...

Глобально всех пользователей можно разделить на Покупателей Закупщиков и Поставщиков в рамках платформы. Рассмотрим, какие основные роли и настройки есть для каждого типа пользователей.

...

Закупщики

Роли

Всем новым покупателямзакупщикам, зарегистрировавшимся на платформе, по умолчанию назначается роль Инициатор.

...

Для создания заказа, пользователю необходимо предварительно создать заявку и отправить её на согласование. Позиции в заявке можно как выбрать из каталога, так и писать в свободной форме, если в нем нет необходимой позиции.

Стандартная линейка статусов заявки выглядит следующим образом:

Черновик → На согласовании → Согласована

Описание статусов Заявки (PR)

Диаграмма статуса заявки

Image Removed

Якорь
заявка заявка

Создание заявки

...

Диаграмма статуса Заказа (PO)

Image Removed

Создание заказа

Для создания Заказа (PO), сначала необходимо создать Заявку (PR) с указанием необходимых позиций. Создание заявки было описано выше. После того, как заявка успешно прошла согласование, по ней будут созданы заказы. Количество заказов зависит от договоров, которые использовались в заявке.

...

Это позволяет понять, сколько средств ещё остаётся доступным для использования в рамках данного договорного обязательства. 

Каталоги

В разделе Каталоги вы можете просматривать доступные позиции из каталогов поставщиков. Эти позиции напрямую связаны с конкретным Поставщиком и его Договором, что облегчает поиск нужных товаров или услуг.

Вам доступны следующие возможности:

1. Создание и редактирование каталожных позиций: Вы можете добавлять новые позиции в каталог или вносить изменения в уже существующие, чтобы информация всегда оставалась актуальной.

2. Импортирование и экспорт каталогов: Для удобства работы с большими объемами данных вы можете загружать каталоги из внешних источников или, наоборот, выгружать их для внешнего использования или проверки.

3. Скачивание шаблона загрузки каталога: Если вы хотите импортировать данные, готовый шаблон поможет вам правильно структурировать информацию перед загрузкой на платформу.

4. Настройки представлений: Вы можете настроить то, как отображаются каталоги на экране, чтобы информация была представлена в наиболее удобной для вас форме.

Эти функциональные возможности делают управление каталогами более эффективным и гибким, обеспечивая легкий доступ к актуальным предложениям и условиям сотрудничества.

Создание каталожной позиции  

...

После успешного импорта товары будут отображены в списке товаров в разделе Каталог. 

Представления

Представления — это инструмент, специально разработанный для упрощения поиска и фильтрации данных на платформе. Они базируются на технологии Elasticsearch, что позволяет пользователям гибко настраивать фильтры в зависимости от ваших потребностей и задач.

Инымы словами, вы создаете представление - готовый набор фильтров и сохраняете его, а дальше можете удобно фильтровать данные по этому представлению и не тратить время на установку ручных фильтров при поиске.

Представления активно используются в следующих разделах:

• Заявки: Для быстрого поиска и фильтрации заявок по различным параметрам.

• Заказы: Для эффективного управления и нахождения нужных заказов с учетом специфических критериев.

• Поступления: Для легкого контроля и анализа информации о поступающих товарах или услугах.

• Каталоги: Для удобного поиска каталогов и позиций в них.

• Поставщики: Для оптимизации работы с данными о партнерах и поиска необходимой информации.

• Договоры: Для управления и анализа текущих договорных обязательств.

Этот инструмент позволяет сократить время, необходимое на поиск нужной информации, и способствует более продуктивной работе с данными на платформе. Благодаря возможностям Elasticsearch, представления обеспечивают высокую скорость и точность поиска.

Создание представления

Чтобы создать представление, необходимо:

...

1. Перейти в желаемый раздел через главное меню портала (на примере раздела Заказы)
   
2. Нажать на кнопку Фильтр справа от выбора представления.
   
3. В фильтре настроить необходимые параметры выборки и нажать Применить.
   

Уведомления

Уведомления для

...

закупщиков

• Запрос на согласование заявки на закупку

...

За 4 дня и за 1 день до наступления даты поставки и через 1 день после, если поступление по заказу не было создано. 

Уведомления для поставщиков по заказам

...

Интеграции

На платформе могут быть реализованы интеграции со сторонними сервисами.

1. Интеграция с SAP (P0x):

   • Обмен данными с SAP по различным направлениям, таким как центры затрат, внутренние заказы, поставщики, технические контракты. Данные синхронизируются с различной частотой: от раз в час до каждые 10 секунд в зависимости от типа данных.

   • Техническое согласование заявок проводится каждые 5 минут. В процессе задействовано промежуточное программное обеспечение, которое проверяет заявки в стадии согласования на корректность заполнения и соответствие лимитам. При отклонении заявка возвращается в Черновик с указанием причин.

   • Экспорт заказов в SAP происходит каждые 5 минут, где новые заявки либо создаются как заказы, либо обновляют существующие. В случае ошибки система указывает её причину и фиксирует её для последующего устранения.

2. Интеграция с 1С:

   • Позволяет синхронизировать информацию о пользователях между платформой и 1С, обеспечивая актуальность данных о сотрудниках и упрощая их управление.

3. Интеграция с Active Directory (AD):

   • Обеспечивает безопасный доступ к платформе через реализованную систему авторизации SSO с помощью ADFS. Это позволяет сотрудникам использовать единый набор учетных данных для входа в систему, упрощая процесс авторизации и снижая риски связанных с безопасностью.

• Заявка утверждена
• Заявка отклонена
• Запрос на изменения заказа на закупку
• Запрос на изменение заказа утверждён
• Запрос на изменение заказа отклонён
• Напоминание о необходимости создать поступление (GR)

Уведомления для поставщиков по заказам

• Запрос на подтверждение заказа
• Заказ изменен

...