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Formation of an agreementAfter the procurement has been carried out and the winner has been selected, you can enter into an agreement with the selected supplier for the supply of goods or services. The formation of an agreement, its approval and signing can be done directly on the platform. This process falls under SRM. Create a contractAt the end of the bidding procedure, the buyer must choose the winner. To do this, in the Choice of suppliers section, go to the desired auction and click on the Choose a winner button at the bottom of the page.
After that, the Create contract button will appear in the window of each winner.
By clicking on it, you will be taken to the Create contract for trading window. The information that was entered by the supplier and the buyer in the bidding procedure is pulled up automatically.
Agreement number — enter the number of the contract with the supplier. Contract date — in the field, you can select the date of creation of the contract, different from the current one. Term of contract — use the calendar to select the term for which the contract will be concluded. Place of delivery of goods — the address to which the goods must be delivered. Period fo delivery — the time period within which the goods must be delivered. Terms of payment — the method of payment for the order specified at the stage of creating the purchase. Terms of delivery — the method of delivery of goods selected at the stage of creating an auction.
Notes/wishes — you can enter in the field additional information that you need to take into account when creating a contract. Method of PF of contract formanion — select how the printed form of the contract will be formed. Automatically — the printed form will be generated based on the entered data. Manually — a window will appear for downloading a printed form of the contract, created by the buyer himself. Accepted file format is PDF.
Specification of the goods — when you click on the button view, the specification of goods will open in a new tab. The following is information about the buyer and supplier. Data from personal accounts are pulled up automatically, but they can be changed if necessary. Required fields are marked with *.
After clicking the Save button, the contract will be generated.
The supplier will receive a notification by e-mail and personal account that the contract has been created.
Signing an agreementIn the supplier's personal account, he will be able to familiarize himself with the contract by clicking on its number in the Contracts section. In order for a contract to be displayed in the list, the contract type must be selected in the drop-down menu Purchase contracts.
The buyer who created the contract will be automatically redirected to the page where the contract status bar, information about it, as well as the buyer's and supplier's data will be displayed.
The supplier, after going to the contract, sees a similar page, except for the Edit button, it is available only to the buyer who organized the auction.
The buyer and the supplier can discuss the details of the contract and the necessary changes in the Discussion section, which is located at the bottom of the contract page, as well as in the AGORA Chat or through any other available communication channel.
Signing the contract and specifications using EDSYou can sign an agreement using an EDS inside the agreement window itself by clicking the Sign the Contract button.
It is also necessary to sign the specification if they are used on the project.
Clicking on the signing button will open a list of electronic signatures that can be used to sign documents. To sign, click the Choose all button next to the required signature.
When the contract and specification are signed by one party, notifications will be sent to the other party about the need to sign the documents.
After the documents are signed by both parties, the status in the line will change to The contract is signed. Negotiation of a contract without signing an EDSIf electronic signatures are not used, it is possible to approve documents without them. To do this, click on the Negotiate a Contract (without ES).
And by the Agree on the Specification (without ES) to transfer the contract to the next status.
After agreeing on the contract, you can create an order. The process of creating an order is described on a separate page.
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Formação de um contratoApós a compra ser realizada e o vencedor ser selecionado, é possível celebrar um contrato com o fornecedor selecionado para o fornecimento de bens ou serviços. O contrato pode ser formado, negociado e assinado diretamente na plataforma. Esse processo está relacionado ao SRM. Criação de um contratoAo final do procedimento licitatório, o comprador deve escolher um vencedor. Para isso, na seção Seleção de Fornecedores, vá até o lance desejado e clique no botão Escolha um vencedor na parte inferior da página.
Depois disso, o botão Criar um contrato aparecerá na janela de cada vencedor.
Clique nele, você irá para a janela Criar um acordo comercial. As informações que foram inseridas pelo fornecedor e pelo comprador no procedimento licitatório são retiradas automaticamente.
Número do contrato — digite o número do contrato com o fornecedor. Data de acordo — no campo você pode selecionar a data de criação do contrato, diferente da atual. Termo de acordo — use o calendário para selecionar por quanto tempo o contrato será concluído. Local de entrega de mercadorias — o endereço para o qual as mercadorias devem ser entregues. Prazo de entrega — o período de tempo dentro do qual a mercadoria deve ser entregue. Condições de pagamento — o método de pagamento do pedido especificado durante a fase de criação da compra. Condições de entrega — o método de entrega de mercadorias selecionadas na etapa de criação do leilão.
Notas/desejos — você pode inserir informações adicionais no campo que devem ser levadas em conta ao criar um contrato. Método de formação de um acordo de FP — escolher como será formada a forma impressa do contrato. Automaticamente — o formulário impresso será formado com base nos dados inseridos. Manualmente — aparecerá uma janela para baixar a forma impressa do contrato criado pelo próprio comprador. O formato de arquivo válido é PDF.
Especificação do produtos — quando você clica no botão de exibição em uma nova guia, a especificação do produto será aberta. A seguir, informações sobre o comprador e o fornecedor. Os dados das contas pessoais são retirados automaticamente, mas podem ser alterados se necessário. Os campos necessários são marcados com *.
Depois de clicar no botão Salvar, o contrato será gerado.
O fornecedor receberá uma notificação por e-mail e conta pessoal de que um contrato foi criado.
Assinatura do contratoNa conta pessoal do fornecedor, ele poderá se familiarizar com o contrato clicando em seu número na seção Contratos. Para que o contrato comece a aparecer na lista, o tipo contrato Contratos de aquisição deve ser selecionado no menu suspenso.
O comprador que criou o contrato será automaticamente redirecionado para a página onde a linha de status do contrato, informações sobre ele, bem como os dados do comprador e fornecedor serão exibidos.
O fornecedor após a mudança para o contrato vê uma página semelhante, com exceção do botão Editar, ele está disponível apenas para o comprador que organizou o leilão.
O Comprador e o fornecedor podem discutir os detalhes do contrato e as alterações necessárias na seção Discussão na parte inferior da página do contrato, bem como no chat AGORA ou através de qualquer outro canal de comunicação disponível.
Assinatura do contrato e especificação com a ajuda da EDSVocê pode assinar um contrato com a EDS dentro da própria janela de contrato clicando no botão Assinar o Acordo.
Você também deve assinar a especificação se eles forem usados no projeto.
Quando você clica no botão de sinal, uma lista de assinaturas eletrônicas com as quais você pode assinar documentos será aberta. Para assinar, clique no botão Selecionar ao lado da assinatura desejada.
Quando uma das partes assinar um contrato e especificação, os avisos serão enviados à outra parte para assinar os documentos.
Após a assinatura dos documentos por ambas as partes, o status na linha mudará para o O contrato está assinad. Aprovação do contrato sem assinatura do EDSSe as assinaturas eletrônicas não forem usadas, é possível concordar com documentos sem eles. Para fazer isso, clique no botão Aprovar o Acordo (sem assinatura eletrônica).
E clique no botão Aprovar a Especificação (sem assinatura eletrônica) para transferir o contrato para o próximo status.
Depois que o contrato for acordado, você poderá criar um pedido. O processo de criação de um pedido é descrito em uma página separada.
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