...
Вы также можете настраивать уведомления, поступающие с платформы, в зависимости от события. Есть возможность выбрать, где именно вы хотите получать уведомления: в системе AGORA, на ваш электронный адрес, или и там, и там. Это позволит вам быть в курсе важной информации в наиболее удобном для вас формате.
Список основных уведомлений закупщика:
- Запрос на согласование заявки на закупку
- Заявка утверждена
- Заявка отклонена
- Запрос на изменения заказа на закупку
- Запрос на изменение заказа утверждён
- Запрос на изменение заказа отклонён
- Напоминание о необходимости создать поступление (GR)
Поставщики
После регистрации, пользователю поставщика становится доступны функции платформы в зависимости от его роли. Как правило, поставщики просматривают и согласовывают текущие заказы, проверяют их статус, участвуют в спотовых событиях.
Поставщик получает следующие основные уведомления:
- Запрос на подтверждение заказа
- Заказ изменен
Роли
Название роли | Доступные возможности |
|---|---|
| Администратор |
|
| Менеджер поставщика |
|
...
Для создания заказа, пользователю необходимо предварительно создать заявку и отправить её на согласование. Позиции в заявке можно как выбрать из каталога, так и писать в свободной форме, если в нем нет необходимой позиции.
| Информация | ||||
|---|---|---|---|---|
| ||||
Черновик → На согласовании → Согласована Она может быть доработана индивидуально под запрос заказчика. |
| Якорь | ||||
|---|---|---|---|---|
|
...
Когда вы убедитесь, что все сведения внесены правильно, и заявка готова к отправке, просто нажмите на кнопку Отправить на согласование. Таким образом вы запустите процесс проверки и утверждения вашей заявки ответственными лицами.
Помимо создания заявки с нуля можно также копировать заявку с уже созданной ранее. При копировании создается Черновик заявки со всеми данными, что удалось перенести из копируемой.
...
Согласующий | Описание этапа согласования |
|---|---|
| Инициатор | Данный этап согласуется автоматически после отправки заявки на согласование. Ответственным за данный этап является инициатор - пользователь, создавший заявку. |
| Служба поддержки закупок | Данный этап необходим при использовании некаталожной позиции в заявке. Ответственный за данный этап - сотрудник службы поддержки закупок с ролью P2P. |
| Технический согласующий | На данном этапе происходит валидация на стороне SAPERP. |
| Бюджетодержатель | На данном этапе ответственный сотрудник контролирует, не выходит ли сумма заказа за рамки бюджета. Бюджетодержатель закрепляется за определенным инициатором. В зависимости от того, выходит сумма за рамки бюджета или нет, к согласованию будет также привлечен руководитель бюджетодержателя, рамки бюджета у которого выше. |
| Финансовый контролер | Данный этап необходим только в том случае, если сумма по заявке превышает его лимит. |
После прохождения вышеперечисленных этапов проходит второе техническое согласование и после успешной валидации заявка считается согласованной, на основе которой создаются заказ(ы). Количество заказов зависит от договоров, используемых при формировании заявки.
...
Заказы (Purchase Order - PO)
Описание статусов Заказа (PO)
...
Статус
...
Предшествующее действие пользователя/платформы
...
Переход в статус
...
- В системе создан Заказ после утверждения заявки всеми пользователями цепочки согласования
- Изменения в заказе утверждены всеми пользователями цепочки согласования
...
- Ручная отправка
- Отправлен
...
Система отправила заказ поставщику
...
- Частично получен
- Полностью получен
- На согласовании
- Отменен
...
При отправке заказа поставщику была получена ошибка и заказ не был отправлен
...
- Отправлен
- Отменен
- Закрыт мягко
...
- Пользователь подтвердил отправку заявки на согласование
- Пользователь подтвердил отправку измененного заказа на согласование
...
- Создан
...
- Полностью получен
- Закрыт мягко
...
- На согласовании
- Закрыт мягко
...
- Пользователь подтвердил мягкое закрытие заказа
- Прошло 90 дней с даты поставки
...
- Закрыт полностью
- Отправлен
...
- Пользователь подтвердил полное закрытие заказа
- Прошло 2 года с даты последнего изменения
...
- Отправлен
Создание заказа
Для создания Заказа (PO), сначала необходимо создать Заявку (PR) с указанием необходимых позиций. Создание заявки было описано выше. После того, как заявка успешно прошла согласование, по ней будут созданы заказы. Количество заказов зависит от договоров, которые использовались в заявке.
...
• Отправляет заказ на закупку в SAPERP.
