...
У пользователя платформы есть возможность делегировать возможность делегировать свои полномочия по работе в системе AGORA другому пользователю на пользователю на определенный период.
Делегируются права на:
- Согласование заявок и заказов на закупку.
- Создание поступлений.
Кроме того, пользователь может вы можете полностью переназначить переназначить Заказы, Поступления и Задачи на согласование другому пользователю.
Делегировать или Переназначить права можно только в случае, если грейд сотрудника выше или равен грейду пользователя, чьи права делегируются. Исключением является роль Финансовый контролер, он может передать права сотруднику с любым грейдом.Также
Кроме того, в личных настройках
...
любой пользователь может создать и настроить отчетность. Это значит, что вы можете установить график для автоматической отправки отчетов в заданное время и дату, чтобы все выбранные получатели своевременно получали необходимую информацию.
Вы также можете настраивать уведомления, поступающие с платформы, в зависимости от события. Есть возможность выбрать, где именно вы хотите получать
...
уведомления: в системе
...
AGORA, на ваш электронный адрес, или и там, и там. Это позволит вам быть в курсе важной информации в наиболее удобном для вас формате.
Поставщики
После регистрации, пользователю поставщика
...
Поставщики
После регистрации, пользователю поставщика становится доступны функции платформы в зависимости от его роли. Как правило, поставщики просматривают и согласовывают текущие заказы, проверяют их статус, участвуют в спотовых событиях.
Роли
Название роли | Доступные возможности |
|---|---|
| Администратор |
|
| Менеджер поставщика |
|
...
Описание статусов Заявки (PR)
Статус | Предшествующее действие пользователя/платформы | Переход в статус |
|---|---|---|
| Черновик |
| На согласовании |
| На согласовании |
| Согласована Черновик |
| Согласована |
|
Диаграмма статуса заявки
| Якорь | ||||
|---|---|---|---|---|
|
...
Для начала создания заявки вам необходимо заполнить все обязательные поля
...
формы. После того как все обязательные поля будут заполнены корректно, ваша заявка будет готова для отправки на согласование. Цепочка согласования автоматически формируется по мере заполнения заявки. Это значит, что система сама определяет, какие шаги и кто именно должен будет рассмотреть вашу заявку дальше.
Когда вы убедитесь, что все сведения внесены правильно, и заявка готова к отправке, просто нажмите на кнопку Отправить на согласование. Таким образом вы запустите процесс проверки и утверждения вашей заявки ответственными лицами.
Помимо создания заявки с нуля можно также копировать заявку с уже созданной ранее. При При копировании создается Черновик заявки со всеми данными, что удалось перенести из копируемой.
Согласование заявки
Цепочка согласующих формируется автоматически на основании грейдов, лимитов согласования и использования каталожной и некаталожной позиции в заявке.
Согласующий | Описание этапа согласования |
|---|---|
| Инициатор | Данный этап согласуется автоматически после отправки заявки на согласование. Ответственным за данный этап является инициатор - пользователь, создавший заявку. |
| Служба поддержки закупок | Данный этап необходим при использовании некаталожной позиции в заявке. Ответственный за данный этап - сотрудник службы поддержки закупок с ролью P2P. |
| Технический согласующий | На данном этапе происходит валидация на стороне SAP. |
| Бюджетодержатель | На данном этапе ответственный сотрудник контролирует, не выходит ли сумма заказа за рамки бюджета. Бюджетодержатель Бюджетодержатель закрепляется за определенным инициатором. В В зависимости от того, выходит сумма за рамки бюджета или нет, к согласованию будет также привлечен руководитель бюджетодержателя, рамки бюджета у которого выше. |
| Финансовый контролер | Данный этап необходим только в том случае, если сумма по заявке превышает его лимит. |
После прохождения вышеперечисленных этапов проходит второе техническое согласование и и после успешной валидации заявка считается согласованной, на основе которой создаются заказ(ы). Количество Количество заказов зависит от договоров, используемых при формировании заявки.
Для согласования заявки, согласующему необходимо открыть заявку на платформе и нажать Согласовать или Отклонить в зависимости от желаемого результата.
Заказы (Purchase Order - PO)
...
Диаграмма статуса Заказа (PO)
Создание заказа
Для создания создания Заказа (PO), сначала необходимо создать создать Заявку (PR) с с указанием необходимых позиций. Создание заявки было описано выше. После того, как заявка успешно прошла согласование, по ней будут созданы заказы. Количество заказов зависит от договоров, которые использовались в заявке.
Сразу после создания заказа система выполняет следующие действия:
• Отправляет заказ на закупку в SAP.
• Отправляет заказ на закупку поставщику (на электронный адрес и/или в личный кабинет).
