...
- Таблица данных – справочник, по которому будет формироваться отчет.
- Название – название, указанное в наименовании представления.
- Автор – пользователь, создавший представление.
- Получатель – пользователь, для которого запланирован отчет.
- График – период и день отправки отчета.
- Окно запуска - время отправки отчета.
- Действия - возможность отредактировать запланированные отчеты или удалить их.
...
Все выбранные уведомления, которые отмечены чек-боксом В системе, будут отображаться в разделе Уведомления с символом колокольчика. Если выбран вариант получения На эл.почту письма о событиях будут отправлены на указанную в системе эл.почту пользователя.Если у события указано получение уведомлений В системе и На эл.почту, уведомление будет отправлено и в раздел Уведомления и на указанную почту соответственно.
Поставщики
После регистрации, пользователю поставщика становится доступны функции платформы в зависимости от его роли. Как правило, поставщики просматривают и согласовывают текущие заказы, проверяют их статус, участвуют в спотовых событиях.
Роли
...
Название роли
...
Доступные возможности
...
- Просмотр данных учетной записи
- Редактирование учетных записей:
- Удаление
- Изменение основного и дополнительного адреса электронной почты
- Отправка ссылки-приглашения для регистрации нового пользователя
- Просмотр и подтверждение заказов
- Просмотр и подача предложений в спотовых событиях
...
- Просмотр данных своей учетной записи
- Редактирование следующих данных своей учетной записи:
- ФИО
- Основной адрес электронной почты
- Дополнительный адрес электронной почты
- Просмотр и подтверждение заказов
- Просмотр и подача предложений в спотовых событиях
Управление пользователями
Пользователь с ролью Администратор имеет возможность управлять перечнем пользователей. Для управления необходимо:
...
Просмотр информации о поставщике
В личном кабинете Покупателя доступна возможность просмотра списка поставщиков, а также информации о них.
Покупателям с ролью Служба поддержки закупок (P2P) и Администратор IT доступна полная информация о поставщике как в представлении (в таблице со списком поставщиков):
Так и в карточке поставщика:
Покупателям с ролями, кроме Служба поддержки закупок (P2P) и Администратор IT (к примеру, Инициатор) доступна ограниченная информация о поставщике.
Недоступны для отображения следующие данные в представлениях (в таблице со списком поставщиков):
- Контактное лицо
- Создано кем
- Дата создания записи
- Обновлено кем
- Дата последнего обновления записи
- Интеркомпани
- Сопоставление счетов по умолчанию
- Номер мобильного телефона
- Адрес электронной почты для отправки заказов
- Адрес электронной почты
- Дополнительный адрес электронной почты
В карточке поставщика недоступны для просмотра такие данные, как:
- Адрес электронной почты
- Дополнительный адрес электронной почты
- Интеркомпани
- Уровень сопоставления счетов
...
...
...
...
...
...
Приглашенный сотрудник сможет пройти регистрацию по отправленной ему ссылке на указанную электронную почту. Такому пользователю по умолчанию будет назначена роль "Менеджер поставщика".
Просмотр информации о поставщике
В личном кабинете Покупателя доступна возможность просмотра списка поставщиков, а также информации о них.
...
Поставщики
После регистрации, пользователю поставщика становится доступны функции платформы в зависимости от его роли. Как правило, поставщики просматривают и согласовывают текущие заказы, проверяют их статус, участвуют в спотовых событиях.
Роли
Название роли | Доступные возможности |
|---|---|
| Администратор |
|
| Менеджер поставщика |
|
Управление пользователями
Пользователь с ролью Администратор имеет возможность управлять перечнем пользователей. Для управления необходимо:
...
- Перейти в свой Профиль, нажав на имя в правой верхней части окна.
...
...
...
...
Покупателям с ролями, кроме Служба поддержки закупок (P2P) и Администратор IT (к примеру, Инициатор) доступна ограниченная информация о поставщике.
Недоступны для отображения следующие данные в представлениях (в таблице со списком поставщиков):
- Контактное лицо
- Создано кем
- Дата создания записи
- Обновлено кем
- Дата последнего обновления записи
- Интеркомпани
- Сопоставление счетов по умолчанию
- Номер мобильного телефона
- Адрес электронной почты для отправки заказов
- Адрес электронной почты
- Дополнительный адрес электронной почты
...
- Перейти в раздел Настройки.
...
...
...
...
В карточке поставщика недоступны для просмотра такие данные, как:
- Адрес электронной почты
- Дополнительный адрес электронной почты
- Интеркомпани
- Уровень сопоставления счетов
...
- Выполнить необходимые действия (удалить, изменить, пригласить пользователя).
...
...
Приглашенный сотрудник сможет пройти регистрацию по отправленной ему ссылке на указанную электронную почту. Такому пользователю по умолчанию будет назначена роль "Менеджер поставщика".
