...
Делегировать или Переназначить права можно только в случае, если грейд сотрудника выше или равен грейду пользователя, чьи права делегируются. Исключением является роль Финансовый контролер, он может передать права сотруднику с любым грейдом.
Кроме того, в личных настройках любой пользователь может создать и настроить отчетность. Это значит, что вы можете установить график для автоматической отправки отчетов в заданное время и дату, чтобы все выбранные получатели своевременно получали необходимую информацию.
Вы также можете настраивать уведомления, поступающие с платформы, в зависимости от события. Есть возможность выбрать, где именно вы хотите получать уведомления: в системе AGORA, на ваш электронный адрес, или и там, и там. Это позволит вам быть в курсе важной информации в наиболее удобном для вас формате.
Поставщики
После регистрации, пользователю поставщика становится доступны функции платформы в зависимости от его роли. Как правило, поставщики просматривают и согласовывают текущие заказы, проверяют их статус, участвуют в спотовых событиях.
...
| Якорь | ||||
|---|---|---|---|---|
|
Для начала создания заявки вам необходимо заполнить все обязательные поля формы. После того как все обязательные поля будут заполнены корректно, ваша заявка будет готова для отправки на согласование. Цепочка согласования автоматически формируется по мере заполнения заявки. Это значит, что система сама определяет, какие шаги и кто именно должен будет рассмотреть вашу заявку дальше.
Когда вы убедитесь, что все сведения внесены правильно, и заявка готова к отправке, просто нажмите на кнопку Отправить на согласование. Таким образом вы запустите процесс проверки и утверждения вашей заявки ответственными лицами.
Помимо создания заявки с нуля можно также копировать заявку с уже созданной ранее. При копировании создается Черновик заявки со всеми данными, что удалось перенести из копируемой.
...
Мягкое закрытие заказа (Soft closed)
Мягкое закрытие заказа можно осуществить вручную, предоставляя гибкость в управлении вашими заказами. Это особенно полезно, если вы хотите временно закрыть заказ, а затем, при необходимости, снова его открыть.
Если вы предпочитаете полагаться на автоматический процесс, будьте уверены, что мягкое закрытие произойдет автоматически через 90 дней после установленной даты поставки.
В случае если вам понадобится повторно открыть закрытый заказ, это возможно сделать, если заказ находится в статусе Закрыт мягко. Возможность повторного открытия заказа предоставляется пользователям, которые имеют роль Служба поддержки закупок: группа по процессу оформления закупок.
Это позволяет пользователям с соответствующими полномочиями гибко управлять заказами и быстро реагировать на изменяющиеся обстоятельства.
Полное закрытие заказа (Hard closed)
Заказ может быть закрыт либо вручную, либо автоматически. Автоматическое закрытие происходит спустя два года с даты последнего изменения заказа. Эта функция доступна пользователям, которые имеют роль Служба поддержки закупок: группа по процессу оформления закупок.
Поступления (Goods Receipt -GR)
...
Аннулирование поступления
Аннулировать поступление может только пользователь, обладающий ролью Служба поддержки закупок — группа по процессу оформления закупок.
Когда вы начинаете процесс аннулирования поступления, система запросит у вас указать причину аннулирования и ввести комментарий для более полной информации о причинах данного действия.
Важно отметить, что аннулирование поступления происходит на полную сумму, что гарантирует полное нивелирование финансовых обязательств, связанных с данным поступлением.
После аннулирования, информация о поступлении передается в систему SAP для фиксации изменений. В ответ SAP вернет на платформу номер документа, подтверждающий проведение операции. Это обеспечивает прозрачность и позволяет пользователям легко отслеживать все происходящие изменения.
Договор с поставщиком
Договор с поставщиком — это формальное соглашение между Покупателем и Поставщиком, в рамках которого устанавливаются условия поставки товаров или услуг. Здесь также оговорены такие аспекты, как условия оплаты, условия доставки и общий денежный лимит по договору. Важным элементом договора является возможность превышения установленного денежного лимита, если это подразумевается условиями сотрудничества.
Когда Заявка (PR) согласована, её сумма добавляется к общей Сумме всех заказов по договору.
Затем, когда конкретная позиция в Заказе (PO) закрывается, происходит пересчет. Разница между суммой по этой позиции и суммой всех проведенных поступлений освобождается, увеличивая доступные средства в рамках договора.
