...
Кроме того, благодаря P2P закупкам ваша компания получит возможность гибко управлять приемкой товаров и услуг. Система позволяет вести как полную, так и частичную приемку, что помогает адаптироваться к меняющимся потребностям и оптимизировать процессы поставок. Это означает меньше хаоса и больше структурированности в ваших закупках.
| Оглавление | ||
|---|---|---|
|
Ролевая модель
| Информация |
|---|
...
|
Роли
...
| |
Есть возможность настроить любую ролевую модель, которая необходима под требования конкретного заказчика. Мы рассмотрим некоторый базовый вариант, который можно будет кастомизировать. |
Глобально всех пользователей можно разделить на Покупателей и Поставщиков в рамках платформы. Рассмотрим, какие основные роли и настройки есть для каждого типа пользователей.
Покупатели
Роли
Название роли | Доступные возможности |
|---|
| Инициатор | Может создавать заявки на закупку товаров. |
| Руководитель инициатора | Видит заявки и заказы своих подчиненных. |
| Бюджетодержатель и финансовый контроллер | Согласуют заявки, основываясь на лимитах бюджета. |
| Централизированный инициатор |
| Инициатор с большим кол-вом прав. | |
| Администратор |
| IT | Имеет права на просмотр и изменения данных в админ. панели, но не является суперадмином. |
| Просмотр | Есть права на просмотр всех данных, но нет права их изменять. |
| Служба поддержки закупок (P2P) - управление пользователями | Управляют данными о пользователях, в том числе назначают роли. |
| Служба поддержки закупок (P2P) - группа мастер данных поставщиков | Имеют возможность изменять мастер данные по поставщикам. |
| Служба поддержки закупок (P2P) - группа по процессу оформления закупок | Согласуют заявки содержащие некаталожные позиции. |
Всем новым покупателям, зарегистрировавшимся на платформе, по умолчанию назначается роль Инициатор.
Делегирование
О делегировании
...
После регистрации, пользователю поставщика становится доступны функции портала в зависимости от его роли.
Как правило, поставщики просматривают и согласовывают текущие заказы, проверяют их статус, участвуют в спотовых событиях.
Роли
| Администратор |
|
| Менеджер поставщика |
|
Управление пользователями
...
Описание статусов Заявки (PR)
Статус | Предшествующее действие пользователя/платформы | Переход в статус |
|---|---|---|
| Черновик |
| На согласовании |
| На согласовании |
| Согласована Черновик |
| Согласована |
|
Диаграмма статуса заявки
...
Цепочка согласующих формируется автоматически на основании грейдов, лимитов согласования и использования каталожной и некаталожной позиции в заявке.
| Инициатор | Данный этап согласуется автоматически после отправки заявки на согласование. Ответственным за данный этап является инициатор - пользователь, создавший заявку. |
| Служба поддержки закупок | Данный этап необходим при использовании некаталожной позиции в заявке. Ответственный за данный этап - сотрудник службы поддержки закупок с ролью p2p. |
| Технический согласующий | На данном этапе происходит валидация на стороне SAP. |
| Бюджетодержатель | На данном этапе ответственный сотрудник контролирует, не выходит ли сумма заказа за рамки бюджета. Бюджетодержатель закрепляется за определенным инициатором. В зависимости от того, выходит сумма за рамки бюджета или нет, к согласованию будет также привлечен руководитель бюджетодержателя, рамки бюджета у которого выше. |
| Финансовый контролер | Данный этап необходим только в том случае, если сумма по заявке превышает его лимит. |
После прохождения вышеперечисленных этапов проходит второе техническое согласование и после успешной валидации заявка считается согласованной, на основе которой создаются заказ(ы). Количество заказов зависит от договоров, используемых при формировании заявки.
...
Описание статусов Заказа (PO)
Статус | Предшествующее действие пользователя/платформы | Переход в статус |
|---|---|---|
| Создан |
|
|
| Отправлен |
|
|
| Ручная отправка |
|
|
| На согласовании |
|
|
| Частично получен | Пользователь подтвердил создание частичного поступления по заказу |
|
| Полностью получен | Пользователь подтвердил создание полного поступления по заказу |
|
| Закрыт мягко |
|
|
| Закрыт полностью |
| |
| Отменен | Пользователь подтвердил отмену заказа |
|
Диаграмма статуса Заказа (PO)
...
