálogos: Para facilitar a pesquisa de catálogos e itens neles.
• Fornecedores: para otimizar os dados do seu parceiro e encontrar as informações de que você precisa.
• Contratos: Gerenciar e analisar as obrigações contratuais vigentes.

Essa ferramenta reduz o tempo necessário para encontrar as informações corretas e ajuda você a trabalhar de forma mais produtiva com os dados da plataforma. Graças aos recursos do Elasticsearch, as visualizações fornecem alta velocidade e precisão de pesquisa.

Criar uma visualização

Para criar uma visualização, clique no botão Nova visualização e preencha todos os campos necessários para a consulta de pesquisa:

Usando a exibição

Para aplicar uma exibição, você precisa selecionar a exibição desejada na lista suspensa.

Depois de selecionar uma visualização, a lista será filtrada imediatamente pelos parâmetros especificados.

Usando um filtro

Se você quiser filtrar dados sem usar exibições, poderá usar o recurso Filtro. Ele pode ser usado com ou sem a visualização selecionada para refinar a seleção.

Para especificar um filtro, você precisa:

1. Vá para a seção desejada através do menu principal do portal (usando o exemplo da seção Pedidos)
2. Clique no botão Filtrar à direita da seleção de exibição.

3. No filtro, configure os parâmetros de seleção necessários e clique em Aplicar.