Общая формула расчета Свободных средств в договоре:
Свободных средств = Общий лимит по договору - Сумма всех заказов по договору.
Это позволяет понять, сколько средств ещё остаётся доступным для использования в рамках данного договорного обязательства.
Каталоги
В разделе Каталоги
...
вы можете просматривать доступные позиции из каталогов поставщиков.
...
Эти позиции напрямую связаны с
...
конкретным Поставщиком и его Договором, что облегчает поиск нужных товаров или услуг.
Доступна возможность:
- создание/редактирование каталожной позиции,
- импортирование/экспорт каталогов,
- скачивание шаблона загрузки каталога,
- настройки представлений.
Создание каталожной позиции
Вам доступны следующие возможности:
Создание и редактирование каталожных позиций: Вы можете добавлять новые позиции в каталог или вносить изменения в уже существующие, чтобы информация всегда оставалась актуальной.
Импортирование и экспорт каталогов: Для удобства работы с большими объемами данных вы можете загружать каталоги из внешних источников или, наоборот, выгружать их для внешнего использования или проверки.
Скачивание шаблона загрузки каталога: Если вы хотите импортировать данные, готовый шаблон поможет вам правильно структурировать информацию перед загрузкой на платформу.
Настройки представлений: Вы можете настроить то, как отображаются каталоги на экране, чтобы информация была представлена в наиболее удобной для вас форме.
Эти функциональные возможности делают управление каталогами более эффективным и гибким, обеспечивая легкий доступ к актуальным предложениям и условиям сотрудничества.
Создание каталожной позиции
Создание каталожной позиции доступно пользователям с ролью Служба поддержки закупок (P2P) - группа мастер данные поставщиков.
Для создания необходимо:
- В боковом меню перейти в раздел Каталоги.
- Нажать на кнопку Создать.
- На открывшейся странице заполнить обязательные поля (они отмечены *).
- Нажать кнопку Сохранить.
После сохранения созданный товар отобразится в списке товаров в разделе Каталог.
Импорт каталога из файла
Импорт каталога доступен пользователям с ролью Служба поддержки закупок (P2P) - группа мастер данные поставщиков.
Для создания необходимо:
- В боковом меню перейти в раздел Каталоги.
- При необходимости скачать шаблон по нажатию на кнопку с иконкой файла.
- Нажать на кнопку Загрузить из файла.
- В открывшемся окне выбрать заполненный файл каталога
После успешного импорта товары будут отображены в списке товаров в разделе Каталог.
Представления
Представления - используется для поиска и фильтрации данных. Построены на elasticsearch, что дает возможность гибкой настройки фильтра.
Используются в разделах:
• Заявки
• Заказы
• Поступления
• Каталоги
• Поставщики
• Договоры
Создание представления
Чтобы создать представление, необходимо:
- Перейти в раздел, в котором необходимо создать представление и нажать на кнопку Новое представление.
- Заполнить как минимум обязательные поля (помечены *), остальные заполняются по необходимости.
- Сохранить представление путем нажатия на кнопку Сохранить.
Использование представления
Для того, чтобы применить представление необходимо:
...
После заполнения всех обязательных полей и сохранения созданный товар отобразится в списке товаров в разделе Каталог.
Импорт каталога из файла
Импорт каталога доступен пользователям с ролью Служба поддержки закупок (P2P) - группа мастер данные поставщиков.
После успешного импорта товары будут отображены в списке товаров в разделе Каталог.
Представления
Представления — это инструмент, специально разработанный для упрощения поиска и фильтрации данных на платформе. Они базируются на технологии Elasticsearch, что позволяет пользователям гибко настраивать фильтры в зависимости от ваших потребностей и задач.
Инымы словами, вы создаете представление - готовый набор фильтров и сохраняете его, а дальше можете удобно фильтровать данные по этому представлению и не тратить время на установку ручных фильтров при поиске.
Представления активно используются в следующих разделах:
Заявки: Для быстрого поиска и фильтрации заявок по различным параметрам.
Заказы: Для эффективного управления и нахождения нужных заказов с учетом специфических критериев.
Поступления: Для легкого контроля и анализа информации о поступающих товарах или услугах.
Каталоги: Для удобного поиска каталогов и позиций в них.
Поставщики: Для оптимизации работы с данными о партнерах и поиска необходимой информации.
Договоры: Для управления и анализа текущих договорных обязательств.