• Отправляет заказ на закупку поставщику (на электронный адрес и/или в личный кабинет).
После того как по Заказу был получен товар или его часть, на этом основании можно создать Поступление. Создание поступлений мы рассмотрим далее.
| Информация | ||||
|---|---|---|---|---|
| ||||
Создан → Отправлен → На согласовании (или Отменен) → Частично получен → Полностью получен → Закрыт Она может быть доработана индивидуально под запрос заказчика. |
Изменение заказа
Изменение заказа доступно пользователям с ролями Инициатор и Служба поддержки закупок: группа по процессу оформления закупок.
...
Данный функционал доступен пользователям с ролями:
- Инициатор - Мягкое закрытие
- Служба поддержки закупок: группа по процессу оформления закупок - Мягкое и полное закрытие, повторное открытие мягко закрытого заказа.
Закрытие Мягкое или полное закрытие заказа доступно на статусах:
- Отправлен
- Частично получен
- Полностью получен
Мягкое закрытие заказа (Soft closed)
Мягкое закрытие заказа можно осуществить вручную, предоставляя гибкость в управлении вашими заказами. Это особенно полезно, если вы хотите временно закрыть заказ, а затем, при необходимости, снова его открыть.
Если вы предпочитаете полагаться на автоматический процесс, будьте уверены, что мягкое закрытие произойдет автоматически через 90 дней после установленной даты поставки.
В случае если вам понадобится повторно открыть закрытый заказ, это возможно сделать, если заказ находится в статусе Закрыт мягко. Возможность повторного открытия заказа предоставляется пользователям, которые имеют роль Служба поддержки закупок: группа по процессу оформления закупок.
Это позволяет пользователям с соответствующими полномочиями гибко управлять заказами и быстро реагировать на изменяющиеся обстоятельства.
Полное закрытие заказа (Hard closed)
Заказ может быть закрыт либо вручную, либо автоматически. Автоматическое закрытие происходит спустя два года с даты последнего изменения заказа. Эта функция доступна пользователям, которые имеют роль Служба поддержки закупок: группа по процессу оформления закупок.
Закрытие заказа может быть выполнено как вручную, так и автоматически, через заданный временной промежуток от установленной даты поставки.
Поступления (Goods Receipt -GR)
...
...
Статус
...
Описание
...
| Якорь | ||||
|---|---|---|---|---|
|
После того как заказ успешно был передан в SAP ERP и находится в статусе Отправлен, по нему можно создать поступление.
В случае возникновения ошибки при создании поступления, ошибка ошибка записываться в журнал интеграции SAP ERP и видна в истории изменения Поступления (GR) и Заказа (PO).
| Информация | ||||
|---|---|---|---|---|
| ||||
Создано → Аннулировано Она может быть доработана индивидуально под запрос заказчика. |
Правила создания поступления:
- Поступление создается на каждую отдельную строку заказа.
- При создании поступления обязательно должно быть заполнены следующие поля:
- Количество;
- Номер первичного документа;
- Дата поступления.
- При указании значения в поле Количество меньше значения указанного в поле Заказано создается частичное поступление.
- При создании поступления ему присваивается уникальный номер.
- При создании нескольких поступлений по одной строке заказа, платформа создает несколько документов с поступлениями.
- Возможно создать поступление сразу на несколько строк заказа.
- Есть возможность автоматического заполнения поля Получено значением из поля Заказано по кнопке Быстрое поступление.
- Максимальное значение в поле Количество равно значению в поле Заказано.
- После подтверждения сохранения поступления платформа ставит данное поступление в очередь для отправки в SAPERP.
- После отправки поступления в SAP ERP на платформу придёт номер документа из SAPERP.
Аннулирование поступления
...
После аннулирования, информация о поступлении передается в систему SAP ERP для фиксации изменений. В ответ SAP ERP вернет на платформу номер документа, подтверждающий проведение операции. Это обеспечивает прозрачность и позволяет пользователям легко отслеживать все происходящие изменения.
...
- Перейти в желаемый раздел через главное меню портала (на примере раздела Заказы)
- Нажать на кнопку Фильтр справа от выбора представления.
- В фильтре настроить необходимые параметры выборки и нажать Применить.
Уведомления
Уведомления для закупщиков
- Запрос на согласование заявки на закупку
- Заявка утверждена
- Заявка отклонена
- Запрос на изменения заказа на закупку
- Запрос на изменение заказа утверждён
- Запрос на изменение заказа отклонён
- Напоминание о необходимости создать поступление (GR)
Уведомления для поставщиков по заказам
...