После того как по Заказу по Заказу был получен товар или его часть, на этом основании можно создать создать Поступление. Создание поступлений мы рассмотрим далее.
Изменение заказа
Изменение заказа доступно пользователям с ролями Инициатор и Служба поддержки закупок: группа по процессу оформления закупок.
Изменение заказа доступно при соблюдении всех соблюдении всех перечисленных условий:
- Заказ находится в одном из статусов: Черновик, Отправлен, Согласован, Ручная отправка, Частично получен, Полностью получен.
- По строке заказа отсутствует поступления, либо все поступления аннулированы.
...
После сохранения изменений заказ перейдет снова на согласование. Исключением являются случаи, когда после когда после изменения заказа сумма уменьшилась относительно согласованной или увеличилась не более чем на 5%. При этих обстоятельствах создается новая версия заказа, и обновленный заказ уходит поставщику в виде измененной печатной формы.
Отмена заказа
Отменить заказ возможно только в случае, если по нему не создано поступление (GR). Данный функционал доступен пользователям с ролью "Служба поддержки закупок: группа по процессу оформления закупок".
Это ограничение помогает обеспечить порядок в процессе закупок и исключает ситуации, когда заказы отменяются после того, как товары или услуги уже начали поступать.
Закрытие заказа
Данный функционал доступен пользователям с ролями:
- Инициатор - Мягкое закрытие
- Служба поддержки закупок: группа по процессу оформления закупок - Мягкое и полное закрытие, повторное открытие мягко закрытого заказа.
Мягкое или полное закрытие заказа доступно на статусах:
- Отправлен
- Частично получен
- Полностью получен
Мягкое закрытие заказа (Soft closed)
Мягкое закрытие заказа можно
...
осуществить вручную, предоставляя гибкость в управлении вашими заказами. Это особенно полезно, если вы хотите временно закрыть заказ, а затем, при необходимости,
...
снова его открыть.
Если вы предпочитаете полагаться на автоматический процесс, будьте уверены, что мягкое закрытие произойдет автоматически через 90 дней после установленной даты поставки.
Повторное открытие заказа
...
В случае если вам понадобится повторно открыть закрытый заказ, это возможно сделать, если заказ находится в статусе Закрыт мягко.
...
Возможность повторного открытия
...
заказа предоставляется пользователям, которые имеют роль Служба поддержки закупок: группа по процессу оформления закупок.
Это позволяет пользователям с соответствующими полномочиями гибко управлять заказами и быстро реагировать на изменяющиеся обстоятельства.
Полное закрытие заказа (Hard closed)
...
Заказ может быть закрыт либо вручную, либо
...
автоматически
...
. Автоматическое закрытие происходит спустя два года с даты последнего изменения заказа. Эта функция доступна пользователям, которые имеют роль Служба поддержки закупок: группа по процессу оформления закупок.
Поступления (Goods Receipt -GR)
Статусы поступлений
Статус | Описание |
|---|---|
| Создано | Поступление создано. |
| Аннулировано | Поступление аннулировано. |
| Якорь | ||||
|---|---|---|---|---|
|
После того как заказ успешно был передан в SAP и находится в статусе Отправлен, по нему можно создать поступление. Для этого необходимо:
...
. 
...
В случае возникновения ошибки при создании поступления, ошибка записываться в журнал интеграции SAP и видна в истории изменения Поступления (GR) и Заказа (PO).
...
Аннулирование поступления
Аннулировать поступление может только пользователь
...
, обладающий ролью Служба поддержки закупок
...
— группа по процессу оформления закупок.
События при аннулировании поступления:
...
- Причина аннулирования
- Комментарий
...
Когда вы начинаете процесс аннулирования поступления, система запросит у вас указать причину аннулирования и ввести комментарий для более полной информации о причинах данного действия.
Важно отметить, что аннулирование поступления происходит на полную сумму, что гарантирует полное нивелирование финансовых обязательств, связанных с данным поступлением.
После аннулирования, информация о поступлении передается в систему SAP для фиксации изменений. В ответ SAP вернет на платформу номер документа, подтверждающий проведение операции. Это обеспечивает прозрачность и позволяет пользователям легко отслеживать все происходящие изменения
...
.
Договор с поставщиком
Договор с поставщиком
...
— это формальное соглашение между Покупателем и Поставщиком, в рамках которого
...
устанавливаются условия поставки товаров или услуг. Здесь также оговорены такие аспекты, как условия оплаты, условия доставки и общий денежный лимит по договору. Важным элементом договора является возможность превышения установленного денежного лимита, если это подразумевается условиями сотрудничества.
Когда Заявка (PR) согласована, её сумма добавляется к общей Сумме всех заказов по договору
...