Заявки (Purchase Request -
...
PR)
Для создания заказа, пользователю необходимо предварительно создать заявку и отправить её на согласование. Простыми словами, заявка - это как корзина, которую собирает заказчик, но перед тем как из нее будет создан заказ, содержимое этой корзины нужно согласовать. Позиции Позиции в заявке можно как выбрать из каталога, так и писать в свободной форме, если в нем нет необходимой позиции.
...
Создание заявки
Для создания заявки необходимо перейти авторизуйтесь в личном кабинете и перейдите в раздел "Заявки" в главном меню портала и нажать ". Нажмите на кнопку Создать заявку".
Далее необходимо заполнить заполните все обязательные поля, они помечены *.
После чего необходимо добавить добавьте необходимые позиции в заявку. Позиция может быть как выбрана из каталога, так и указана в произвольной форме. На данном этапе необходимо также заполнить все обязательные поля и нажать "на кнопку Сохранить":
В заявке ограниченное количество позиций - можно добавить до 100 штукпозиций.
Далее необходимо заполнить заполните блок платежной информации в позициях заказа. Форма заполнения открывается кликом на значок поиска:
Далее заполняются Заполните обязательные поля по платежной информации, после чего требуется нажать "Сохранить"этого нажмите Сохранить:
После чего успешного заполнения всех необходимых полей заявка готова к отправке на согласование, цепочка которой построилась по мере заполнения заявки.
| Информация |
|---|
| Если инициатор является бюджетодержателем или фин. котроллером собственной заявки/заказа, то в цепочку добавляется руководитель инициатора. |
Отправляется заявка нажатием на кнопку "Для отправки нажмите на кнопку Отправить на согласование":
...
На платформе реализован функционал копирования заявки. Копируются заявки только в статусе Согласовано и На согласовании. При копировании создается Черновик заявки со всеми данными, что удалось перенести из копируемой.
В В случае, если какую-либо строку заказа не удалось скопировать, об этом выводится соответствующее сообщение.
Для того, чтобы копировать заявку, необходимо:
- В боковом меню выбрать раздел "Заявки".
- Кликнуть на значок
либо в либо в строке необходимой заявки, либо в открытой заявке.
- После копирования заявки продолжить работу как над новой заявкой.
Согласование заявки
Цепочка согласующих формируется автоматически на основании грейдов, лимитов согласования и использования каталожной и некаталожной позиции в заявке.
Согласующий | Описание этапа согласования |
|---|---|
| Инициатор | Данный этап согласуется автоматически после отправки заявки на согласование. Ответственным за данный этап является инициатор - пользователь, создавший заявку. |
| Служба поддержки закупок | Данный этап необходим при использовании некаталожной позиции в заявке. Ответственный за данный этап - сотрудник службы поддержки закупок с ролью |
| P2P. | |
| Технический согласующий | На данном этапе происходит валидация на стороне SAP. |
| Бюджетодержатель | На данном этапе ответственный сотрудник контролирует, не выходит ли сумма заказа за рамки бюджета. Бюджетодержатель закрепляется за определенным инициатором. В зависимости от того, выходит сумма за рамки бюджета или нет, к согласованию будет также привлечен руководитель бюджетодержателя, рамки бюджета у которого выше. |
| Финансовый контролер | Данный этап необходим только в том случае, если сумма по заявке превышает его лимит. |
После прохождения вышеперечисленных этапов проходит второе техническое согласование и после успешной валидации заявка считается согласованной, на основе которой создаются заказ(ы). Количество заказов зависит от договоров, используемых при формировании заявки.
Для согласования заявки, согласующему необходимо открыть заявку на платформе и кликнуть "нажать Согласовать" или "Отклонить" в зависимости от желаемого результата.
...
- В боковом меню выбрать раздел "Заявки".
- Кликнуть по номеру заявки в статусе "Черновик" в столбце "ID".
- Нажать на кнопку удаления заявки (иконка «Корзина»).
- В окне подтверждения нажать на кнопку "Ок" ОК.
После удаления пользователь попадает вы будете перенаправлены на страницу раздела "Заявки", удаленные заявки в списке не отображаются.
Заказы (Purchase Order - PO)
Описание статусов Заказа (PO)
Статус | Предшествующее действие пользователя/платформы | Переход в статус |
|---|---|---|
| Создан |
|
|
| Отправлен |
|
|
| Ручная отправка |
|
|
| На согласовании |
|
|
| Частично получен | Пользователь подтвердил создание частичного поступления по заказу |
|
| Полностью получен | Пользователь подтвердил создание полного поступления по заказу |
|
| Закрыт мягко |
|
|
| Закрыт полностью |
| |
| Отменен | Пользователь подтвердил отмену заказа |
|
Диаграмма статуса Заказа (PO)
...