Этот инструмент позволяет сократить время, необходимое на поиск нужной информации, и способствует более продуктивной работе с данными на платформе. Благодаря возможностям Elasticsearch, представления обеспечивают высокую скорость и точность поиска.
Создание представления
Чтобы создать представление, необходимо:
Использование представления
Для того, чтобы применить представление необходимо:
- Выбрать необходимое представление в выпадающем списке.
После выбора представления сразу список будет отфильтрован по заданным параметрам.
Использование фильтра
Если необходимо отфильтровать данные без использования представлений, можно воспользоваться функцией Фильтр. Её можно использовать как при выбранном представлении, чтобы уточнить выборку, так и без него.
Для того, чтобы указать Фильтр, необходимо:
- Перейти в желаемый раздел через главное меню портала (на примере раздела Заказы)
- Нажать на кнопку Фильтр справа от выбора представления.
- В фильтре настроить необходимые параметры выборки и нажать Применить.
Уведомления
Уведомления для покупателей
| Запрос на согласование заявки на закупку (тип 1) | Заявка доступна для согласования следующему пользователю/группе пользователей в цепочке согласования. Каждый пользователь в цепочке согласования получает уведомление в тот момент, когда предыдущий пользователь в цепочке согласования нажал “Согласовать”. |
| Запрос на согласование заявки на закупку (тип 2) | Заявка доступна для согласования бюджет-держателю после согласования предыдущими пользователями из цепочки. Бюджет-держатель получает уведомление в тот момент, когда предыдущий пользователь в цепочке согласования нажал “Согласовать”. |
| Заявка утверждена | Заявка утверждена всеми пользователями из цепочки согласования. Каждый пользователь в цепочке согласования и инициатор заявки получает уведомление в тот момент, когда последний пользователь в цепочке согласования нажал “Согласовать”. |
| Заявка отклонена | Заявка отклонена любым пользователем из цепочки согласования. Каждый пользователь в цепочке согласования и инициатор заявки получает уведомление в тот момент, когда текущий пользователь в цепочке согласования нажал “Отклонить”. |
| Запрос на изменения заказа на закупку | Заказ доступен для согласования следующему пользователю/группе пользователей в цепочке согласования. Каждый пользователь в цепочке согласования получает уведомление в тот момент, когда предыдущий пользователь в цепочке согласования нажал “Согласовать”. |
| Запрос на изменение заказа утверждён | Запрос на изменение заказа утвержден всеми пользователями из цепочки согласования. Каждый пользователь в цепочке согласования и инициатор запроса на изменение получает уведомление в тот момент, когда последний |
Использование фильтра
Если необходимо отфильтровать данные без использования представлений, можно воспользоваться функцией Фильтр. Её можно использовать как при выбранном представлении, чтобы уточнить выборку, так и без него.
Для того, чтобы указать Фильтр, необходимо:
- Перейти в желаемый раздел через главное меню портала (на примере раздела Заказы)
- Нажать на кнопку Фильтр справа от выбора представления.
- В фильтре настроить необходимые параметры выборки и нажать Применить.
Уведомления
Уведомления для покупателей
| Запрос на согласование заявки на закупку (тип 1) | Заявка доступна для согласования следующему пользователю/группе пользователей в цепочке согласования. Каждый пользователь в цепочке согласования получает уведомление в тот момент, когда предыдущий пользователь в цепочке согласования нажал “Согласовать”. | ||||
| Запрос на согласование заявки на закупку (тип 2) | Заявка доступна для согласования бюджет-держателю после согласования предыдущими пользователями из цепочки. Бюджет-держатель получает уведомление в тот момент, когда предыдущий пользователь в цепочке согласования нажал “Согласовать”. | изменение заказа отклонён | Запрос на изменение заказа отклонен любым пользователем из цепочки согласования. | Заявка утверждена | Заявка утверждена всеми пользователями из цепочки согласования. Каждый пользователь в цепочке согласования и инициатор заявки запроса получает уведомление в тот момент, когда последний текущий пользователь в цепочке согласования нажал “Согласовать”“Отклонить”. |
| Заявка отклонена | Заявка отклонена любым пользователем из цепочки согласования. Каждый пользователь в цепочке согласования и инициатор заявки получает уведомление в тот момент, когда текущий пользователь в цепочке согласования нажал “Отклонить”. | ||||
| Запрос на изменения заказа на закупку | Заказ доступен для согласования следующему пользователю/группе пользователей в цепочке согласования. Каждый пользователь в цепочке согласования получает уведомление в тот момент, когда предыдущий пользователь в цепочке согласования нажал “Согласовать”. | ||||
| Запрос на изменение заказа утверждён | Запрос на изменение заказа утвержден всеми пользователями из цепочки согласования. Каждый пользователь в цепочке согласования и инициатор запроса на изменение получает уведомление в тот момент, когда последний пользователь в цепочке согласования нажал “Согласовать”. | ||||
| Запрос на изменение заказа отклонён | Запрос на изменение заказа отклонен любым пользователем из цепочки согласования. Каждый пользователь в цепочке согласования и инициатор запроса получает уведомление в тот момент, когда текущий пользователь в цепочке согласования нажал “Отклонить”. | ||||
| Напоминание о необходимости создать поступление (GR) | За 4 дня и за 1 день до наступления даты поставки и через 1 день после, если поступление по заказу не было создано. |
Уведомления для поставщиков по заказам
...