.
Затем, когда конкретная позиция в Заказе (PO)
...
закрывается, происходит пересчет. Разница между суммой по этой позиции и суммой всех проведенных поступлений
...
освобождается, увеличивая доступные средства в рамках договора.
Общая формула расчета Свободных средств в договоре:
Свободных средств = Сумма всех заказов Общий лимит по договору - Сумма всех заказов по договору.
Это позволяет понять, сколько средств ещё остаётся доступным для использования в рамках данного договорного обязательства.
Каталоги
В разделе Каталоги отображаются доступные позиции из каталогов поставщиков. Каталожные позиции связаны с определенным Поставщиком и его Договором (см. раздел Договоры с поставщиком).
Доступна возможность:
- создание/редактирование каталожной позиции,
- импортирование/экспорт каталогов,
- скачивание шаблона загрузки каталога,
- настройки представлений.
Создание каталожной позиции
...
- В боковом меню перейти в раздел Каталоги.
- Нажать на кнопку Создать.
- На открывшейся странице заполнить обязательные поля (они отмечены отмечены *).
- Нажать кнопку Сохранить.
...
- Перейти в раздел, в котором необходимо создать представление и нажать на кнопку Новое представление.
- Заполнить как минимум обязательные поля (помечены помечены *), остальные заполняются по необходимости.
- Сохранить представление путем нажатия на кнопку Сохранить.
...
- Перейти в желаемый раздел через главное меню портала портала (на примере раздела Заказы)
- Нажать на выпадающий список Выберите представление.
- Выбрать необходимое представление в выпадающем списке.
- После выбора представления сразу список будет отфильтрован по заданным параметрам.
...
- Перейти в желаемый раздел через главное меню портала портала (на примере раздела Заказы)
- Нажать на кнопку Фильтр справа от выбора представления.
- В фильтре настроить необходимые параметры выборки и нажать Применить.
...
Уведомления для покупателей
| Запрос на согласование заявки на закупку (тип 1) | Заявка доступна для согласования следующему пользователю/группе пользователей в цепочке согласования. Каждый пользователь Каждый пользователь в цепочке согласования получает уведомление в тот момент, когда предыдущий пользователь в цепочке согласования нажал “Согласовать”. |
| Запрос на согласование заявки на закупку (тип 2) | Заявка доступна для согласования бюджет-держателю после согласования предыдущими пользователями из цепочки. Бюджет-держатель получает уведомление в тот момент, когда предыдущий пользователь в цепочке согласования нажал “Согласовать”. |
| Заявка утверждена | Заявка утверждена всеми пользователями из цепочки согласования. Каждый пользователь Каждый пользователь в цепочке согласования и инициатор заявки получает уведомление в тот момент, когда последний последний пользователь в цепочке согласования нажал “Согласовать”. |
| Заявка отклонена | Заявка отклонена любым пользователем из цепочки согласования. Каждый пользователь Каждый пользователь в цепочке согласования и инициатор заявки получает уведомление в тот момент, когда текущий текущий пользователь в цепочке согласования нажал “Отклонить”. |
| Запрос на изменения заказа на закупку | Заказ доступен для согласования следующему пользователю/группе пользователей в цепочке согласования. Каждый пользователь Каждый пользователь в цепочке согласования получает уведомление в тот момент, когда предыдущий пользователь в цепочке согласования нажал “Согласовать”. |
| Запрос на изменение заказа утверждён | Запрос на изменение заказа утвержден всеми пользователями из цепочки согласования. Каждый пользователь Каждый пользователь в цепочке согласования и инициатор запроса на изменение получает уведомление в тот момент, когда последний последний пользователь в цепочке согласования нажал “Согласовать”. |
| Запрос на изменение заказа отклонён | Запрос на изменение заказа отклонен любым пользователем из цепочки согласования. Каждый пользователь Каждый пользователь в цепочке согласования и инициатор запроса получает уведомление в тот момент, когда текущий текущий пользователь в цепочке согласования нажал “Отклонить”. |
| Напоминание о необходимости создать поступление (GR) | За 4 дня и за 1 день до наступления даты поставки и через 1 день после, если поступление по заказу не было создано. |
Уведомления для поставщиков по заказам
| Запрос на подтверждение заказа | Произошло создание заказа PO в AGORA. После этого уведомление отправляется на почту поставщика. |
| Заказ изменен | Последний в цепочке согласования подтвердил заявку на изменение PO, создана новая версия заказа. |
Интеграции
На платформе реализованы интеграции со сторонними сервисами клиента.
...
Интеграция с Active Directory (AD)
Для пользователей реализована авторизация по технологии SSO через ADFS, для этого настроена интеграция с Active Directory.