Поступления (GR)
Статусы поступлений
Статус | Описание |
|---|---|
| Создано | Поступление создано. |
| Аннулировано | Поступление аннулировано. |
| Подсказка |
|---|
| Проверить ошибки интеграции при создании/аннулировании Приемки (GR) можно в разделе Логи GoodsReceipt в административной панели. |
...
Уведомления для сотрудников Danone
| Запрос на согласование заявки на закупку (тип 1) | Заявка доступна для согласования следующему пользователю/группе пользователей в цепочке согласования. Каждый пользователь в цепочке согласования получает уведомление в тот момент, когда предыдущий пользователь в цепочке согласования нажал “Согласовать” |
| Запрос на согласование заявки на закупку (тип 2) | Заявка доступна для согласования бюджет-держателю после согласования предыдущими пользователями из цепочки. Бюджет-держатель получает уведомление в тот момент, когда предыдущий пользователь в цепочке согласования нажал “Согласовать”. |
| Заявка утверждена | Заявка утверждена всеми пользователями из цепочки согласования. Каждый пользователь в цепочке согласования и инициатор заявки получает уведомление в тот момент, когда последний пользователь в цепочке согласования нажал “Согласовать”. |
| Заявка отклонена | Заявка отклонена любым пользователем из цепочки согласования. Каждый пользователь в цепочке согласования и инициатор заявки получает уведомление в тот момент, когда текущий пользователь в цепочке согласования нажал “Отклонить”. |
| Запрос на изменения заказа на закупку | Заказ доступен для согласования следующему пользователю/группе пользователей в цепочке согласования. Каждый пользователь в цепочке согласования получает уведомление в тот момент, когда предыдущий пользователь в цепочке согласования нажал “Согласовать”. |
| Запрос на изменение заказа утверждён | Запрос на изменение заказа утвержден всеми пользователями из цепочки согласования. Каждый пользователь в цепочке согласования и инициатор запроса на изменение получает уведомление в тот момент, когда последний пользователь в цепочке согласования нажал “Согласовать”. |
| Запрос на изменение заказа отклонён | Запрос на изменение заказа отклонен любым пользователем из цепочки согласования. Каждый пользователь в цепочке согласования и инициатор запроса получает уведомление в тот момент, когда текущий пользователь в цепочке согласования нажал “Отклонить”. |
| Напоминание о необходимости создать поступление (GR) | За 4 дня и за 1 день до наступления даты поставки и через 1 день после, если поступление по заказу не было создано. |
Уведомления для сотрудников поставщиков по заказам
| Запрос на подтверждение заказа | Произошло создание заказа PO в Агоре. После этого уведомление отправляется на почту поставщика (Supplier.Email). |
| Заказ изменен | Последний в цепочке согласования подтвердил заявку на изменение PO, создана новая версия заказа. |
Администрирование
Пользователи
...
Между платформой и SAP (P0x) настроено интеграционное взаимодействие для обмена следующими данными по следующим потокам:
Название потока | Источник | Получатель | Инициатор | Частота |
|---|---|---|---|---|
| Cost centers | SAP P0x | Agora | SAP P0x | Раз в сутки |
| Internal orders | SAP P0x | Agora | SAP P0x | Раз в сутки |
| Suppliers | SAP P0x | Agora | SAP P0x | Раз в час |
| Technical contracts | SAP P0x | Agora | SAP P0x | Раз в сутки |
| PO simulation create | SAP P0x | Agora | SAP P0x | Каждые 10 секунд |
| PO create | SAP P0x | Agora | SAP P0x | Каждые 10 секунд |
| PO simulation update | SAP P0x | Agora | SAP P0x | Каждые 10 секунд |
| GR create | SAP P0x | Agora | SAP P0x | Каждые 10 секунд |
Для приема данных на стороне Agora разработан веб-интерфейс для получения данных в файле формата cXML по технологии REST API.
...