Интеграции
На платформе реализованы интеграции со сторонними сервисами клиента.
Интеграция с SAP (P0x)
Между платформой и SAP (P0x) настроено интеграционное взаимодействие для обмена следующими данными по следующим потокам:
...
Название потока
...
Источник
...
Получатель
...
Инициатор
...
Частота
...
Техническое согласование заявки (PR)
Раз в 5 минут запускается задача, по которой Middleware получает данные по списку заявок с платформы, которые на этапе согласования Технический согласующий, далее внутри их системы происходит проверка, возможно ли создать заявку с данными, указанными в заявке (правильное ли заполнение, не превышены ли какие-либо лимиты). При отклонении заявки Техническим согласующим, заявка возвращается в статус Черновик и цепочка согласования сбрасывается. В истории изменений заявки пишется причина, почему проверка была не пройдена. При согласовании заявки, заявка движется дальше по цепи согласования и в истории отражается факт согласования со стороны Технического согласующего.
Экспорт заказов (PO)
Только что созданные заявки помечаются в системе выключенным параметром "Экспортировано в SAP". Такие заявки выгружаются запросом от SAP раз в 5 минут, после чего помечаются включенным параметром. Выгрузка такого заказа может как создать заказ в SAP, так и обновить уже существующий. В случае возникновения ошибки экспорта в SAP, заказ помечается параметром "Ошибка при миграции заказа в SAP".
Интеграция с 1С
Интеграция с 1С используется для синхронизации пользователей
Интеграция с Active Directory (AD)
...
| Напоминание о необходимости создать поступление (GR) | За 4 дня и за 1 день до наступления даты поставки и через 1 день после, если поступление по заказу не было создано. |
Уведомления для поставщиков по заказам
| Запрос на подтверждение заказа | Произошло создание заказа PO в AGORA. После этого уведомление отправляется на почту поставщика. |
| Заказ изменен | Последний в цепочке согласования подтвердил заявку на изменение PO, создана новая версия заказа. |
Интеграции
На платформе могут быть реализованы интеграции со сторонними сервисами.
Интеграция с SAP (P0x):
Обмен данными с SAP по различным направлениям, таким как центры затрат, внутренние заказы, поставщики, технические контракты. Данные синхронизируются с различной частотой: от раз в час до каждые 10 секунд в зависимости от типа данных.
Техническое согласование заявок проводится каждые 5 минут. В процессе задействовано промежуточное программное обеспечение, которое проверяет заявки в стадии согласования на корректность заполнения и соответствие лимитам. При отклонении заявка возвращается в Черновик с указанием причин.
Экспорт заказов в SAP происходит каждые 5 минут, где новые заявки либо создаются как заказы, либо обновляют существующие. В случае ошибки система указывает её причину и фиксирует её для последующего устранения.
Интеграция с 1С:
Позволяет синхронизировать информацию о пользователях между платформой и 1С, обеспечивая актуальность данных о сотрудниках и упрощая их управление.
Интеграция с Active Directory (AD):
Обеспечивает безопасный доступ к платформе через реализованную систему авторизации SSO с помощью ADFS. Это позволяет сотрудникам использовать единый набор учетных данных для входа в систему, упрощая процесс авторизации и снижая риски связанных с безопасностью.
Эти интеграции способствуют более тесному взаимодействию платформы с внешними системами, автоматизируют различные процессы и позволяют оперативно реагировать на изменения в бизнес-среде.